Wie lange dauert es, bis Sie die Mehrwertsteuer aus Belgien zurückerhalten?
Die Frist, innerhalb derer die belgische Steuerbehörde über einen vollständigen Mehrwertsteuervergütungsantrag entscheiden muss, beträgt vier Monate, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Antrag dort eingeht. Dies ist die Frist, die die Richtlinie 2008/9 als Ausgangspunkt für Vergütungsanträge zwischen EU-Ländern vorsieht. In der Praxis sehen Sie oft, dass die Uhr später zu laufen beginnt als erwartet, und dass sich die Frist verlängert, sobald Fragen gestellt werden.
Die vier Monate sind keine Garantie für eine Auszahlung innerhalb dieses Zeitraums. Es ist die Frist für eine Entscheidung: Genehmigung, Ablehnung oder eine Anforderung zusätzlicher Informationen. Sobald letztere Option eintritt, läuft die Uhr erneut ab dem Zeitpunkt, an dem Sie antworten, mit einer neuen Frist, die bis zu sechs oder acht Monate nach dem ursprünglichen Antrag betragen kann. Dieser Unterschied zwischen "entschieden" und "bezahlt" ist genau das, woran viele Unternehmer überrascht werden.
Wo die Uhr wirklich zu laufen beginnt
Der Antrag, den Sie über das niederländische Portal einreichen, wird zunächst von der Steuerbehörde überprüft, die kontrolliert, ob er formell vollständig ist, bevor er an Belgien weitergeleitet wird. Erst nach dieser Weiterleitung beginnt die belgische Frist von vier Monaten. Wenn Ihr Antrag in den Niederlanden bereits aufgrund fehlender Daten liegen bleibt, zählt diese Zeit nicht zu den vier Monaten, sondern zählt zur Zeit, die Sie selbst zwischen Einreichung und Geldempfang erleben.
Dies ist einer der Gründe, warum zwei Unternehmer mit einem ähnlich großen Antrag sehr unterschiedliche Durchlaufzeiten erleben. Der eine hat ein komplettes Dossier auf einmal, der andere liefert in Teilen ab oder muss nachträglich eine Quittung austauschen. Wer genau sehen möchte, was ein Vergütungsland als vollständig betrachtet, findet das auf der detaillierten Seite pro Situation.
Die drei Stellen, an denen es in der Praxis hängen bleibt
Die erste Verzögerung entsteht durch unvollständige oder unleserliche Quittungen. Eine Tankquittung, bei der die Mehrwertsteuernummer des Lieferanten nicht lesbar ist, oder eine Hotelrechnung ohne aufgeschlüsselten Mehrwertsteuerbetrag führt fast immer zu einer Frage aus Belgien, bevor weiter untersucht wird.
Die zweite Verzögerung ergibt sich aus einer falschen Zuordnung zu einer Kostenart. Belgien prüft pro Kostenart, ob der Aufwand zulässig ist, und ein Kosteneintrag, der unter der falschen Art eingereicht wurde, kommt mit einer Anforderung zur Klärung zurück, anstatt direkt abgelehnt oder genehmigt zu werden.
Die dritte Verzögerung ergibt sich aus dem Zeitpunkt der Einreichung selbst. Wer bis kurz vor Ablauf der Frist wartet und dann auf einmal ein ganzes Jahr an Quittungen einreicht, läuft Gefahr, dass Fragen aus Belgien nicht mehr rechtzeitig innerhalb des noch offenen Zeitfensters beantwortet werden können. Die Verteilung über das Jahr gibt mehr Raum, um auf eine Frage zu reagieren, ohne Zeitdruck.
Was Sie selbst tun können, um Verzögerungen zu begrenzen
Der wichtigste Faktor, den Sie selbst kontrolieren können, ist die Qualität des Dossiers bei der ersten Einreichung. Ein Antrag, der auf einmal vollständig ist, ohne fehlende Spezifikationen oder mehrdeutige Kostenpositionen, hat die beste Chance, innerhalb der regulären vier Monate eine Entscheidung zu erhalten. Ein Antrag, der Fragen aufwirft, verlängert die Durchlaufzeit um die Zeit, die benötigt wird, um zu antworten, zuzüglich der neuen Bewertungsfrist, die danach folgt.
Ob sich Ihre eigene Situation auf eine längere oder kürzere Durchlaufzeit auswirkt, hängt davon ab, wie viele Länder, Perioden und Kostenkategorien Sie gleichzeitig einreichen. Eine Einschätzung dessen, was für Sie relevant ist, erhalten Sie mit einigen wenigen Fragen, die eine erste Schätzung geben. Für Fragen, die über die Durchlaufzeit hinausgehen, beispielsweise darüber, was eine bestimmte Ablehnung für Ihr Dossier bedeutet, ist es ratsam, einen Mehrwertsteuer-Spezialisten zu konsultieren; das ist etwas anderes als die Ausführung des Antrags selbst.
Was dies für den Zeitpunkt der Antragstellung bedeutet
Da die vier Monate erst nach vollständiger Eingangsbestätigung zu laufen beginnen und das Rückerstattungsrecht definitiv am 1. Oktober des Folgejahres erlischt, ist eine frühere Antragstellung in der Regel günstiger als eine spätere. Dies schafft Raum, um eine Anfrage des Rückerstattungslandes zu beantworten, ohne gegen die Endfrist zu verstoßen. Mehr darüber, wie diese Informationen zustande kommen und welche Quellen dabei verwendet werden, erfahren Sie auf der Seite, die erklärt, woher die Daten stammen.
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