Mitä minun tulee tietää arvonlisäveron palautuksesta Belgiasta?
Jos yrityksesi maksaa Belgiassa arvonlisäveroa polttoaineesta, tiemaksuista, pysäköinnistä tai ateriasta matkan varrella, voit vaatia sitä arvonlisäveroa takaisin samalla Verovirastosi portaalilla, jota käytetään kaikissa muissa EU-maissa. Tämä tapahtuu direktiivin 2008/9 nojalla, ja Belgian erityispiirre on se, että suurin osa hollantilaisten hakijoiden ei yövy ollenkaan: kyse on pääasiassa päivämatkoista. Asentaja, joka ajaa Antwerpeniin aamulla ja palaa kotiin illalla, jättää yhtä paljon takaisinvaadittavaa arvonlisäveroa käyttämättä kuin henkilö, joka yöpyy kolme yötä Bruxellesin hotellissa.
Tämä ero on tärkeä, koska monet yrittäjät olettavat, että palautus kannattaa vain hotellin laskulla. Käytännössä belgialaisesta hakemuksesta asennusyritykselle tai edustajalle koostuu usein kymmenistä pienistä kuiteista: tankkaus E19:n varrella olevalla asemalla, kuorma-auton tiemaksu, pysäköintilippu Gentissä, lounas kahden asiakaskäynnin välillä. Pienet erillismäärät, jotka näyttävät pieniksi, mutta jotka muutaman rajan ylityksen kanssa kuukaudessa laskien vuodessa kyllä kasvavat.
Miksi päivämatka laskee yhtä lailla
Direktiivi ei edellytä, että yöpyminen olisi ollut. Merkityksellä on, että kustannukset on aiheutettu liiketoiminnallisesti Belgiassa yritykseltä, joka ei siellä ole rekisteröity eikä tee verohallinnollis ilmoitusta. Kuljettaja, asentaja tai edustaja, joka palaa samana päivänä Alankomaihin, täyttää periaatteessa yhtä hyvin vaatimukset kuin henkilö, joka jää yöpymään. Ero ei siis ole käynnin kestossa, vaan siinä, ovatko kustannukset liiketoiminnallisia ja todennettavissa.
Yrityksille, jotka ylittävät rajan säännöllisesti – kuljetus, asennus, tekninen palvelu, myynti – tämä tarkoittaa, että strukturoidusti on jotain hyödynnettävää, vaikka hotellin laskua ei koskaan käyttöön otettaisikaan. Joka haluaa nähdä, mitä tämä konkreettisesti tarkoittaa omassa tilanteessa, voi tehdä sen laskea muutaman kysymyksen perusteella ilman että siihen tarvitsee tiliä.
Mitä käytännössä sisältyy rajaliikennettä ilman yöpymistä
Päivittäisessä tai viikoittaisessa rajaliikennessä Belgian kanssa on yleensä kyse rajallisesta määrästä toistuvaa erien: polttoaine, tiemaksut – joihin sisältyvät kuorma-autojen kilometrimaksut, jotka Belgiassa peritään Viapass-järjestelmän kautta – pysäköintimaksut sekä ruoan ja juomien kustannukset matkan varrella. Yrityksille, jotka osallistuvat messuille tai käyvät näyttelytilassa, tulevat lisäksi messualueen vuokra ja pääsymaksut. Jokainen näistä erästä kuuluu johonkin takaisinvaatintamenettelyyn, jota sovelletaan, ja jokainen maa, myös Belgia, päättää itse, mitä kustannuksia se sallii ja mihin määrään asti.
Koska kyse on toistuvista suhteellisen pienistä määristä, on olemassa riski, että osa näistä kuiteista yksinkertaisesti säilytetään tai ei tunnisteta liiketoiminnallisiksi. Tämä on tarkalleen siitä, mistä suuri osa menetetyistä takaisinvaatinnosta johtuu: ei yhdestä suuresta menetetystä laskusta, vaan kymmenistä pienistä kuiteista, jotka eivät koskaan päädy hakemukseen.
Belgia hyväksyy pyynnöt useilla kielillä
Käytännöllinen seikka, joka erottuu Belgiassa, on, että maa sallii hakemuksissa tilaa useille kielille. Kun jotkut jäsenvaltiot pitävät kiinni yksinomaan omasta kielestään, Belgia hyväksyy yleensä hakemukset ja niitä tukevat asiakirjat hollanninkielellä, ranskaksi, saksaksi ja englanniksi. Alankomaalaisen yrittäjän kohdalla se säästää käännöstyöltä, joka joissain muissa maissa joskus vaaditaan. Tämä ei kuitenkaan muuta sitä, että alla olevien kuittien ja laskujen on täytettävä maan vaatimukset; mitkä ne tarkalleen ovat, vaihtelee kullekin kustannuslajille ja on mainittu vaatimuksissa, jotka Veroviraston jokainen takaisinvaatinta varten on julkaissut.
Mitä tämä merkitsee hallinnon kannalta
Yritykselle, joka säännöllisesti ajaa Belgissa, kysymys ei niinkään ole siitä, onko palautettavaa, vaan siitä, kirjataanko kaikkien yksittäisten matkojen kuitit ajoissa ja täysin. Päivämatkoilla puuttuu usein se kurinalaisuus, jonka hotellin varaus tuo mukanaan — lasku nimellä, digitaalisesti tallennettu, selkeällä päivämäärällä. Tankkauksen kuitti tai pysäköintikortti katoaa helpommin, ja juuri tämä pieni kuittipinojen pino määrää lopulta, erotetaanko hyvitys muutaman sadan euron suuruisena vai ei lainkaan.
Jos tässä herää epäilyksiä tilanteen verotuksellisesta puolesta, on hyvä asia esittää se kysymys arvonlisäverotuksen asiantuntijalle; vatea.eu hoitaa hyvityksen ja avaa informaation, mutta ei anna veroneuvojaa yksittäisistä tapauksista. Prosessin ymmärtämiseksi siitä, miten kuiteista maksuun asti tapahtuva ketju toimii, sivu kuinka hyvitys toimii kussakin tilanteessa voi olla apua, ja jotka haluavat tietää, mistä käytetyt tiedot tulevat, löytävät sen selostetun sivulla kuinka tiedot kootaan.
Tutustu ilmaiseksi ja sitoutumatta siihen, mitä säännöllinen liikematkailu Belgiaan tuottaa yrityksellesi, tai tutustu ensin muihin aiheisiin tietovarastossamme ja yleisimpiin kysymyksiin hyvityksestä ennen valintaa.