Kyllä, voit vaatia ALV:n takaisin ulkomaiselle polttoaineelle itse. Verohallinnon portaali on avoinna jokaiselle suomalaiselle elinkeinonharjoittajalle, joka täyttää direktiivin 2008/9 vaatimukset, eikä ole velvollisuutta käyttää kolmatta osapuolta. Kysymys ei ole siitä, onko se sallittua, vaan siitä, kannattaako se ottaen huomioon kunkin maan ja kunkin kauden hallinnollisen työn määrän.
Elinkeinonharjoittajalle, joka tankkaa samassa naapurimaassa kaksi tai kolme kertaa vuodessa, omatoiminen ilmoittaminen on usein käytännöllistä: yksi kuitti, yksi kustannuslaatu, yksi hakemuspyyntö. Kun mukaan tulee useita maita, useita kustannuslajeja ja useita kuukausia, tilanne muuttuu. Tällöin portaalin hallinto tulee tehdä ajallaan, sen pysyttäminen täytyy dokumentoida johdonmukaisesti, ja virhe tarkoittaa aloitusta alusta.
Mitä itse tekeminen käytännössä tarkoittaa
Omatoiminen ilmoittaminen alkaa jokaisen kuitin keräämisellä oikeassa valuutassa, luettavalla ALV-summalla ja toimittajan kelvollisella ALV-tunnuksella. Seuraavaksi jokainen kulu on sijoitettava yhteen kymmenestä EU:n kustannusluokasta, koska portaali sitä nimenomaan vaatii. Polttoaine kuuluu yleensä omaan luokkaansa, mutta jotkin maat kohtelevat tiemaksuja, pysäköintiä tai moottoritien ravintolaa eri tavalla.
Seuraavaksi tarkistat itse, hyväksyykö palautusta myöntävä maa kustannuslajin, sillä kaikki maat eivät hyväksy samoja menoja palautuksessa. Vasta kun se on kunnossa, kootaan kuitit hakemukseksi, joka täyttää kynnysrajan, lähetetään se Verohallinnon portaalin kautta ja seurataan neljän kuukauden ikkunaa, jonka aikana palautusta myöntävä maa voi pyytää lisätietoja. Jolle tekee tätä prosessia yhdessä maassa neljännesvuosittain, se tulee tutuksi rutiinista. Jos tekee sitä neljälle maalle samanaikaisesti, törmää pian siihen, että jokainen maa asettaa omat vaatimuksensa todistusaineistoille ja luokittelulle.
Missä omatoiminen epäonnistuu
Yleisin syy, miksi hakemus viivästyy tai hylätään, on kustannuslajin väärä luokittelu tai kuitti, joka ei täytä palautusta myöntävän maan vaatimuksia. Näin tapahtuu, koska säännöt vaihtelevat maittain eivätkä ole selkeästi dokumentoituja yhdessä paikassa. Toinen yhteinen syy on aikapaine: hakemus kootaan vasta syyskuussa, kun 1. lokakuuta tulemispäivä ei myönnä lykkäystä.
Kolmas ilmeinen kaava on pienten summien katoaminen huomaamatta. Pari kymmentä euroa polttoaineesta Saksassa, tankkaus Belgiassa, yksittäinen matka Ranskan läpi: yksittäin ne eivät paina suhteessa käyttöön kuluvaan aikaan, mutta yhdessä ne voivat olla 300–2 000 euron vuosittaisen valikoiman sisällä, jonka monet elinkeinonharjoittajat jättävät hyödyntämättä. Jolle haluaa nähdä, miltä se näyttää omassa tilanteessaan, voi käyttää laskea muutaman kysymyksen perusteella ilman että siihen tarvitsee tiliä.
Milloin ulkoistaminen tekee eroa
Ulkoistaminen kannattaa erityisesti, kun maiden, kuittejen tai kustannuslajien määrä kasvaa, tai kun polttoaineen hallinto on hajautettu eri korteille, kuljettajille tai kirjanpitojärjestelmille. Alusta, joka lukee kuitit automaattisesti, luokittelee ne kustannuslajin mukaan ja tarkistaa, mitä palautusta myöntävä maa hyväksyy, ottaa toistuvan työn harteillaan ilman, että sinun tarvitsee selvittää kunkin maan sääntöjä itse. ALV-palautuksesta tilannekohtaisesti kertovalla sivulla näkyy, kuinka se eroaa kustannuslajien ja maiden välillä sekä mitä siihen tarvitaan.
Se ei tarkoita, että jokainen päätös siirretään. Arvio siitä, onko meno kirjattu verojen kannalta oikein, jää sinulle ja tarvittaessa veroasiantuntijalle; alusta kuten vatea.eu on toteuttaja ja tietolähde, ei veroneuvojan roolia. Monimutkaiset kysymykset esimerkiksi ajoneuvon sekakäytöstä tai rajat ylittävistä rekisteröinneistä kuuluvat sinne, eivät automaattiseen hakemukseen.
Omatoiminen hallinto, ulkoistaminen tai väliratkaisu
Joille satunnainen tankkaaminen yhdessä maassa, portaalin kautta itsenäinen ilmoittaminen on edelleen realistinen vaihtoehto. Joille säännöllinen ajaminen useissa maissa, kuluneen ajan painoarvo usein ei enää vastaa saatua summaa, varsinkin kun kuitit tulevat hajallaan sähköpostilla, kirjanpitoohjelmasta tai erillisestä latauskansiosta. Sivulla, jossa selitetään, miten se toimii on tarkasti ilmoitettu, mitä lähteitä käytetään ja miten ilmoitus rakennetaan, mukaan lukien päivämäärä, jolloin kukin lähde on tarkistettu.
Menestysmaksu tarkoittaa, että maksetaan vain siitä, mitä palautusmaassana todellisuudessa myöntää, ei koskaan etukäteen. Jos haluat nähdä, mitä se käytännössä tarkoittaa, löydät jäsentelyn sivulta hinnoittelusivulla.
Haluatko ensin tietää, kannattaako yrityksellesi ottaa tämä käyttöön? Tee ilmainen pika-analyysi tai lue muita aiheita tietokannasta ilman, että sinulla on oltava tiliä.