Récupérer la TVA en Allemagne : qu'est-ce qui est couvert par l'essence, les hôtels et les salons ?
Si un entrepreneur néerlandais se rend en Allemagne pour des raisons professionnelles, il paie la TVA allemande sur le carburant, les nuitées d'hôtel et souvent aussi sur l'emplacement du salon ou le billet d'entrée. Cette TVA ne peut pas être déduite dans la déclaration néerlandaise, mais ne doit pas être perdue pour autant : en vertu de la directive 2008/9, un entrepreneur néerlandais peut demander le remboursement de cette TVA auprès de l'administration fiscale allemande, et cette demande passe par le même portail de l'administration fiscale néerlandaise qui traite également les autres pays de l'UE.
Trois catégories de frais sont les plus fréquentes en Allemagne : le carburant, les nuitées d'hôtel et la participation aux salons (loyer d'emplacement, accès, restauration sur place). Chacune de ces catégories fait l'objet de règles distinctes concernant ce que l'Allemagne autorise et dans quelle mesure, et ces règles s'écartent parfois de ce qui est habituel aux Pays-Bas.
Ravitaillement en carburant en Allemagne
Le carburant est la catégorie de frais à laquelle la plupart des entrepreneurs pensent en premier, et à juste titre : avec un trafic régulier aux frontières, cela augmente rapidement. L'Allemagne autorise généralement le remboursement de la TVA sur le carburant, mais pas toujours pour le montant complet et pas de la même manière pour tous les types de véhicules. Le fait qu'une facture soit prise en compte dépend également de ce qui y figure : l'immatriculation, la date et le montant de la TVA doivent être traçables. Un reçu de caisse d'une station-service est généralement suffisant, à condition qu'il soit lisible et complet.
Nuitées d'hôtel
Les nuitées au cours d'un voyage d'affaires sont généralement admissibles, mais les hôtels divisent souvent la facture en chambres, petit-déjeuner et autres services (minibar, parking, bien-être). Chaque partie de cette facture ne fait pas l'objet du même traitement, et cette distinction figure dans les exigences que l'administration fiscale allemande publie par catégorie de frais. Une facture au nom de l'entreprise, avec le numéro de TVA et les détails, évite les discussions ultérieures.
Participation aux salons
Le loyer d'emplacement, les billets d'entrée et parfois la restauration lors d'un salon peuvent être admissibles au remboursement. Il s'agit d'une catégorie de frais qui est examinée de près quant à ce qui figure sur la facture : un montant total pour « participation » sans ventilation donne plus de risques de retard qu'une facture qui énumère séparément le loyer d'emplacement, la technique et la restauration. Pour les grandes factures de salon, il est donc judicieux de demander à l'avance une facture ventilée.
Ce que cela signifie pour le remboursement
Le cœur du processus ne change pas selon le pays : les reçus et factures sont collectés, classés par catégorie de frais, évalués en fonction de ce que le pays de remboursement autorise et regroupés dans une demande destinée à l'Allemagne. La différence réside dans les détails propres à chaque catégorie de frais, et ces détails déterminent finalement si une demande est traitée sans questions ou si l'administration fiscale allemande demande des informations supplémentaires.
Pour les entrepreneurs qui voyagent principalement au sein de l'UE et rencontrent l'Allemagne, son plus grand marché voisin, le plus souvent, il s'agit donc surtout de conserver les bonnes factures et de les soumettre à temps. Si vous souhaitez voir ce que cela rapporte concrètement en fonction de votre profil de voyage, vous pouvez le faire calculer en quelques questions sans qu'un compte ne soit nécessaire.
Parce que les règles varient selon la catégorie de frais et que l'Allemagne n'est pas le seul pays concerné, il est conseillé d'examiner d'abord attentivement la structure de l'ensemble du processus. Un aperçu de toutes les situations, examinées par pays et par catégorie de frais, se trouve sur la page sur le remboursement de la TVA. Si vous souhaitez savoir d'où provient exactement l'information utilisée et son actualité, vous la trouverez sur la page relative à la méthode de travail et aux sources.
Les situations complexes, par exemple l'utilisation mixte d'un véhicule ou une facture mal structurée, sortent de ce que cette plateforme, en tant qu'exécuteur, peut évaluer ; un spécialiste en TVA est le bon interlocuteur pour cela. Pour la plupart des entrepreneurs ayant des frais d'essence, d'hôtel et de salon en Allemagne, la question est avant tout pratique : cela en vaut-il la peine de le suivre, et combien de temps cela prend-il.
Si vous vous demandez si vos propres frais de déplacement en Allemagne valent la peine d'être réclamés, l'analyse rapide gratuite est le point de départ le plus rapide. Pour ceux qui souhaitent en savoir plus sur la structure des coûts du service, cet aperçu se trouve sur la page des tarifs.