Die kurze Antwort
Die Rückforderung von Umsatzsteuer aus Italien kostet Sie nichts, wenn nichts rückgefordert wird. Das gängige Modell bei Plattformen, die dies für niederländische Unternehmer regeln, ist eine Erfolgsgebühr: ein Prozentsatz des Betrags, den Italien tatsächlich auszahlt, niemals ein Pauschalpreis im Voraus und niemals ein Jahresabonnement. Zahlen Sie nichts, so behalten Sie alles und zahlen daher auch nichts.
Was dieser Prozentsatz in Ihrem Fall bedeutet, hängt von dem Betrag ab, der pro Jahr an italienischer Umsatzsteuer auf Tankstellen, Hotels, Mautgebühren und Messebeteiligungen nicht eingezogen wurde. Bei vatea.eu sehen Sie diesen Prozentsatz im Voraus, bevor Sie eine Vollmacht erteilen. Möchten Sie zunächst wissen, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, dies zu überprüfen, dann können Sie in wenigen Fragen einen ersten Überblick erhalten ohne dass ein Konto erforderlich ist.
Warum eine Erfolgsgebühr und kein Abonnement
Die Rückforderung von Umsatzsteuer aus Italien ist keine regelmäßige, jährliche Handlung mit einem vorhersehbaren Arbeitsaufwand. Das eine Jahr hat ein Installationsunternehmen drei Messebeteiligungen und ein paar Tankstellen in Norditalien, das andere Jahr nichts. Ein Abonnement würde Sie bezahlen lassen, unabhängig vom Ergebnis; eine Erfolgsgebühr koppelt die Kosten an das Ergebnis. Das ist auch der Grund, warum die Plattform die Rechnung erst sendet, nachdem Italien den Antrag beurteilt und gewährt hat, nicht zum Zeitpunkt der Einreichung.
Die Höhe des Prozentsatzes ist unabhängig davon, welches EU-Land es betrifft. Italien hat keine separate Tarifstruktur für die Dienstleistung selbst; es bestimmt jedoch zusammen mit den anderen Rückforderungsländern, wie viel eingezogen werden kann und unter welchen Bedingungen. Die aktuellen Prozentsätze finden Sie auf der Seite mit den Preisen, separat von diesem Artikel, da diese angepasst werden können, ohne dass sich die Arbeitsweise ändert.
Was den rückgeforderten Betrag selbst bestimmt
Die Kosten sind ein Prozentsatz des rückgeforderten Betrags, daher verlagert sich die Frage tatsächlich auf: Von welchen Faktoren hängt dieser Betrag ab. Dabei spielen drei Faktoren eine Rolle.
Der erste ist einfach, wie viel in Italien mit Umsatzsteuer ausgegeben wurde: Kraftstoff, Hotelübernachtungen, Mautgebühren, Messestände, geschäftliche Mahlzeiten. Je häufiger ein Unternehmer oder sein Personal in Italien fährt oder übernachtet, desto höher der potenzielle Betrag.
Der zweite Faktor ist, welcher Teil dieser Ausgaben Italien tatsächlich rückfordert. Nicht jede Kostenart kommt für die vollständige Rückforderung in Frage, und Italien hat dabei eigene Beschränkungen, die je nach Kostenart unterschiedlich sind. Dies ist in der Anforderungsliste festgehalten, die der Steuerdienst pro Rückforderungsland veröffentlicht; diese Liste und das Datum ihrer Abfrage finden Sie unter der Erläuterung zu den Informationsquellen.
Der dritte Faktor ist, ob die Belege und Rechnungen vollständig und korrekt sind. Ein unvollständiger oder unlesbarer Beleg führt nicht zu zusätzlichen Kosten, aber zu einer niedrigeren Rückforderung oder einer Ablehnung dieses spezifischen Antrags — und daher zu einem niedrigeren Betrag, auf den die Erfolgsgebühr berechnet wird.
Wenn Sie überhaupt nichts bezahlen
Es gibt zwei Situationen, in denen es keine Kosten gibt. Die erste ist, wenn der Rechner oder die erste Bewertung zeigt, dass der Betrag unter der Schwelle liegt, die Italien für einen Antrag festlegt; dann wird einfach nichts eingereicht und daher auch nichts in Rechnung gestellt. Die zweite ist, wenn ein Antrag zwar eingereicht wird, aber von Italien abgelehnt wird; auch dann gibt es kein Ergebnis, auf dem der Prozentsatz berechnet werden kann.
Dies unterscheidet die Arbeitsweise von vielen separate Gebühren, bei denen Sie für die Zeit zahlen, die für Ihre Akte aufgewendet wurde, unabhängig vom Ergebnis. Bei einer Erfolgsgebühr trägt die Plattform das Risiko einer Ablehnung genauso wie Sie.
Was Sie selbst in der Hand haben
Die Kosten selbst sind als Prozentsatz festgelegt, aber den Betrag, auf den sie angerechnet werden, beeinflussen Sie selbst, indem Sie Belege zeitnah und vollständig einreichen und wissen, welche Kostenarten für Ihr Unternehmen relevant sind. Für die genaue Begründung eines einzelnen Antrags oder bei größeren oder ungewöhnlichen Beträgen ist es ratsam, einen Mehrwertsteuer-Spezialist zu konsultieren; die Plattform führt den Erstattungsprozess aus und ist kein Steuerberater.
Möchten Sie wissen, ob es sich für Ihr Unternehmen lohnt, Mehrwertsteuer aus Italien zurückzufordern, und welche Kosten das ungefähr mit sich bringt? Sehen Sie sich dann an je Situation, was für Sie recherchiert wird oder führen Sie zunächst die kostenlose Quick-Scan durch, um eine Orientierung zu bekommen, bevor Sie sich auf etwas festlegen.