Der Fehler kurz gefasst
Der häufigste Fehler bei der Mehrwertsteuerrückerstattung auf Kraftstoff im Ausland besteht darin, dass Unternehmer davon ausgehen, dass sie die volle Mehrwertsteuer für jeden Tankvorgang zurückfordern können, unabhängig vom Fahrzeugtyp. Bei Lieferwagen und Lastkraftwagen, die ausschließlich geschäftlich genutzt werden, stimmt das in der Regel. Aber für einen Personenkraftwagen gilt in einer ganzen Reihe von EU-Ländern eine Begrenzung: Die Rückerstattung wird dort standardmäßig auf einen Prozentsatz reduziert, weil der Gesetzgeber davon ausgeht, dass ein Personenkraftwagen auch privat genutzt wird – auch wenn das in der Praxis nicht der Fall ist.
Die Folge ist vorhersehbar. Ein Unternehmer reicht Kraftstoffquittungen eines Personenkraftwagens ein, als würde es sich um einen geschäftlich genutzten Wagen ohne Privatnutzung handeln, erhält einen niedrigeren Betrag als erwartet, oder das Verfahren wird für diesen Teil mit der Aufforderung um Untermauerung zurückgesandt. Das kostet Zeit, und es ist genau die Art von Verzögerung, die dazu führt, dass kleine Unternehmer die ganze Sache nach dem ersten Mal sein lassen.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Die Begrenzung für Personenkraftwagen ist nicht in Richtlinie 2008/9 selbst enthalten – diese regelt das Verfahren der Rückerstattung, nicht deren Höhe. Jedes Erstattungsland bestimmt selbst, welcher Prozentsatz der Mehrwertsteuer auf die Fahrzeugnutzung abzugsfähig ist, und dieser Prozentsatz unterscheidet sich je nach Fahrzeugkategorie und Land. Ein Unternehmer, der mit den niederländischen Vorschriften für Fahrtkosten vertraut ist, geht oft davon aus, dass dieselbe Logik überall gilt. Das ist nicht der Fall: Was in einem Land vollständig abzugsfähig ist, ist in einem anderen Land auf einen Prozentsatz begrenzt, gerade weil der Gesetzgeber dort systematisch mit der Privatnutzung eines Personenkraftwagens rechnet.
Hinzu kommt, dass die Quittung selbst nichts über den Fahrzeugtyp aussagt. Eine Tankquittung zeigt den Betrag und den Mehrwertsteuersatz an, nicht ob der Kraftstoff in einen Lastkraftwagen oder einen Personenkraftwagen geflossen ist. Wer Quittungen nach Volumen verarbeitet, klassifiziert sie leicht alle auf die gleiche Weise – und genau dort entsteht der Fehler: nicht beim Sammeln von Quittungen, sondern bei der Anwendung des richtigen Prozentsatzes je Fahrzeugkategorie.
Was es kostet, wenn Sie das nicht berücksichtigen
Die unmittelbare Folge ist ein niedrigerer Betrag, als eingereicht wurde, oder ein Verfahren, das insgesamt Verzögerungen mit sich bringt, weil das Erstattungsland zunächst Fragen zum Fahrzeugtyp stellt. Letzteres ist im vier Monate langen Zeitfenster, in dem ein Land reagieren darf, unangenehm: Jede zusätzliche Frage verlängert den Prozess. Das Risiko liegt also nicht in einer Geldbuße – das kommt hier nicht in Frage – sondern in Zeitverlust und einem niedrigeren Betrag als die Vorabschätzung.
Es gibt noch einen zweiten Effekt, weniger sichtbar, aber genauso unangenehm: Unternehmer, die einmal eine Ablehnung oder Korrektur erhalten, haken für den Rest des Jahres oft ab. Dabei liegt das Problem nicht in der Regelung selbst, sondern in einer falschen Annahme bei einer Kostenkategorie.
Wie Sie dies vermeiden
Das Wesentliche ist einfach: Stellen Sie fest, bevor Sie einreichen, mit welchem Fahrzeugtyp getankt wurde, und rechnen Sie nicht standardmäßig mit dem vollen Betrag für einen Personenkraftwagen. Ein Lieferwagen oder Lastkraftwagen, der ausschließlich geschäftlich genutzt wird, fällt normalerweise nicht unter die Begrenzung; ein Personenkraftwagen so gut wie nie. Wer unsicher ist über die genaue Einstufung eines Fahrzeugs oder einen Grenzfall – zum Beispiel einen Lieferwagen mit einer einfachen Kabine, der auch privat genutzt wird – sollte diesen spezifischen Punkt einem Mehrwertsteuer-Fachmann vorlegen, denn das geht über eine allgemeine Einschätzung hinaus.
In der Praxis funktioniert das Sammeln von Kraftstoffquittungen am besten, wenn der Fahrzeugtyp von Anfang an dokumentiert wird, so dass eine Klassifizierung nicht später für jede einzelne Quittung erforderlich ist. So bekommen Sie auch eine realistischere Vorstellung davon, was Sie wirklich erwarten können. Mit einigen wenigen Fragen, die sofort eine Schätzung in Euro liefern Sie sehen grob, wo Sie stehen, ohne dass Sie dafür bereits Belege sammeln müssen.
Auf vatea.eu wird jede Ausgabenkategorie, einschließlich Kraftstoff, anhand dessen geprüft, was das Erstattungsland tatsächlich zulässt, bevor ein Antrag eingereicht wird — damit ein zu hoch geltend gemachter Betrag nicht erst beim Erstattungsland ans Licht kommt. Mehr darüber, wie dieser Prozess pro Ausgabenkategorie abläuft, lesen Sie auf der Seite mit allen Themen rund um Umsatzsteuererstattung. Wie wir an die Informationen gelangen, die wir dabei nutzen, wird erläutert auf der Seite über unsere Arbeitsweise und Quellen.
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