Der häufigste Fehler bei der Rückforderung von Umsatzsteuer aus Frankreich besteht darin, dass Unternehmer davon ausgehen, dass jeder Beleg mit französischer Umsatzsteuer auch vollständig zurückkommt. Das ist nicht der Fall. Frankreich legt, wie jedes andere Rückforderungsland, selbst fest, welche Kostenarten zum Abzug berechtigen und in welchem Umfang. Wer einen Antrag einreicht, ohne dies zu überprüfen, erlebt regelmäßig, dass ein Teil abgelehnt wird, dass die Bearbeitung aufgrund von Nachfragen länger dauert oder dass der endgültige Betrag deutlich niedriger ausfällt als erwartet.
Die zugrunde liegende Regel steht in der Richtlinie 2008/9: Ein Rückforderungsland muss einem ausländischen Unternehmer nie mehr zurückgeben, als es seinen eigenen Unternehmern gestatten würde. Frankreich kennt bei einer Reihe von Kostenarten Beschränkungen, die in den Niederlanden nicht gelten oder anders ausgestaltet sind. Denken Sie an bestimmte Treibstoffkosten für Personenkraftwagen und an Repräsentations- und Übernachtungskosten. Genau an diesem Punkt geht es oft schief: Der Antrag wird auf Grundlage dessen gestaltet, was in den Niederlanden üblich ist, während Frankreich eine eigene Liste hat, was zulässig ist und was nicht.
Warum dieser Fehler so häufig vorkommt
Die meisten Unternehmer, die französische Umsatzsteuer selbst zurückfordern, tun dies ein- oder zweimal pro Jahr. Es gibt daher wenig Grund, die gesamte Palette französischer Regeln auswendig zu kennen, und das ist auch nicht nötig: Die Regeln sind in den Anforderungen festgelegt, die die Steuerbehörde pro Rückforderungsland veröffentlicht. Das Problem entsteht erst, wenn ein Beleg ohne weitere Überprüfung in einen Antrag aufgenommen wird, nur weil Umsatzsteuer darauf ist. Ein Tankbeleg, eine Hotelrechnung oder eine Messerechnung sieht für den Antragsteller überall gleich aus, fällt in Frankreich aber nicht automatisch unter die gleiche Kostenart wie in Deutschland oder Belgien.
Welche Kostenarten häufig schiefgehen
Treibstoff ist ein wiederkehrendes Beispiel. Für Personenkraftwagen gelten in Frankreich andere Grundsätze als für Lieferwagen oder Lastkraftwagen, und dieser Unterschied wird in der Praxis nicht immer berücksichtigt, wenn ein Antrag zusammengestellt wird. Auch Übernachtungskosten des eigenen Personals führen regelmäßig zu Diskussionen: Frankreich behandelt Übernachtungen von eigenen Mitarbeitern anders als Übernachtungen, die an Dritte weitergegeben werden. Und bei Repräsentationskosten, wie einem geschäftlichen Dinner mit einem Kunden, gilt oft eine strengere Prüfung als bei einem gewöhnlichen Messestand oder einer Fachmesse.
Was dies in der Praxis bedeutet
Die Folge ist nicht, dass der gesamte Antrag abgelehnt wird. Meistens wird ein Teil der geforderten Umsatzsteuer gestrichen, während der Rest normalerweise ausgezahlt wird. Das ist für den Unternehmer oft verwirrend: Der Betrag im Bescheid weicht von dem ab, was erwartet wurde, ohne dass klar ist, welcher Beleg genau abgelehnt wurde und warum. Bei einem manuell eingereichten Antrag bedeutet dies auch, dass der nächste Antrag erneut mit der gleichen Unsicherheit zusammengestellt wird, da die vorherige Ablehnung nicht automatisch in eine veränderte Arbeitsweise übersetzt wird.
Wie Sie dies vermeiden
Der Kern ist einfach: Überprüfen Sie jede Kostenart vor der Einreichung danach, was Frankreich speziell zulässt, und nicht danach, was in den Niederlanden üblich ist. Dies erfordert aktuelle Kenntnisse der französischen Anforderungsliste und eine Arbeitsweise, bei der diese Überprüfung strukturell und nicht gelegentlich erfolgt. Auf der Seite, auf der wir die Rückforderung von Umsatzsteuer nach Situation ausgearbeitet haben sehen Sie, wie dies pro Kostenart unterschiedlich ist, und warum der gleiche Beleg im einen Land vollständig abzugsfähig ist und im anderen Land nicht.
Wer sehen möchte, wie sehr dies konkret ausmachen kann, kann mit ein paar Fragen eine Schätzung erhalten von dem, was in einem Jahr an französischer Umsatzsteuer verloren geht. Diese Schätzung berücksichtigt bereits die üblichen Beschränkungen, sodass das Ergebnis der tatsächlichen Rückerstattung näher kommt als eine einfache Addition der Bonbeträge. Wie diese Überprüfung genau funktioniert und woher die zugrunde liegenden Quellen stammen, erfahren Sie auf der Seite, die zeigt, worauf unsere Informationen basieren.
Bei Zweifeln zu einer spezifischen Situation, beispielsweise bei einem Grenzfall zwischen Repräsentation und einem gewöhnlichen Betriebsausgaben, ist es ratsam, dies einem Umsatzsteuer-Fachmann vorzulegen. Wir klassifizieren und überprüfen Belege, geben aber keine Steuerberatung zu einzelnen Fällen. Häufig gestellte Fragen zu dem, was zählt und was nicht, finden Sie gesammelt auf der Seite mit Antworten auf ähnliche Fragen.
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