Ναι, μπορείτε να ζητήσετε την επιστροφή του ΦΠΑ για καύσιμα στο εξωτερικό μόνοι σας. Η πύλη της Ελληνικής Δημοσιονομικής Υπηρεσίας είναι ανοιχτή για κάθε ελληνικό επιχειρηματία που πληροί τις προϋποθέσεις της Οδηγίας 2008/9, και δεν υπάρχει υποχρέωση να ανάθεσης τη διαδικασία σε τρίτο. Το ερώτημα δεν είναι αν επιτρέπεται, αλλά αν το συμφέρει, δεδομένου του χρόνου που απαιτείται ανά χώρα και περίοδο.
Για έναν επιχειρηματία που δεξιώνεται καύσιμα δύο ή τρεις φορές το χρόνο στην ίδια γειτονική χώρα, η αυτοεξυπηρέτηση είναι συχνά εφικτή: μία απόδειξη, ένας τύπος δαπάνης, ένα αίτημα. Όμως όταν συμπλέκονται πολλές χώρες, πολλοί τύποι δαπανών και πολλοί μήνες, η κατάσταση αλλάζει. Τότε γίνεται διοικητική εργασία που πρέπει να γίνει έγκαιρα, να παρακολουθείται συνεχώς και σε περίπτωση λάθους ξαναρχίζει από την αρχή.
Τι σημαίνει η αυτοεξυπηρέτηση στην πράξη
Η αυτοεξυπηρέτηση ξεκινά με τη συλλογή κάθε απόδειξης, στο σωστό νόμισμα, με ένα ευανάγνωστο ποσό ΦΠΑ και έναν έγκυρο αριθμό ΦΠΑ του προμηθευτή. Στη συνέχεια, κάθε δαπάνη πρέπει να ταξινομηθεί σε έναν από τους δέκα τύπους δαπανών που προβλέπονται στη διοικητική πρακτική της Ευρωπαϊκής Ένωσης, διότι η πύλη το ζητά ρητά. Τα καύσιμα συνήθως υπάγονται σε ίδια κατηγορία, αλλά ορισμένες χώρες αντιμετωπίζουν διαφορετικά τις διόδους, το παρκάρισμα ή ένα εστιατόριό στη γρήγορη οδό.
Στη συνέχεια, αξιολογείτε σε επίπεδο τρίτου κράτους αν αυτός ο τύπος δαπάνης επιτρέπεται για επιστροφή, διότι δεν κάθε χώρα δέχεται τις ίδιες δαπάνες. Μόνον όταν αυτό είναι σωστό, συγκεντρώνετε τις αποδείξεις σε ένα αίτημα που υπερβαίνει το ελάχιστό του ποσό, το υποβάλλετε μέσω της πύλης της Ελληνικής Δημοσιονομικής Υπηρεσίας και παρακολουθείτε το τετράμηνο χρονικό παράθυρο κατά το οποίο το κράτος μπορεί να ζητήσει συμπληρωματικές πληροφορίες. Όποιος κάνει αυτή τη διαδικασία για μία χώρα κάθε τρίμηνο, έχει δημιουργήσει μία σταθερή συνήθεια. Όποιος το κάνει για τέσσερις χώρες ταυτόχρονα, γρήγορα συνειδητοποιεί ότι κάθε χώρα θέτει τις δικές της απαιτήσεις για αποδεικτικά έγγραφα και ταξινόμηση.
Που αποτυγχάνει η αυτοεξυπηρέτηση
Ο πιο συνηθισμένος λόγος που ένα αίτημα καθυστερεί ή απορρίπτεται είναι η εσφαλμένη ταξινόμηση του τύπου δαπάνης ή μία απόδειξη που δεν πληροί τις απαιτήσεις του κράτους. Αυτό δεν συμβαίνει γιατί οι επιχειρηματίες είναι αμελείς, αλλά διότι οι κανόνες διαφέρουν ανά χώρα και δεν είναι κουμπωμένοι κάπου κεντρικά. Ένας δεύτερος συνήθης λόγος είναι το χρονικό στενό περιθώριο: το αίτημα συντάσσεται μόλις τον Σεπτέμβριο, ενώ η ημερομηνία λήξης της 1ης Οκτωβρίου δεν επιδέχεται παράταση.
Ένα τρίτο μοτίβο είναι ότι τα μικρά ποσά ανά χώρα παραμένουν απαρατήρητα. Λίγα ευρώ καύσιμα στη Γερμανία, μία δεξίωση καυσίμων στο Βέλγιο, μία ενιαία διαδρομή μέσω της Γαλλίας: ξεχωριστά δεν αξίζει τον κόπο που στοιχίζει, αλλά μαζί μπορεί να ανέλθει στο εύρος των €300 έως €2.000 ετησίως που πολλοί επιχειρηματίες αφήνουν απαιτητέα. Όποιος θέλει να δει πώς φαίνεται για τη δική του κατάσταση, μπορεί να να το υπολογίσει απαντώντας σε λίγες ερωτήσεις χωρίς να χρειάζεται λογαριασμό.
Πότε η ανάθεση σε τρίτο έχει νόημα
Η ανάθεση σε τρίτο έχει ιδιαίτερη σημασία όταν αυξάνεται ο αριθμός των χωρών, των αποδείξεων ή των τύπων δαπανών, ή όταν η διοίκηση καυσίμων είναι διασκορπισμένη σε διάφορες κάρτες, οδηγούς ή λογιστικά πακέτα. Ένα πλατφόρμα που διαβάζει αποδείξεις αυτόματα, τις ταξινομεί κατά τύπο δαπάνης και τις αξιολογεί σε σχέση με αυτό που επιτρέπει το κράτος, αναλαμβάνει την επαναλαμβανόμενη εργασία χωρίς να χρειάζεται να αναζητήσετε εσείς τους κανόνες ανά χώρα. Στη σελίδα σχετικά με την επιστροφή ΦΠΑ κατά κατάσταση φαίνεται πώς αυτό διαφέρει ανά τύπο δαπάνης και ανά χώρα, και τι απαιτείται γι' αυτό.
Αυτό δεν σημαίνει ότι κάθε απόφαση αναλαμβάνεται. Η αξιολόγηση του αν μία δαπάνη έχει αντιμετωπιστεί σωστά από φορολογική άποψη παραμένει στη δική σας αρμοδιότητα και, όπου απαιτείται, στη δική σας ειδικού σε θέματα ΦΠΑ. Ένα πλατφόρμα όπως η vatea.eu είναι εκτελεστής και πηγή πληροφοριών, όχι ειδικός σε θέματα φορολογίας. Πολύπλοκα ζητήματα, όπως η μικτή χρήση ενός οχήματος ή οι διασυνοριακές δηλώσεις, ανήκουν εκεί, όχι σε ένα αυτοματοποιημένο αίτημα.
Αυτοεξυπηρέτηση, ανάθεση σε τρίτο, ή μία ενδιάμεση λύση
Για όσους κάνουν περιστασιακά ανεφοδιασμό σε μία μόνο χώρα, η αυτοδήλωση μέσω της διαδικτυακής πύλης παραμένει μια ρεαλιστική επιλογή. Για όσους κινούνται συστηματικά σε πολλές χώρες, ο χρόνος που απαιτείται συχνά δεν υπερτερεί του ποσού που προκύπτει, ιδιαίτερα όταν τα παραστατικά φθάνουν διασκορπισμένα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, λογιστικού πακέτου ή ξεχωριστού φακέλου μεταφόρτωσης. Στη σελίδα σχετικά με τον τρόπο λειτουργίας αναφέρεται ακριβώς ποιες πηγές χρησιμοποιούνται και πώς συντάσσεται ένα αίτημα, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας κατά την οποία κάθε πηγή συμβουλεύθηκε.
Ένα ποσοστό επιτυχίας σημαίνει ότι υπάρχει πληρωμή μόνο για αυτό που ο κράτος επιστροφής πραγματικά χορηγεί, ποτέ εκ των προτέρων. Όποιος θέλει να δει τι σημαίνει αυτό συγκεκριμένα, θα βρει την ανάλυση στο τη σελίδα τιμολόγησης.
Θέλετε πρώτα να μάθετε αν αξίζει τον κόπο για την επιχείρησή σας να το αναλάβετε; Κάντε τη δωρεάν γρήγορη αξιολόγηση ή διαβάστε τα άλλα θέματα στη βάση γνώσης, χωρίς να χρειάζεται λογαριασμός.