O erro mais comum ao reclamar IVA belga é que as empresas apresentam custos que a própria Bélgica exclui da dedução, enquanto esses mesmos custos são normalmente dedutíveis na declaração holandesa. O resultado é que um pedido não é processado sem questões, que a administração tributária belga solicita informações adicionais, ou que parte do montante é simplesmente rejeitada.
Na prática, o que mais frequentemente corre mal é com despesas de restaurante e custos relacionados com automóveis. Uma empresa de instalação que permite que uma equipa coma numa feira em Antuérpia, ou um representante que viaja pela Bélgica num automóvel alugado, pensa: esta é uma despesa comercial, portanto reclamarei esse IVA. Mas não é a Holanda que determina se esse IVA é dedutível. A Diretiva 2008/9 confere o direito de reclamar IVA estrangeiro, mas é o país de reembolso que determina, dentro dessa diretiva, para que categorias de custos esse direito efetivamente se aplica. A Bélgica tem limitações próprias a este respeito, independentemente do que é habitual na declaração holandesa.
Por que este erro ocorre tão frequentemente
A maioria das empresas estrutura o seu pedido com base no que está habituada na Holanda: se a despesa é comercial, então o IVA faz parte dela. Isto é lógico, mas não é assim que o sistema de reembolso funciona. Cada país da UE já tem, para a sua própria dedução de IVA interno, restrições em determinadas categorias de custos, e essas mesmas restrições aplicam-se ao que uma empresa estrangeira pode reclamar através do portal. Quem não verificar isto antecipadamente inclui simplesmente as categorias de custo em questão no pedido, com todos os atrasos que daí resultam.
O que acontece se cometer este erro mesmo assim
A administração tributária belga avalia um pedido linha por linha. Isto não significa que um pedido inteiro seja rejeitado logo que haja uma linha que não seja dedutível. Mais frequentemente, os itens permitidos são de facto aprovados e os itens em questão são rejeitados separadamente ou colocados em discussão, com um pedido de justificação adicional. Isto leva tempo, e por vezes resulta num resultado inferior à indicação em que tinha contado.
Um pedido parcialmente aprovado não é uma exceção
Para as empresas que apresentam um pedido pela primeira vez, uma aprovação parcial é muitas vezes uma surpresa. Não é: é uma parte normal de como os países de reembolso avaliam os pedidos, justamente porque cada país aplica as suas próprias regras ao que recebe. Um montante aprovado continua a ser uma indicação até que o país de reembolso o efectue.
Como evitar este erro
O cerne da solução é simples de formular, mas requer disciplina para manter: verifique, por categoria de custo, antes de apresentar, se a Bélgica reconhece essa categoria de custo para reembolso. Isto não significa que tenha de conhecer todas as regras de IVA belgas, mas sim que não assuma automaticamente que uma despesa comercial holandesa é automaticamente uma despesa de reembolso belga. verificar por situação o que é e o que não é reembolsado fornece um ponto de partida antes de começar a recolher recibos.
Se tiver dúvidas sobre um item de custo específico, é mais aconselhável colocar essa pergunta a um especialista em IVA do que avaliar a linha você mesmo. A Vatea é uma executora e fonte de informação, não um consultor fiscal, e as considerações fiscais complexas pertencem a um especialista. No entanto, a plataforma testa cada item de custo apresentado em relação ao que o país de reembolso permite de acordo com a sua própria lista de requisitos, antes de um pedido ser enviado. como esse teste funciona por categoria de custo mostra de onde vem esse controle e com que data a fonte foi consultada.
O outro lado do mesmo erro
Também existe uma variante inversa que ocorre com a mesma frequência: empresários que, por precaução, omitem completamente itens de despesas porque ouviram dizer que a Bélgica é rigorosa quanto a isso. Isso custa dinheiro que teria sido possível recuperar. Ambas as variantes do erro, apresentar demasiado e apresentar pouco, resultam do mesmo problema: não ter uma visão clara do que, para seu padrão de viagem específico pela Bélgica, é e não é dedutível.
Deseja saber qual é o resultado para sua situação? em poucas perguntas, ver uma indicação do que está deixando de recuperar é gratuito e pode ser consultado sem criar uma conta. Se sua pergunta não estiver entre elas, encontrará em as perguntas frequentes sobre pedido de reembolso de IVA mais respostas práticas, sem precisar criar uma conta antecipadamente.