Ja, Sie können die Umsatzsteuer, die Sie in Frankreich bezahlt haben, selbst zurückfordern. Nichts im Gesetz verpflichtet Sie, dies auszulagern: Die Richtlinie 2008/9 gibt jedem niederländischen Unternehmer das Recht, über das Portal der Steuerbehörde einen Antrag direkt bei der französischen Steuerbehörde einzureichen. Sie benötigen dafür keinen Vermittler.
Die Frage ist also nicht, ob es möglich ist, sondern ob es sich in Ihrer Situation lohnt. Für eine einzelne Hotelrechnung von fünfzig Euro steht der Zeitaufwand für die Portalarbeit in der Regel nicht im Verhältnis zum Betrag. Für ein Unternehmen, das regelmäßig in Frankreich tankt, übernachtet oder auf einer Messe präsent ist, kann die gleiche Arbeit sich durchaus rechnen — gerade weil sie sich erst auszahlt, wenn Sie sie konsistent durchführen, Periode für Periode.
Was die Eigenarbeit in der Praxis bedeutet
Selbst einzureichen bedeutet, dass Sie sich im Portal anmelden, die Rechnungen nach Kostenart eingeben, die Beträge mit den französischen Vorgaben abgleichen und den Antrag innerhalb der geltenden Frist einreichen. Das klingt für eine Periode überschaubar, wiederholt sich aber jedes Quartal oder Jahr aufs Neue, und für jedes Land separat, wenn Sie auch in Deutschland oder Belgien Kosten entstanden sind. Die französische Steuerbehörde stellt dabei eigene Anforderungen etwa an die Lesbarkeit von Rechnungen und die Nachweise pro Kostenart; diese Anforderungen weichen in einigen Punkten ab von dem, was ein anderer Mitgliedstaat verlangt.
Wer dies zum ersten Mal tut, stellt oft erst bei einer Anfrage aus Frankreich fest, wie streng die Prüfung sein kann. Das ist kein Fehler des Unternehmers, sondern ein Merkmal des Systems: Jedes Erstattungsland beurteilt selbst, in der eigenen Sprache, nach der eigenen Praxis. Eine Übersicht darüber, wie sich das pro Land unterscheidet, finden Sie in der Wissensdatenbank auf der Erläuterung pro Land und Kostenart.
Wo die Eigenarbeit schwierig wird
Die Grenze liegt weniger beim Einreichen selbst als beim Durchhalten. Einen Antrag einzureichen ist überschaubar; das Verwalten mehrerer Perioden, mehrerer Länder und der damit verbundenen Korrespondenz ist dort, wo der Zeitaufwand zunimmt. Eine Frage der französischen Steuerbehörde nach einer fehlenden Anlage kommt manchmal Monate nach der Einreichung und muss dann immer noch fristgerecht beantwortet werden. Für einen Unternehmer, der dies neben dem Tagesgeschäft macht, ist das der Moment, in dem die Portalarbeit zu lasten beginnt.
Hinzu kommt, dass es um relativ bescheidene Beträge pro Jahr geht — oft einige hundert bis gut tausend Euro — verteilt auf einzelne Belege, die nicht immer übersichtlich aufbewahrt sind. Das macht es attraktiv, es nach ein paar Mal ruhen zu lassen, auch wenn das Recht auf Erstattung bis zum gesetzlichen Verfalltag bestehen bleibt.
Die Abwägung zwischen Eigenarbeit und Beauftragung
Es gibt keine feste Grenze in Euro oder Anzahl von Belegen, ab der sich die Eigenarbeit nicht mehr lohnt; das ist unterschiedlich je Betrieb. Ein Anhaltspunkt Ihrer eigenen Situation hilft jedoch, die Abwägung konkret zu machen. Mit ein paar Fragen dazu, wie Sie geschäftlich reisen erhalten Sie einen Eindruck des Betrags, um den es gehen könnte, und damit eine Grundlage, um zu bestimmen, ob der Zeitaufwand der Eigeneinreichung dem Ertrag entspricht.
Wer sich für eine Beauftragung entscheidet, zahlt bei vatea.eu kein Abonnement, sondern einen Prozentsatz von dem, was tatsächlich gewährt wird — niemals im Voraus und niemals, wenn nichts eingehen sollte. Wie die Einreichung, die Überwachung der Frist und die Auszahlung genau ablaufen, ist erläutert auf der Seite, auf der die Informationen herkommen.
Was außerhalb sowohl der Eigenarbeit als auch der Beauftragung liegt
Auch wenn Sie die Arbeit auslagern, bleiben Sie selbst verantwortlich für Angelegenheiten, die nicht unter das Erstattungsverfahren fallen: eine Steuernummer in Frankreich, Steuergestaltung oder ein Einspruchsverfahren, wenn ein Antrag abgelehnt wird. Für letzteres verweist vatea.eu an einen Umsatzsteuer-Spezialisten; die Plattform ist Ausführer und Informationsquelle, kein Steuerberater. Komplexe Situationen, wie gemischte geschäftliche und private Nutzung oder grenzüberschreitende Strukturen, erfordern eine solche separate Beratung.
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