L'erreur résumée
L'erreur la plus courante concernant la TVA sur le carburant à l'étranger est que les entreprises supposent pouvoir demander le remboursement de la TVA intégrale à chaque ravitaillement, quel que soit le type de véhicule. Pour les fourgonnettes et camions utilisés exclusivement à titre professionnel, c'est généralement correct. Mais pour une voiture particulière, un nombre considérable de pays de l'UE appliquent une limitation : le remboursement y est ramené par défaut à un pourcentage, car le législateur suppose qu'une voiture particulière est aussi utilisée à titre privé — même si ce n'est pas le cas en pratique.
La conséquence est prévisible. Une entreprise soumet des factures de carburant d'une voiture particulière comme s'il s'agissait d'un véhicule professionnel sans usage privé, elle se voit accorder un montant inférieur à celui attendu, ou sa demande lui est retournée pour cette partie avec une demande de justification. Cela prend du temps, et c'est précisément le type de retard qui fait que les petites entreprises abandonnent tout l'exercice après une première tentative.
Pourquoi cette erreur est si fréquente
La limitation pour les voitures particulières ne figure pas dans la directive 2008/9 elle-même — celle-ci régit le processus de remboursement, non pas son montant. Chaque pays rembourseur détermine lui-même quel pourcentage de la TVA sur l'utilisation automobile est déductible, et ce pourcentage varie selon la catégorie de véhicule et le pays. Une entreprise habituée aux règles néerlandaises en matière de frais automobiles suppose souvent que la même logique s'applique partout. Ce n'est pas le cas : ce qui est entièrement déductible dans un pays est limité à un pourcentage dans un autre, précisément parce que le législateur de ce dernier tient structurellement compte de l'usage privé d'une voiture particulière.
S'ajoute à cela le fait que la facture elle-même ne dit rien sur le type de véhicule. Une facture de carburant indique le montant et le taux de TVA, non pas si le carburant a été utilisé dans un camion ou une voiture particulière. Qui traite les factures en volume les classe rapidement toutes de la même manière — et c'est précisément là que l'erreur se produit : non pas lors de la collecte des factures, mais lors de l'application du pourcentage correct par catégorie de véhicule.
Ce que cela vous coûte si vous ne le reconnaissez pas
La conséquence directe est un montant remboursé inférieur à celui demandé, ou une demande qui dans son ensemble entraîne un retard parce que le pays rembourseur pose d'abord des questions sur le type de véhicule. Ce dernier point est désagréable dans la fenêtre de quatre mois dont dispose un pays pour répondre : chaque question supplémentaire prolonge le trajet. Le risque ne réside donc pas dans une amende — ce n'est pas pertinent ici — mais dans une perte de temps et un montant accordé décevant inférieur à l'estimation que vous aviez au préalable.
Il y a un deuxième effet, moins visible mais tout aussi désagréable : les entreprises qui reçoivent un rejet ou une correction une fois abandonnent souvent pour le reste de l'année. Alors que le problème ne réside pas dans la réglementation elle-même, mais dans une seule hypothèse erronée concernant un seul type de coût.
Comment l'éviter
L'essentiel est simple : avant de soumettre, sachez avec quel type de véhicule a été effectué le ravitaillement, et ne calculez pas systématiquement le montant intégral pour une voiture particulière. Une fourgonnette ou un camion qui roule exclusivement à titre professionnel échappent généralement à la limitation ; une voiture particulière pratiquement jamais. Si vous doutez de la classification précise d'un véhicule ou d'un cas limite — par exemple une fourgonnette avec une simple cabine utilisée aussi à titre privé — il est judicieux de soumettre ce point spécifique à un spécialiste de la TVA, car cela va au-delà d'une simple estimation.
En pratique, la collecte de factures de carburant fonctionne mieux si le type de véhicule est établi dès le départ, de sorte que la classification n'ait pas besoin d'être faite après coup par facture. De cette manière, vous vous rapprochez aussi d'une estimation plus réaliste de ce que vous pouvez réellement vous attendre. Avec quelques questions qui donnent immédiatement une estimation en euros vous voyez à peu près où vous en êtes, sans avoir besoin de rassembler des justificatifs au préalable.
Sur vatea.eu, chaque catégorie de dépenses, y compris le carburant, est vérifiée par rapport à ce que l'État membre de remboursement autorise réellement avant qu'une demande ne soit soumise — de sorte qu'un montant réclamé trop élevé ne soit découvert qu'après auprès de l'État membre de remboursement. Pour en savoir plus sur le fonctionnement de ce processus par catégorie de dépenses, consultez la page couvrant tous les sujets relatifs au remboursement de la TVA. La façon dont nous obtenons les informations que nous utilisons à cet effet est expliquée sur la page sur notre approche et nos sources.
Avez-vous des doutes quant à la pertinence de cela pour votre parc automobile ? Effectuez l'analyse rapide gratuite ou parcourez les autres sujets dans la base de connaissances avec les questions fréquemment posées — cela ne vous coûte ni compte ni obligation.