Το πιο συνηθισμένο σφάλμα κατά την αίτηση επιστροφής ΦΠΑ από την Ιταλία δεν είναι ότι οι επιχειρηματίες συμπληρώνουν κάτι λανθασμένα, αλλά ότι το υποκείμενο τιμολόγιο δεν πληροί τις απαιτήσεις της ιταλικής φορολογικής αρχής. Ένα απόδειξη από ένα πρατήριο καυσίμων ή ένας απλός λογαριασμός από ένα εστιατόριο γίνεται συχνά αποδεκτή ως απόδειξη στην Ολλανδία, αλλά η Ιταλία θέτει αυστηρότερες απαιτήσεις για το τι πρέπει να αναγράφεται στο έγγραφο. Εάν λείπει ένα δεδομένο, το αίτημα δεν επιστρέφεται κομμάτι-κομμάτι, αλλά απορρίπτεται ως σύνολο ή παραμένει σε ένα γύρο διόρθωσης.
Επιπλέον, τα πράγματα συχνά πάνε λάθος κατά την κατηγοριοποίηση εξόδων. Κάθε έξοδο πρέπει να καταχωρηθεί σε μία από τις κατηγορίες εξόδων που αναγνωρίζει η Οδηγία, και η Ιταλία αξιολογεί ορισμένες κατηγορίες αυστηρότερα από άλλες χώρες. Τα έξοδα αντιπροσώπευσης και τα έξοδα που μπορεί να σχετίζονται με ιδιωτική χρήση απορρίπτονται στην Ιταλία συχνότερα εν μέρει ή ολοσχερώς σε σύγκριση με, για παράδειγμα, καύσιμα ή διόδια. Όποιος ακολουθεί την ίδια κατηγοριοποίηση που είναι συνήθης στην Ολλανδία, διατρέχει τον κίνδυνο ένα μέρος του αιτήματος να επιστραφεί.
Ένα τιμολόγιο που δεν πληροί τις ιταλικές απαιτήσεις
Κατά την αγορά καυσίμων, τις διαμονές σε ξενοδοχεία και τη συμμετοχή σε εκθέσεις στην Ιταλία, δεν λαμβάνετε πάντοτε αυτόματα έγγραφο που θεωρείται τιμολόγιο. Για την επιστροφή, συχνά απαιτείται ένα πλήρες τιμολόγιο (fattura), στο οποίο αναγράφεται ο ιταλικός αριθμός ΦΠΑ του προμηθευτή, μια σωστή περιγραφή και το εφαρμοστέο συντελεστή. Μια απόδειξη (scontrino) είναι σε πολλές περιπτώσεις ανεπαρκής, ακόμα και αν το ποσό και η ημερομηνία είναι σωστά. Οι επιχειρηματίες που διενεργούν αυτή τη διαδικασία για πρώτη φορά συχνά δεν ζητούν ενεργά, απλώς και μόνο επειδή δεν είναι απαραίτητο στην Ολλανδία. όλα όσα παίζουν ένα ρόλο ανά περίσταση κατά την αίτηση επιστροφής ΦΠΑ δίνει μια εικόνα του τι απαιτείται για διαφορετικούς τύπους εξόδων, πριν ένα αίτημα προχωρήσει.
Επιλογή της λανθασμένης κατηγορίας εξόδου
Οι δέκα κατηγορίες εξόδων της Οδηγίας φαίνονται αρχικά ξεκάθαρες, αλλά ο τρόπος με τον οποίο τις εφαρμόζει μια χώρα διαφέρει. Ένα γεύμα κατά τη διάρκεια μιας επιχειρηματικής συνάντησης δεν εμπίπτει αυτόματα στην Ιταλία στους ίδιους κανόνες με ένα γεύμα κατά τη διάρκεια επίσκεψης σε έκθεση. Εάν ένα έξοδο υποβληθεί σε λάθος κατηγορία, η ιταλική φορολογική αρχή το αξιολογεί σύμφωνα με τους κανόνες που ισχύουν εκεί, και αυτό οδηγεί συχνότερα σε μερική απόρριψη παρά σε απλή διόρθωση. Όποιος αμφιβάλλει για τη σωστή κατηγοριοποίηση ενός συγκεκριμένου εξόδου, καλό θα ήταν να το ρωτήσει ένα ειδικό ΦΠΑ, ιδίως σε περίπτωση μεγαλύτερων ή επαναλαμβανόμενων δαπανών.
Καθυστερημένη απάντηση σε ερώτημα της ιταλικής φορολογικής αρχής
Μια τρίτη πηγή σφαλμάτων δεν βρίσκεται στην ίδια την υποβολή, αλλά σε αυτό που συμβαίνει μετά. Η χώρα επιστροφής δικαιούται να κάνει συμπληρωματικές ερωτήσεις σχετικά με ένα αίτημα, για παράδειγμα για ένα έγγραφο που λείπει ή μια εξήγηση για μια δαπάνη. Εάν δεν απαντηθεί εντός της προσδιορισμένης προθεσμίας, το αίτημα μπορεί ακόμα να απορριφθεί, ακόμα και αν το υποκείμενο έξοδο ήταν εντελώς νόμιμο. Αυτή είναι ακριβώς η στιγμή κατά την οποία αιτήματα που ήταν διαφορετικά τέλεια, χάνονται ακόμα, απλώς και μόνο επειδή κανείς δεν παρακολουθούσε το γραμματοκιβώτιο.
Πώς να το αποφύγετε
Τα τρία σφάλματα παραπάνω έχουν κάτι κοινό: δεν προκύπτουν επειδή ένας επιχειρηματίας θέλει να κάνει κάτι λανθασμένο, αλλά επειδή η διαδικασία διαφέρει ανά χώρα από αυτή που είναι συνηθισμένη στην Ολλανδία. Όποιος αίτηση επιστροφής ξένου ΦΠΑ εσάς περιορισμένη έκταση, δεν βλέπει τις διαφορές αυτές αρκετά συχνά για να τις μάθει. Μια συνεπής ρουτίνα, στην οποία τα τιμολόγια ελέγχονται για τις σωστές απαιτήσεις κατά την ημερομηνία ληψης και στην οποία τα ερωτήματα από τη χώρα επιστροφής δεν παραμένουν ανεξέλεγκτα, αποτρέπει τα περισσότερα της απορρίψεων. δείτε σε μερικές ερωτήσεις αν η αίτηση επιστροφής αξίζει για εσάς δίνει μια πρώτη ένδειξη για το εάν αξίζει για την κατάστασή σας να το αντιμετωπίσετε με συστηματικό τρόπο.
Είναι σημαντικό να κατανοήσετε ότι ένα ποσό που φαίνεται επιστρέψιμο στο χαρτί γίνεται χρήμα μόνο όταν η Ιταλία εγκρίνει πραγματικά το αίτημα. Μια απόρριψη λόγω τυπικού σφάλματος δεν σημαίνει ότι το δικαίωμα επιστροφής δεν υπήρχε, αλλά ότι το αίτημα σε εκείνη τη μορφή δεν εγκρίθηκε. Για τις περισσότερες επιχειρήσεις είναι πιο πρακτικό να αναθέτουν αυτούς τους ελέγχους συστηματικά παρά να τους ανακαλύπτουν ξανά μόνοι τους ανά αίτημα. απαντήσεις σε πρακτικές ερωτήσεις σχετικά με αυτή τη διαδικασία καλύπτει έναν αριθμό περιπτώσεων που συνδέονται άμεσα με αυτό.
Θέλετε να μάθετε πώς συλλέγουμε και διατηρούμε αυτές τις πληροφορίες ενημερωμένες ανά χώρα; πώς συλλέγουμε αυτές τις πληροφορίες δείχνει ποιες πηγές χρησιμοποιούνται. Εάν σας ενδιαφέρει εάν αυτό είναι σχετικό για τη δική σας επιχείρηση, τότε η δωρεάν γρήγορη σάρωση είναι ένα λογικό πρώτο βήμα, χωρίς καμία υποχρέωση.