Het korte antwoord
Btw terugvragen uit Italië kost u niets als er niets wordt teruggegeven. Het gangbare model bij platforms die dit voor Nederlandse ondernemers regelen, is een succesfee: een percentage van het bedrag dat Italië daadwerkelijk uitkeert, nooit een vast bedrag vooraf en nooit een jaarlijks abonnement. Betaalt u niets, dan houdt u niets in en betaalt u dus ook niets.
Wat dat percentage in uw geval betekent, hangt af van het bedrag dat er per jaar aan Italiaanse btw op tankbeurten, hotels, tol en beursdeelnames is blijven liggen. Bij vatea.eu ziet u dat percentage vooraf, voordat u een machtiging afgeeft. Wilt u eerst weten of het voor uw bedrijf de moeite waard is om dit uit te zoeken, dan kunt u in een paar vragen een eerste indicatie krijgen zonder dat daar een account voor nodig is.
Waarom een succesfee en geen abonnement
Btw terugvragen uit Italië is geen vaste, jaarlijkse handeling met een voorspelbare hoeveelheid werk. Het ene jaar heeft een installatiebedrijf drie beursbezoeken en een paar tankbeurten in Noord-Italië, het andere jaar niets. Een abonnement zou u laten betalen ongeacht de uitkomst; een succesfee koppelt de kosten aan het resultaat. Dat is ook de reden waarom het platform de rekening pas stuurt nadat Italië het verzoek heeft beoordeeld en heeft toegekend, niet op het moment van indienen.
De hoogte van het percentage staat los van welk EU-land het betreft. Italië kent geen aparte tariefstructuur voor de dienstverlening zelf; het bepaalt wel, samen met de andere teruggaaflanden, hoeveel er te vragen valt en onder welke voorwaarden. De actuele percentages staan op de prijzenpagina, los van dit artikel, omdat die kunnen worden aangepast zonder dat de werkwijze verandert.
Wat het teruggevraagde bedrag zelf bepaalt
De kosten zijn een percentage van het teruggevraagde bedrag, dus de vraag verschuift eigenlijk naar: waar hangt dat bedrag van af. Drie factoren spelen daarbij een rol.
De eerste is simpelweg hoeveel er in Italië is uitgegeven met btw erop: brandstof, hotelovernachtingen, tol, beursstands, zakelijke maaltijden. Hoe vaker een ondernemer of zijn personeel in Italië rijdt of overnacht, hoe hoger het potentiële bedrag.
De tweede factor is welk deel van die uitgaven Italië daadwerkelijk teruggeeft. Niet elke kostensoort komt voor volledige teruggaaf in aanmerking, en Italië hanteert daarbij eigen beperkingen die per kostensoort verschillen. Dat staat vastgelegd in de Vereisten-lijst die de Belastingdienst per teruggaafland publiceert; die lijst, en de datum waarop die is geraadpleegd, vindt u terug via de toelichting op waar de informatie vandaan komt.
De derde factor is of de bonnen en facturen volledig en correct zijn. Een onvolledige of onleesbare bon leidt niet tot extra kosten, maar wel tot een lagere teruggaaf of een afwijzing van dat specifieke verzoek — en dus tot een lager bedrag waarover de succesfee wordt berekend.
Wanneer u helemaal niets betaalt
Er zijn twee situaties waarin er geen kosten zijn. De eerste is wanneer de calculator of de eerste beoordeling laat zien dat het bedrag onder de drempel blijft die Italië hanteert voor een verzoek; dan wordt er simpelweg niets ingediend en dus ook niets in rekening gebracht. De tweede is wanneer een verzoek wél wordt ingediend maar door Italië wordt afgewezen; ook dan is er geen resultaat om een percentage over te berekenen.
Dit onderscheidt de werkwijze van veel losse advieskosten, waarbij u betaalt voor de tijd die aan uw dossier is besteed, ongeacht de uitkomst. Bij een succesfee loopt het risico van een afwijzing mee met het platform, niet alleen met u.
Wat u zelf in de hand heeft
De kosten zelf staan vast als percentage, maar het bedrag waarover ze worden berekend, beïnvloedt u zelf door bonnen tijdig en volledig aan te leveren en door te weten welke kostensoorten voor uw bedrijf relevant zijn. Voor de precieze onderbouwing van een individueel verzoek, of wanneer het om grotere of ongebruikelijke bedragen gaat, blijft het verstandig een btw-specialist te raadplegen; het platform voert het teruggaafproces uit en is geen fiscaal adviseur.
Wilt u weten of het voor uw bedrijf loont om btw uit Italië terug te vragen, en wat dat ongeveer aan kosten met zich meebrengt? Bekijk dan per situatie wat er voor u wordt uitgezocht of doe eerst de gratis quick-scan om een indicatie te krijgen voordat u ergens aan vastzit.