Quanto tempo ci vuole per ottenere il rimborso dell'IVA sul carburante estero?
La direttiva 2008/9 prevede un termine standard di quattro mesi dal ricevimento della richiesta per il rimborso dell'IVA estera sul carburante. Se lo Stato membro che effettua il rimborso chiede informazioni supplementari, il termine può estendersi fino a otto mesi dalla presentazione originaria. Una volta presa una decisione, il pagamento deve avvenire entro dieci giorni lavorativi. Questi sono i termini previsti dalla direttiva stessa; nella pratica si discostano regolarmente da questi, ed è proprio questa differenza che deve tenere in considerazione come imprenditore.
Il motivo per cui i tempi sono più veloci o più lenti di quei quattro mesi raramente dipende dalla direttiva e più spesso da come è strutturata la richiesta. Una richiesta completa e correttamente documentata rispetta il termine standard. Una richiesta su cui lo Stato membro che effettua il rimborso ha domande ricade sulla procedura più lunga, e quelle domande nascono da qualcosa che mancava o era errato già al momento della presentazione.
Ciò che la direttiva stabilisce come termine
I quattro mesi iniziano a decorrere dal momento in cui lo Stato membro che effettua il rimborso riceve la richiesta — non dal momento in cui la presentate al portale olandese. In mezzo c'è un primo controllo dell'Agenzia delle Entrate olandese, che verifica se la richiesta soddisfa i requisiti di base prima di trasmetterla. Questo passaggio non rientra nei quattro mesi, ma comunque richiede tempo prima che il termine dello Stato membro che effettua il rimborso inizi a decorrere.
Se lo Stato membro che effettua il rimborso chiede documentazione supplementare, avete un termine per rispondere, e il tempo totale di elaborazione può arrivare fino a un massimo di otto mesi dalla presentazione originaria. Se è necessaria una seconda richiesta di informazioni, la data entro cui deve essere presa la decisione può ancora allungarsi ulteriormente. Non è un'eccezione rara — è il meccanismo che la direttiva stessa prevede per le richieste incomplete o poco chiare.
Dove i tempi di elaborazione si allungano nella pratica
La maggior parte del ritardo non si verifica presso lo Stato membro che effettua il rimborso, ma nei mesi precedenti. Ricevute presentate troppo tardi fanno sì che una richiesta attenda fino al raggiungimento dell'importo minimo per quel periodo, oppure che sia presentata solo nel trimestre successivo. Una ricevuta in cui l'importo dell'IVA non è separato dal totale, o sulla quale manca il nome dell'azienda, è proprio il tipo di dettaglio su cui uno Stato membro che effettua il rimborso farà una domanda — e ogni domanda costa settimane, non giorni.
Un secondo ostacolo è la classificazione per categoria di costo. Il carburante non può essere rimborsato nelle stesse condizioni in tutti i paesi; alcuni paesi limitano la percentuale per le autovetture, altri escludono completamente certi tipi di carburante. Una richiesta che sbaglia questa valutazione non viene semplicemente respinta — viene prima restituita con una domanda, e questo costa di nuovo tempo entro la finestra di quattro-otto mesi.
Un terzo ostacolo è semplicemente l'attesa. Poiché il rimborso è conveniente solo con un volume sufficiente, molti imprenditori rimandano la presentazione fino alla fine dell'anno. Con questo non solo si sposta la data di inizio del termine legale, ma aumenta anche il rischio di trascurare qualcosa sotto pressione poco prima della data limite.
Cosa potete fare voi stessi per limitare i ritardi
La strada più veloce è una richiesta completa al primo tentativo: categoria di costo corretta, ricevute corrette, nessun dato mancante. Chi presenta per trimestre invece di aspettare fino alla fine dell'anno dà inoltre allo Stato membro che effettua il rimborso più spazio per decidere entro il termine standard, semplicemente perché viene valutato meno in contemporanea. Con in poche domande vedere se il carburante conta per voi ottenete una prima indicazione senza dover preparare nulla.
Su per ogni situazione verificato cosa vale per la vostra azienda spiega come la presentazione funziona in pratica, compresi i passaggi che precedono i quattro mesi. Come nascono le informazioni alla base e quali fonti vengono utilizzate per questo scopo, lo leggerai in come otteniamo le nostre informazioni.
La piattaforma monitora l'andamento della finestra di quattro mesi per ogni richiesta presentata, in modo che una risposta dello Stato membro non passi inosservata. Ciò non modifica il termine legale, ma previene ritardi dovuti al fatto che nessuno risponde tempestivamente a una domanda. Se dubbiate che la vostra situazione rientri effettivamente nell'ambito della disciplina, consultate le domande più frequenti sui rimborsi.
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