Det vanligaste misstaget när man begär belgisk moms tillbaka är att näringsidkare redovisar kostnader som Belgien själv utesluter från avdraget, medan samma kostnader är normalt avdragsgilla i den nederländska deklarationen. Resultatet är att en ansökan inte hanteras utan frågor, att den belgiska skattemyndigheten begär ytterligare information, eller att en del av beloppet enkelt avslås.
I praktiken är det oftast fel vid restaurangkostnader och bilrelaterade kostnader. Ett installationsföretag som låter ett team äta på en mässa i Antwerpen, eller en representant som kör i en hyrd bil genom Belgien, tänker: detta är en affärskostnad, så jag begär moms tillbaka på den. Men det är inte Nederland som avgör om moms är avdragsgill. Direktiv 2008/9 ger rätten att begära buitenlandsk moms tillbaka, men återbetalningslandet bestämmer själv, inom ramen för direktivet, för vilka kostnadsslag denna rätt faktiskt gäller. Belgien tillämpar sina egna begränsningar, oberoende av vad som är vanligt i den nederländska deklarationen.
Varför detta misstag är så vanligt
De flesta näringsidkare sammanställer sin ansökan baserat på vad de är vana vid i Nederland: är kostpostent affärsmässig, så hör moms till. Det är logiskt, men det är inte hur återbetalningssystemet fungerar. Varje EU-land har redan begränsningar på vissa kostnadsslag för sitt eget inhemskt momsavdrag, och samma begränsningar gäller för vad en utländsk näringsidkare kan begära tillbaka via portalen. Den som inte kontrollerar detta i förväg tar helt enkelt de omtvistade kostposterna med i ansökan, med all försening som följer.
Vad som händer om du ändå gör detta misstag
Den belgiska skattemyndigheten bedömer en ansökan rad för rad. Det betyder inte att en hel ansökan avslås så snart det finns en post som inte är avdragsgill. Oftare händer det att de tillåtna posterna godkänns och de omtvistade posterna avslås separat eller sätts under diskussion, med en begäran om ytterligare motivering. Det tar tid, och det leder ibland till ett resultat som är lägre än den indikation du hade räknat med.
En delvis godkänd ansökan är inget undantag
För näringsidkare som begär in för första gången kommer ett delvis godkänt belopp ofta som en överraskning. Det är det inte: det är en normal del av hur återbetalningslanden bedömer ansökningar, just för att varje land tillämpar sina egna regler på det som kommer in. Ett godkänt belopp är och förblir en indikation tills återbetalningslandet faktiskt betalar ut det.
Hur du undviker detta misstag
Kärnan i lösningen är enkel att formulera, men kräver disciplin att genomföra: kontrollera per kostnadsslag, före inlämning, om Belgien erkänner denna kostnadsslag för återbetalning. Det betyder inte att du behöver kunna alla belgiska momsregler, men väl att du inte utan vidare förutsätter att en nederländsk affärskostnad automatiskt är en belgisk återbetalningskostnad. kontrollera per situation vad som kan och inte kan begäras tillbaka ger en utgångspunkt innan du börjar samla kvitton.
Vid osäkerhet om en specifik kostnadsslag är det klokare att ställa denna fråga till en momsspecialist än att bedöma posten själv. Vatea är verkställare och informationskälla, inte skatteadvisör, och komplexa skattemässiga avvägningar hör hemma hos en specialist. Plattformen testar dock varje redovisad kostnadsslag mot vad återbetalningslandet enligt sin egen checklista tillåter, innan en ansökan skickas. hur denna testning fungerar per kostnadsslag visar var denna kontroll kommer från och med vilket datum källan har kontrollerats.
Den andra sidan av samma misstag
Det finns också en omvänd variant som förekommer lika ofta: företagare som av försiktighet helt utelämnar utgiftsposter eftersom de någonstans har hört att Belgien är krävande på den punkten. Det kostar pengar som faktiskt skulle ha kunnat återkrävas. Båda varianterna av misstaget, att lämna in för mycket och att lämna in för lite, härstammar från samma problem: att inte ha en god bild av vad som räknas in eller inte för er specifika resemönster genom Belgien.
Vill ni veta vad det innebär för er situation? se i ett par frågor en indicering av vad ni låter ligga är gratis och kan genomföras utan konto. Om er fråga inte finns där kan ni i de vanliga frågorna om återkrav av mervärdesskatt hitta mer praktiska svar utan att ni först behöver skapa ett konto.