Wenn Sie die deutsche Umsatzsteuer auf geschäftliche Tankstellen, Übernachtungen oder einen Messestand nicht zurückfordern, passiert zunächst sichtbar nichts. Es kommt kein Schreiben vom Finanzamt, keine Nachzahlung und keine Geldbuße. Das einzige, das passiert, ist, dass Ihr Recht, diese Umsatzsteuer zurückzufordern, an einem festen Datum stillschweigend verfällt. Danach ist der Betrag endgültig weg, auch wenn Sie gesetzlich Anspruch darauf hätten.
Das macht dieses Thema schwer als etwas Dringendes zu empfinden. Bei einer Geldbuße oder Nachzahlung werden Sie aktiv kontaktiert; hier ist es genau umgekehrt. Niemand ruft Sie an, um Ihnen zu sagen, dass Sie Geld liegen lassen. Die Rechnung wird nicht präsentiert, sie wird einfach nicht mehr bezahlt.
Was konkret passiert, wenn Sie nichts tun
Richtlinie 2008/9 gibt Unternehmern aus der EU das Recht, ausländische Umsatzsteuer über das Portal ihrer eigenen Finanzbehörde zurückzufordern. Dieses Recht ist an eine Frist gebunden. Wenn Sie innerhalb dieser Frist keine Maßnahmen ergreifen, verfällt das Ersuchen für dieses Kalenderjahr. Es folgt keine nachträgliche Berichtigung, keine Beschwerdemöglichkeit für den versäumten Betrag selbst und kein Wiederherstellungsmoment im nächsten Jahr. Das deutsche Finanzamt muss den Betrag nicht mehr bewerten, einfach weil das Ersuchen nicht mehr vorhanden ist.
Keine Sanktion, sondern eine entgangene Erstattung
Es ist wichtig, diese Unterscheidung scharf zu halten: dies ist kein Verstoß mit einer Auswirkung auf Ihr Unternehmen, es ist ein Recht, das Sie nicht ausgeübt haben. Ihre deutsche Umsatzsteuererklärung wird dadurch nicht beeinflusst, Ihre Buchhaltung stimmt einfach, und niemand kontrolliert, ob Sie eingereicht haben oder nicht. Die einzige Auswirkung spielt sich auf der anderen Seite ab: Der Betrag, den Deutschland an Sie hätte auszahlen können, bleibt dort.
Warum dies leicht übersehen wird
Die Beträge pro Beleg sind oft klein – eine Tankstelle, eine Übernachtung, eine Mautgebühr – und werden daher selten separat erfasst. Erst wenn man sie über ein ganzes Jahr zusammenzählt, wird sichtbar, dass es um einen realen Betrag geht, normalerweise irgendwo zwischen dreihundert und zweitausend Euro pro Unternehmer. Da das Einreichen selbst Portalarbeit ist, pro Land und pro Zeitraum, wird es leicht aufgeschoben bis nach der Hochphase des Unternehmens. Und weil es keine aktive Erinnerung vom Finanzamt gibt, verschiebt sich alles immer weiter um einen Zeitraum, bis die Frist einfach vorbei ist.
Dieses Muster gilt nicht nur für Deutschland. Praktisch jedes EU-Land, in dem niederländische Unternehmer geschäftliche Kosten tätigen, hat dieselbe Struktur: ein Erstattungsrecht, das Sie selbst aktivieren müssen, ohne dass jemand nachfragt, wenn Sie das nicht tun. Wer sehen möchte, wie das genau für die eigene Situation funktioniert, findet einen Überblick pro Situation auf der Seite über Umsatzsteuerrückforderung je nach Situation.
Was das für Ihr Unternehmen bedeutet, in Euro
Die finanzielle Auswirkung ist nicht abstrakt: es ist genau der Betrag der deutschen Umsatzsteuer, der auf Ihren Belegen stand und den Sie hätte zurückfordern können, minus null, denn es wird nichts gezahlt, korrigiert oder nachträglich bereinigt. Für einen Installationsbetrieb, der regelmäßig in Deutschland arbeitet, oder eine Organisation, die eine Messe besucht, kann dies Jahr für Jahr um ähnliche Beträge gehen. Weil keine Warnung kommt, nehmen Sie die Auswirkung nicht als ein Ereignis wahr, sondern als ein ständig etwas niedrigeres Ergebnis, das niemand als solches benennt.
Was Sie jetzt damit tun können
Der einzige Moment, in dem diese Auswirkung noch zu verhindern ist, ist vor Ablauf der Frist. Ein erster Schritt ist einfach, Transparenz über den Betrag in Ihrem Fall zu erhalten: in ein paar Fragen eine Angabe erhalten, was Sie liegen lassen kostet kein Konto und keine Verpflichtung. Wer danach beschließt, es tatsächlich einzureichen, zahlt dafür erst, wenn Geld ausbezahlt wird; wie das aufgebaut ist, steht auf der Seite über Preise und die Erfolgsprovision.
Falls Sie unsicher sind, ob Ihre Situation darunter fällt, dann bieten die häufig gestellten Fragen eine erste Antwort; bei Steuerfragen, die über die Ausführung hinausgehen, verweisen wir an einen Umsatzsteuer-Fachmann. Das Wichtigste zum Merken: Es passiert nichts Bedrohliches, wenn Sie nichts tun, aber es passiert auch nichts zu Ihrem Vorteil. Wenn Sie wissen möchten, wo Sie gerade stehen, ist der kostenlose Schnellcheck der schnellste Weg, das zu klären.