Hoe dien ik een verzoek om teruggaaf btw in?

Indienen gebeurt via het digitale portaal van de Belastingdienst

Een verzoek om btw-teruggaaf uit een ander EU-land dien je in via het teruggaafportaal van de Belastingdienst, niet rechtstreeks bij de belastingdienst van het land waar de kosten zijn gemaakt. In dat portaal wordt per teruggaafland en per periode aangegeven om welke kosten het gaat, met de bijbehorende facturen en bonnen als onderbouwing. De Belastingdienst controleert het verzoek op een aantal basispunten en stuurt het vervolgens door naar de belastingdienst van het land waar de btw is betaald — die beoordeelt uiteindelijk of, en hoeveel, er wordt toegekend.

Wat hierbij verandert is vooral wíe er inlogt. Een ondernemer kan zelf inloggen met zijn eigen inloggegevens, maar wie het indienen uitbesteedt aan een intermediair werkt met een aparte set inloggegevens die specifiek voor intermediairs is bedoeld. Die inloggegevens moeten los worden aangevraagd bij de Belastingdienst, en de intermediair kan pas namens een ondernemer indienen zodra die machtiging geregeld is. Voor de ondernemer zelf verandert er aan het portaal niets — het blijft hetzelfde systeem, alleen met een andere partij die het invult.

Waar dit staat: de portaalpagina en het aanvraagformulier voor intermediairs

Dat teruggaafverzoeken via het digitale portaal van de Belastingdienst lopen en van daaruit worden doorgestuurd naar het teruggaafland, staat op de pagina van de Belastingdienst over btw terugvragen uit andere EU-landen en op de portaalpagina zelf (eubtw.belastingdienst.nl/netp/). Dat een intermediair daarvoor eigen inloggegevens nodig heeft, en dat die apart moeten worden aangevraagd, volgt uit het formulier "Aanvraag inloggegevens teruggaaf btw uit andere EU-landen voor intermediairs" van de Belastingdienst.