Ja, Sie können Mehrwertsteuer aus Italien selbst zurückfordern. Das Portal der niederländischen Finanzbehörde steht jeder niederländischen Unternehmerin und jedem niederländischen Unternehmer offen, die die Voraussetzungen der Richtlinie 2008/9 erfüllen, und es besteht keine gesetzliche Verpflichtung, dafür einen Dritten einzuschalten. Sie geben die Daten selbst ein, verknüpfen die Belege, und die Finanzbehörde leitet das Ersuchen an die italienische Finanzbehörde weiter.
Ob das auch klug ist, hängt davon ab, wie viel zu bearbeiten ist und wie oft. Bei einer einzelnen Rechnung von einer Messe oder ein paar Hotelübernachtungen pro Jahr ist die Selbsteingabe gut machbar. Bei regelmäßigen geschäftlichen Aktivitäten in Italien, mehreren Kostenarten durcheinander und wiederholten Einreichungen pro Jahr verschiebt sich die Abwägung: nicht weil es nicht möglich wäre, sondern weil der zeitliche Aufwand dann schwerer wiegt als der Betrag, der zurückkommt.
Was die Eigenarbeit in der Praxis bedeutet
Selbst einreichen bedeutet, dass Sie für jedes Ersuchen die richtige Kostenart wählen, überprüfen, ob Italien diese Kostenart zur Rückerstattung zulässt, die Beträge bis über den geltenden Freibetrag aufaddieren und die zugrundeliegenden Rechnungen als lesbare Anlage beifügen. Das ist an sich keine komplizierte Handlung, erfordert aber Genauigkeit: eine falsch zugeordnete Kostenart oder ein unleserlicher Scan ist oft der Grund, dass ein Ersuchen mit einer Bitte um Klarstellung zurückkommt, statt sofort bearbeitet zu werden.
Die italienische Finanzbehörde teilt sich außerdem auf Italienisch mit, auch bei einer Anfrage zu zusätzlichen Informationen. Wer daran nicht gewöhnt ist, verliert Zeit beim Übersetzen und korrekten Verstehen, was genau gefragt wird — und diese Zeit zählt innerhalb des Fensters, in dem reagiert werden muss.
Wo Selbsteingabe kompliziert wird
Die Grenze zwischen machbar und zeitaufwändig liegt meist nicht beim ersten Ersuchen, sondern bei dem, was danach passiert. Ein Teil der italienischen Ersuchungen erhält eine Anfrage zur zusätzlichen Begründung, und dann ist es an Ihnen, innerhalb der gesetzten Frist mit den richtigen Unterlagen in der richtigen Form zu reagieren. Bleibt diese Antwort aus, verfällt das Ersuchen für diesen Teil — auch wenn das Rückerstattungsrecht inhaltlich tatsächlich bestand.
Außerdem unterscheidet sich je nach Kostenart, was Italien zulässt und was nicht, und diese Regeln ändern sich manchmal. Wer nur einmal pro Jahr einreicht, läuft Gefahr, nach einer Annahme zu arbeiten, die inzwischen überholt ist. Unter die ausgearbeitete Situation pro Land ansehen ist das pro Rückerstattungsland recherchiert, mit dem Datum, an dem es überprüft wurde.
Wann Selbsteingabe ausreicht
Bei gelegentlichen geschäftlichen Aktivitäten in Italien — eine einzelne Messe, eine kurze Reise — ist die Wahrscheinlichkeit, dass Sie auf eine Anfrage zur Klarstellung treffen, kleiner, einfach weil weniger Posten vorhanden sind, die abweichen können. In dieser Situation wiegt die Zeit, die Selbsteingabe kostet, meist auf gegen das, was zu holen ist.
Wann Auslagerung mehr bringt als sie kostet
Sobald es um mehrere Reisen pro Jahr geht, verschiedene Kostenarten durcheinander oder Italien neben anderen Ländern, ändert sich die Rechnung. Jedes Land hat einen eigenen Freibetrag und eigene Regeln darüber, was abzugsfähig ist, und das Aufaddieren und Wiederholen ist das, was Zeit kostet — nicht das erste Formular. Eine Schätzung, was in Ihrer Situation zu erwarten ist, erhalten Sie unverbindlich über dem Rechner, der mit ein paar Fragen eine Schätzung liefert.
Wer sich dafür entscheidet, dies auszulagern, zahlt dafür kein Abonnement, sondern einen Prozentsatz von dem, was tatsächlich gewährt wird — nie im Voraus und nie, wenn nichts hereinkommt. Wie diese Vergütung aufgebaut ist, steht auf der Seite mit den Gebühren.
Selbst anfangen oder erst recherchieren lassen
Es gibt keine Verpflichtung, dies über einen Dritten abzuwickeln, und das Portal bleibt für diejenigen zugänglich, die es selbst versuchen möchten. Wer unsicher ist, ob der Zeitaufwand dem Betrag entspricht, findet die Antwort normalerweise, indem er zunächst prüft, wie viele Posten pro Jahr zusammenkommen und wie oft Italien dabei um zusätzliche Erläuterungen bittet — Informationen, die nach Kostenart in den häufig gestellten Fragen zu diesem Thema.
Möchten Sie zunächst wissen, ob es sich für Ihr Unternehmen zu prüfen lohnt, ohne dass damit Verpflichtungen verbunden sind? Der Schnellcheck und die Wissensdatenbank sind kostenlos und ohne Kontoregistrierung verfügbar.