Die Umsatzsteuer auf Kraftstoff, den Sie im Ausland tanken, ist die ausländische Umsatzsteuer, die auf dem Kraftstoffpreis aufgeführt ist und die Sie als niederländischer Unternehmer nicht in Ihrer eigenen Umsatzsteuererklärung geltend machen können. Diese Umsatzsteuer können Sie separat bei dem Land, in dem Sie getankt haben, über das Erstattungsverfahren für ausländische Umsatzsteuer zurückfordern. Das Besondere an Kraftstoff ist, dass diese Kostenart innerhalb dieses Verfahrens in der Regel die niedrigste Untergrenze aller zehn Kostenarten aufweist: Während für Hotels, Messen oder größere Anschaffungen eine Erstattung oft erst ab einem höheren Betrag pro Rechnung möglich ist, zählt bei Kraftstoff bereits ab viel niedrigeren Beträgen jede Quittung mit.
Dies macht Kraftstoff in der Praxis zur häufigsten und am leichtesten zugänglichen Kostenart innerhalb des Erstattungsverfahrens. Ein Unternehmer, der ein paar Mal im Jahr die Grenze überschreitet, tankt oft häufiger, als er übernachtet oder auf einer Messe ausstellt, und gerade weil jeder Tankbetrag zählt, addiert er sich schnell auf. Genau deshalb ist Kraftstoff für viele kleine und mittlere Unternehmen die Kostenart, in der die meiste Umsatzsteuer erstattet werden kann, auch wenn eine einzelne Tankquittung von dreißig Euro an sich unbedeutend wirkt.
Warum Kraftstoff anders behandelt wird als andere Kostenarten
Die Richtlinie zum Erstattungsverfahren für ausländische Umsatzsteuer räumt den Mitgliedstaaten Spielraum ein, um pro Kostenart festzulegen, ab welchem Betrag eine separate Rechnung noch interessant genug zur Verarbeitung ist. Bei Kostenarten mit üblicherweise hohen Beträgen pro Rechnung, wie Hotelübernachtungen oder größere Anschaffungen, liegt diese Untergrenze logischerweise höher. Kraftstoff fällt in eine andere Kategorie: Es geht um kleinere Beträge, die häufig anfallen, und die Mitgliedstaaten handhaben dafür oft keine oder eine viel niedrigere Schwelle pro Quittung.
Was dies genau bedeutet, unterscheidet sich je nach Land, und die genauen Beträge und Bedingungen sind für jedes Erstattungsland in den Anforderungen festgelegt, die die Steuerbehörde veröffentlicht. Für alle, die sehen möchten, wie dies von Land zu Land unterscheidet, ist dies zu einem späteren Zeitpunkt eine separate Recherchefrage; hier geht es um das Prinzip, dass Kraftstoff durchweg günstiger behandelt wird als die meisten anderen Kostenarten.
Was eine niedrigere Rechnungsschwelle in der Praxis bedeutet
Die praktische Folge ist, dass es bei Kraftstoff weniger darauf ankommt, ob eine Quittung an sich klein ist. Bei einer Kostenart mit einer hohen Untergrenze macht es wenig Sinn, eine Rechnung von ein paar Euro zu speichern, da diese ohnehin nicht berücksichtigt wird. Bei Kraftstoff ist das anders: Gerade die kleinen, häufig anfallenden Tankquittungen machen zusammen oft die größte Position innerhalb eines Erstattungsantrags aus.
Ein Beispiel zur Veranschaulichung
Ein Installateur, der monatlich in Deutschland und Belgien tankt, um Materialien zu transportieren, sammelt über ein Jahr hinweg Dutzende kleine Quittungen. Einzeln betrachtet scheint keine dieser Quittungen die Mühe wert zu sein, um sie separat zu verarbeiten. Zusammengerechnet und geprüft gegen das, was das Erstattungsland zulässt, können diese jedoch zusammen einen erheblichen Teil dessen ausmachen, was über ein ganzes Jahr an ausländischer Umsatzsteuer zurückgefordert werden kann. Dies ist auch der Grund, warum ein Rechner, der anhand von wenigen Fragen eine Schätzung vornimmt, bei Kraftstoff oft die erste und größte Position anzeigt; wer das für die eigene Situation sehen möchte, kann das anhand weniger Fragen schätzen lassen.
Was dies für den Quittungsstrom bedeutet
Da bei Kraftstoff nahezu jede Quittung relevant sein kann, ist die Art und Weise, wie Quittungen eingehen und erfasst werden, besonders wichtig. Eine Tankquittung, die im Auto liegen bleibt oder verblasst, bevor sie verarbeitet wird, ist ein verlorener Teil einer Erstattung, die sonst hätte mitgerechnet werden können. Wie dieser Quittungsstrom praktisch organisiert wird, pro Land geprüft und zu einem Antrag gebündelt wird, ist auf der Seite über die Verarbeitung von Quittungen zu einem Antrag beschrieben.
Ob Kraftstoff für ein bestimmtes Unternehmen tatsächlich die größte Kostenkategorie darstellt, hängt davon ab, wie viel geschäftlich gefahren wird, in welchen Ländern, und wie sich das zu anderen Kosten wie Hotels oder Messepräsenzen verhält. Das unterscheidet sich je Unternehmen und ist kein feststehender Ergebnis; eine Übersicht über die verschiedenen Situationen finden Sie auf der Seite über Umsatzsteuer zurückfordern nach Situation.
Sich selbst ein Bild machen
Kraftstoff ist damit nicht einfach eine der zehn Kostenkategorien, sondern häufig die Kostenkategorie, bei der die Niedrigschwelligkeit am meisten zum Vorteil des Unternehmers wirkt. Genau weil die Untergrenze niedrig ist, lohnt es sich, auch kleine Tankquittungen nicht wegzuwerfen, auch wenn es sich gerade nicht vorrangig anfühlt.
Wer sehen möchte, was dies für das eigene Unternehmen ungefähr bedeutet, kann ohne Verpflichtungen den kostenlosen Rechner ausfüllen oder die Wissensdatenbank durchlesen, um sich erst ein Bild zu machen, bevor etwas festgehalten wird.