Wanneer kan ik buitenlandse btw terugvragen?

Terugvragen kan per kwartaal, maar meestal wacht een ondernemer het jaar af

Buitenlandse btw kan worden teruggevraagd zodra de periode waarin de kosten zijn gemaakt is afgesloten. Richtlijn 2008/9/EG staat toe om per kalenderkwartaal een verzoek in te dienen, met een minimumbedrag dat voor een kwartaalverzoek geldt. Wie liever niet elk kwartaal apart een indiening doet, kan ook wachten en één verzoek over het hele kalenderjaar indienen — daarvoor geldt een lagere ondergrens dan bij een kwartaalverzoek. In de praktijk verzamelt een ondernemer bonnen van tankbeurten, hotels, tol, beursstands en zakelijke maaltijden gedurende het jaar, en wordt er één keer per jaar ingediend via het portaal van de Belastingdienst.

Daarbij loopt er een harde grens: het verzoek over een bepaald jaar moet uiterlijk op 30 september van het jaar daarna zijn ingediend bij het teruggaafland, via het Nederlandse portaal. Daarna vervalt het recht op teruggaaf voor dat jaar definitief, ongeacht hoeveel bonnen er nog liggen. Dat maakt het moment van indienen minder vrijblijvend dan het lijkt: de kosten van januari van een bepaald jaar hebben dezelfde uiterste indiendatum als die van december van datzelfde jaar.

Waar dit uit volgt: artikel 7 en 15 van richtlijn 2008/9

Artikel 7 van richtlijn 2008/9/EG regelt dat het verzoek wordt ingediend in de lidstaat van vestiging, die het vervolgens doorstuurt naar het teruggaafland. Artikel 15 van dezelfde richtlijn bepaalt de periode waarover mag worden ingediend — een kwartaal of een he