Richiesta di rimborso dell'IVA dall'Italia significa che voi, come imprenditore olandese, chiedete il rimborso dell'imposta sul valore aggiunto italiana che avete pagato su spese commerciali in Italia, come un pernottamento in hotel, carburante, pedaggio o uno stand fieristico. Tale richiesta passa attraverso l'Agenzia delle Entrate olandese, che la trasmette all'Agenzia delle Entrate italiana come paese di rimborso. Il fulcro della procedura è una regola fissa: senza una fattura valida non c'è nulla da rimborsare, e questo vale per qualsiasi importo. Un caffè da quattro euro conta esattamente come un pernottamento in hotel da trecento euro.
Molti imprenditori pensano che i piccoli scontrini non abbiano bisogno di una fattura, o che uno scontrino di cassa sia sufficiente come spesso accade in Olanda. Nel procedimento di rimborso italiano le cose stanno diversamente. Il paese di rimborso esamina ogni richiesta sulla base del documento sottostante, non sulla base di una stima o di un'addizione di estratti conto. Se la fattura manca, quella voce di costo semplicemente non viene considerata, per quanto chiaramente la spesa sia reperibile altrimenti nell'estratto conto.
Perché l'importo non ha importanza
Il fatto che per l'importo totale della richiesta valga un importo minimo per periodo non significa che piccoli scontrini sciolti senza fattura possono comunque essere considerati per raggiungere quel totale. Queste due cose sono indipendenti l'una dall'altra. La fattura è la condizione per considerare una voce di costo; l'importo totale della richiesta determina solo se vale la pena presentarla. Chi confonde questi aspetti si troverà di fronte a sorprese al momento della presentazione: una pila di scontrini che sulla carta rappresenta un importo interessante, ma parte del quale viene escluso nell'esame perché il documento non soddisfa i requisiti.
Su la pagina sul rimborso dell'IVA in base alla situazione mostra come questo si sviluppa per diversi tipi di spese, ma la regola pratica per l'Italia è chiara: raccogliete il documento stesso per ogni spesa, non solo la prova di pagamento.
Cosa contiene idealmente una fattura italiana
Una fattura italiana contiene normalmente il nome e l'indirizzo del fornitore, il numero di partita IVA italiana di quel fornitore, la data della fattura, una descrizione del servizio o del prodotto fornito, e l'importo dell'IVA indicato separatamente insieme all'importo totale. Per il rimborso è inoltre importante che i vostri dati aziendali come cliente figurino sul documento, oppure che ci sia almeno un modo per collegare la spesa alla vostra azienda.
Uno scontrino di benzina o un semplice conto al checkout dell'hotel non è sempre sufficiente. I fornitori italiani utilizzano diversi tipi di documenti, e non ogni documento che ricevete alla cassa soddisfa automaticamente i requisiti posti a una fattura. Chiedete quindi al momento dell'acquisto stesso una fattura con il nome della vostra azienda e il numero di partita IVA. Trasformare successivamente uno scontrino di cassa in una fattura spesso non è più possibile presso molti fornitori, e allora quella voce di costo rimane esclusa dal rimborso.
Quali costi questo colpisce nella pratica
Il requisito della fattura si applica a ogni categoria di costo che può essere considerata: pernottamenti in hotel durante un viaggio d'affari, carburante e pedaggio durante il viaggio verso o attraverso l'Italia, partecipazione a una fiera o conferenza, pasti d'affari, e materiali o servizi che avete acquistato in loco. Non si tratta quindi di un'eccezione per una categoria specifica, ma di una condizione che vale per l'intero rimborso dall'Italia.
Come questo si inserisce nel procedimento di rimborso
Poiché la fattura forma la base di ogni richiesta, è consigliabile raccogliere i documenti immediatamente al momento della spesa, piuttosto che cercare di ricostruire in seguito esattamente cosa è stato pagato. Sulla pagina su dove provengono le nostre informazioni legga come i documenti in entrata vengono letti e verificati rispetto a quanto consentito dal paese di rimborso, prima di finire in una richiesta. Se ha dubbi sul fatto che un determinato documento conti come fattura, questa è precisamente il tipo di domanda che troverà in le domande più frequenti sui rimborsi .
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