Es folgt keine Geldbuße, aber der Betrag verfällt definitiv
Wenn Sie die französische Mehrwertsteuer auf Kraftstoff, Hotelübernachtungen, Mautgebühren oder einen Messestand nicht zurückfordern, geschieht zunächst nichts Sichtbares. Es kommt keine Mahnung, und die Steuerbehörde ergreift keine Maßnahmen in Ihrem Namen. Was allerdings geschieht: Das Recht, diese Mehrwertsteuer zurückzufordern, erlischt definitiv am 1. Oktober des Jahres nach dem Jahr, in dem Sie die Kosten getragen haben. Nach diesem Datum kann der Betrag nicht mehr angefordert werden, auch nicht mit einer guten Erklärung oder einer versäumten Frist aufgrund von Zeitmangel.
Es geht nicht um einen symbolischen Betrag. Bei Unternehmen, die regelmäßig geschäftlich in Frankreich reisen, fahren oder ausstellen, summiert sich die nicht zurückgeforderte Mehrwertsteuer über ein Jahr schnell auf mehrere hundert bis weit über eintausend Euro. Das ist keine Geldbuße oder Nachzahlung, die Sie trifft, sondern Geld, das Sie bereits bezahlt haben und das Sie hätten zurückbekommen können. Der Unterschied zwischen Regelung und Nichtregelung ist also rein der Unterschied zwischen dem Erhalt oder Nichterhalten dieses Betrags.
Warum es trotzdem so oft liegen bleibt
Der Grund, warum viele Unternehmer dies liegen lassen, liegt nicht am fehlenden Willen, sondern an der Form des Verfahrens. Ein Antrag für Frankreich läuft über dasselbe Portal der Steuerbehörde wie für andere EU-Länder, aber Frankreich stellt eigene Anforderungen an beispielsweise die Klassifizierung von Kostenarten und die Begründung pro Beleg. Diese Arbeit wird am Ende eines Geschäftsjahres leicht verdrängt durch Dinge, die eine Frist mit Konsequenzen zu haben scheinen, wie die Mehrwertsteuererklärung selbst. Die Folge ist, dass der Rückerstattungsantrag für Frankreich liegen bleibt, bis die Frist abgelaufen ist, genau weil es unterwegs kein Warnsignal dafür gibt, dass etwas schiefgeht.
Hinzu kommt, dass der Betrag pro Quartal oder Monat oft gering wirkt: ein paar Tankbelege, eine Hotelrechnung, einige Mautgebühren. Erst wenn Sie das über ein ganzes Jahr zusammenrechnen und das Muster sich über mehrere Jahre wiederholt, wird deutlich, was strukturell liegen bleibt. Wer das vorher sehen möchte statt hinterher, kann in wenigen Minuten eine Schätzung berechnen, was in diesem Jahr zurückgefordert werden kann.
Was dies konkret für Ihren Cashflow bedeutet
Die unmittelbare Folge ist, dass Sie einen Teil Ihrer eigenen Geschäftsmittel bei einer anderen Behörde liegen lassen. Die Mehrwertsteuer, die Sie in Frankreich bezahlt haben, ist keine Kostenpost, die Sie hätten tragen müssen; es ist Vorauszahlung, die Sie nach den europäischen Rückerstattungsvorschriften zurückfordern dürfen, genau wie Sie deutsche Mehrwertsteuer in Ihrer regulären Erklärung verrechnen. Der einzige Unterschied besteht darin, dass dies hier nicht automatisch geschieht und dass Sie selbst oder jemand in Ihrem Namen den Antrag innerhalb der festgesetzten Frist einreichen müssen.
Es gibt keine zweite Chance innerhalb desselben Jahres und keine Möglichkeit, den fehlenden Betrag später noch in einem folgenden Antrag zu berücksichtigen. Jedes Jahr steht für sich, mit seiner eigenen Frist vom 1. Oktober. Das bedeutet, dass ein versäumtes Jahr keinen Rückstand schafft, den Sie aufholen können, sondern einen dauerhaften Verlust dieses speziellen Betrags.
Was allerdings auch möglich ist, wenn es bereits spät im Jahr ist
Solange die Frist noch nicht abgelaufen ist, ist nichts definitiv verloren. Die Praxis zeigt, dass oft nicht die Komplexität der französischen Vorschriften Unternehmer abhält, sondern schlicht die Zeit, die es kostet, Belege zu sammeln, zu klassifizieren und im richtigen Format einzureichen. Genau diesen Teil kann man abgeben, damit er nicht mehr davon abhängt, einen ruhigen Moment in der Agenda zu finden.
Auf der Seite über Umsatzsteuerrückforderung je nach Situation ist ausgeführt, wie dieser Prozess für verschiedene Kostenarten und Länder einschließlich Frankreich aussieht. Wer wissen möchte, wie die Daten dabei verarbeitet werden und woher die Quellen stammen, findet das unter die Erläuterung der Arbeitsweise. Für diejenigen, die zweifeln, ob die Kosten im Verhältnis zu dem zurückerstatteten Betrag stehen, gilt: Es wird nie im Voraus bezahlt; mehr dazu finden Sie auf der Seite zur Funktionsweise der Erfolgsprovision.
Das nüchterne Bild ist also: Nichts zu regeln bringt keine Sanktion mit sich, aber durchaus einen bleibenden Verlust von Geld, das Ihnen bereits zusteht. Wer das vermeiden möchte, muss nicht gleich alles selbst herausfinden. Eine erste Indikation ist innerhalb weniger Minuten einsehbar, ohne Verpflichtungen und ohne dass dafür ein Konto erforderlich ist.