Mehrwertsteuer aus Deutschland zurückfordern: Was fällt unter Tanken, Hotels und Messen?
Wenn Sie geschäftlich nach Deutschland reisen, zahlen Sie die deutsche Mehrwertsteuer auf den Treibstoff, den Hotelaufenthalt und oft auch auf dem Messestand oder der Eintrittskarte. Diese Mehrwertsteuer kann nicht von der niederländischen Steuererklärung abgezogen werden, aber sie muss auch nicht verloren gehen: Durch die Richtlinie 2008/9 kann ein niederländischer Unternehmer diese Mehrwertsteuer von den deutschen Steuerbehörden zurückfordern, und diese Anfrage erfolgt über dasselbe Portal der niederländischen Steuerbehörden, das auch andere EU-Länder bedient.
Drei Kostenarten sind in Deutschland am häufigsten: Treibstoff, Hotelaufenthalte und Messeteilnahme (Standmiete, Eintritt, Catering vor Ort). In jedem von ihnen gibt es eigene Regeln darüber, was Deutschland in welchem Umfang erlaubt, und diese Regeln weichen manchmal von den in den Niederlanden üblichen ab.
Tanken in Deutschland
Treibstoff ist die Art von Kosten, an die die meisten Unternehmer zuerst denken, und das aus gutem Grund: Beim regulären Grenzverkehr steigen diese schnell. Deutschland erlaubt in der Regel die Rückerstattung der Mehrwertsteuer auf Kraftstoff, allerdings nicht immer für den vollen Betrag und nicht für jeden Fahrzeugtyp auf die gleiche Weise. Ob eine Quittung zählt, hängt zum Teil davon ab, was darauf steht: Kennzeichen, Datum und Mehrwertsteuerbetrag müssen rückverfolgbar sein. Ein Kaufbeleg von einer Tankstelle reicht in der Regel aus, sofern er lesbar und vollständig ist.
Hotelaufenthalte
Übernachtungen während einer Geschäftsreise sind in der Regel förderfähig, aber Hotels teilen die Rechnung häufig in Zimmer, Frühstück und andere Dienstleistungen (Minibar, Parkplatz, Wellness) auf. Nicht jeder Teil dieses Kontos wird gleich behandelt, und diese Unterscheidung liegt in den von den deutschen Steuerbehörden für jede Kostenart veröffentlichten Anforderungen begründet. Eine auf den Namen des Unternehmens ausgestellte Rechnung mit Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und Angabe verhindert eine spätere Diskussion.
Teilnahme an der Ausstellung
Standmiete, Eintrittskarten und manchmal auch Catering während einer Ausstellung können durch die Rückerstattung abgedeckt werden. Bei dieser Art von Kosten wird genau berücksichtigt, was auf der Rechnung steht: Bei einem Gesamtbetrag für eine „Teilnahme“ ohne Ausfall ist die Wahrscheinlichkeit einer Verzögerung höher als bei einer Rechnung, auf der Standmiete, Technik und Catering getrennt ausgewiesen sind. Bei großen Börsenrechnungen lohnt es sich daher, im Voraus nach einer bestimmten Rechnung zu fragen.
Was bedeutet das für die Rückerstattung
Der Kern des Prozesses ändert sich nicht von Land zu Land: Belege und Rechnungen werden gesammelt, nach Kostentypen klassifiziert, anhand der Zulagen des Rücksendelandes getestet und in einer Anfrage an Deutschland gebündelt. Der Unterschied liegt in den Angaben pro Kostentyp, und diese Angaben bestimmen letztlich, ob eine Anfrage ohne Rückfragen bearbeitet wird oder ob die deutschen Steuerbehörden zusätzliche Informationen anfordern.
Für Unternehmer, die hauptsächlich innerhalb der EU unterwegs sind und die am häufigsten auf Deutschland als größten Nachbarmarkt stoßen, geht es daher in erster Linie darum, die richtigen Belege aufzubewahren und rechtzeitig einzureichen. Wenn Sie anhand Ihres eigenen Reisemusters sehen möchten, wie viel sich das konkret auszahlen wird, können Sie habe es in ein paar Fragen berechnet ohne dass ein Konto erforderlich ist.
Da die Regeln je nach Kostentyp unterschiedlich sind und Deutschland nicht das einzige Land ist, in dem dies vorkommt, ist es ratsam, zuerst die Struktur der gesamten Route sorgfältig zu überprüfen. Eine Übersicht über alle Situationen, ausgewählt nach Land und Kostentyp, finden Sie unter fordern Sie die Mehrwertsteuerseite zurück. Wenn Sie genau wissen möchten, woher die verwendeten Informationen stammen und wie aktuell sie sind, finden Sie das auf der Seite über die Methode und die Quellen.
Komplexe Situationen wie die gemischte Nutzung eines Fahrzeugs oder eine Rechnung, die nicht richtig strukturiert ist, gehen über das hinaus, was diese Plattform als Testamentsvollstrecker beurteilen kann; ein Mehrwertsteuerspezialist ist dafür der richtige Ansprechpartner. Für die meisten Unternehmer mit Tank-, Hotel- und Börsenkosten in Deutschland ist die Frage vor allem praktisch: Lohnt es sich, den Überblick zu behalten, und wie viel Zeit nimmt das in Anspruch?
Wenn Sie neugierig sind, ob sich die Rückforderung Ihrer eigenen deutschen Reisekosten lohnt, ist der kostenlose Quick-Scan der schnellste Einstiegspunkt. Für diejenigen, die mehr darüber erfahren möchten, wie die Servicekosten aufgebaut sind, finden Sie diese Übersicht auf der Seite mit den Gebühren.