Die Richtlinie 2008/9 verpflichtet jedes EU-Land, ausländische Umsatzsteuer an Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat zurückzuerstatten, aber die Richtlinie lässt in einer Reihe von Punkten Spielraum für das einzelne Land. Italien macht davon Gebrauch: Die Mindestbeträge, die zulässigen Kostenarten und die geforderten Nachweise weichen teilweise davon ab, was Deutschland, Frankreich oder Belgien handhaben. Wer die Regeln eines Landes gewöhnt ist, kann in Italien daher überrascht werden.
Der wichtigste Unterschied liegt nicht im Recht auf Rückerstattung selbst – das ist in der Richtlinie festgelegt – sondern in der Ausgestaltung. Jedes Rückerstattungsland veröffentlicht eine eigene Liste mit dem, was es akzeptiert und was nicht, und Italien enthält darin eine Reihe spezifischer Einschränkungen, die nicht in jedem anderen Land vorkommen.
Was die Richtlinie tatsächlich gemeinsam regelt
Das Antragsverfahren selbst ist in der gesamten EU gleich: Sie reichen über das Portal der Finanzbehörde ein, die den Antrag an das Rückerstattungsland weiterleitet, und dieses Land entscheidet und zahlt aus. Die Frist von vier Monaten, in der das Rückerstattungsland antworten muss, gilt ebenfalls überall, ebenso wie der letzte Einreichungstermin am 1. Oktober des folgenden Jahres. Dies sind die festen Bestandteile des Systems, unabhängig davon, welches Land das Rückerstattungsland ist.
Was die Richtlinie nicht festlegt, ist beispielsweise, ob ein Land die Umsatzsteuer auf Repräsentationskosten, Treibstoff für Personenkraftwagen oder geschäftliche Mahlzeiten vollständig, teilweise oder gar nicht zurückerstattet. Diese Entscheidung liegt beim Rückerstattungsland, und genau hier entstehen die Unterschiede.
Worin Italien von anderen Rückerstattungsländern abweicht
Italien verfolgt bei einer Reihe der zehn EU-Kostenarten eine strengere Linie als beispielsweise Deutschland. Repräsentations- und Unterhaltungskosten werden in der italienischen Anforderungsliste anders behandelt als reguläre Mahlzeitskosten, und nicht jeder zugrundeliegende Beleg kommt für eine vollständige Rückerstattung in Frage. Auch die Anforderungen an die Rechnung selbst sind präziser definiert: Während einige Länder sich mit einem klaren Kassenbon zufriedengeben, verlangt Italien bei höheren Beträgen eine Rechnung, die bestimmte Angaben erfüllt, einschließlich der italienischen Umsatzsteuer-Identnummer des Lieferanten.
Darüber hinaus unterscheidet sich der Schwellwert, ab dem ein Antrag eingereicht werden kann, sowie der Zeitraum, über den Sie bundeln dürfen. Ein Antrag, der in einem Rückerstattungsland als Quartalsantrag problemlos funktioniert, kann in Italien auf eine andere Untergrenze stoßen. Dies ist keine Frage der Steuerplanung, sondern eine Frage der genauen Einhaltung dessen, was die italienische Anforderungsliste vorschreibt, und diese Liste wird von der Finanzbehörde veröffentlicht und von Zeit zu Zeit aktualisiert.
Auch bei Sprache und Erläuterung stellt Italien eigene Anforderungen: Während ein anderes Land eine englische Beschreibung der Kostenart akzeptiert, verlangt Italien manchmal eine weitere Begründung, die der eigenen Klassifizierung entspricht. Für einen Unternehmer, der in mehreren Ländern gleichzeitig Umsatzsteuer zurückfordert, bedeutet dies, dass derselbe Belegtyp – beispielsweise eine Hotelrechnung – in einem Land ohne Diskussion akzeptiert wird und in einem anderen Land eine Ergänzung erfordert.
Was dies für Ihren Antrag bedeutet
Die praktische Konsequenz ist, dass ein Antrag nicht einmal erstellt und dann einfach an jedes Land weitergeleitet wird. Jede Kostenposition wird zunächst überprüft, was das spezifische Rückerstattungsland zulässt, und erst dann zu einem Antrag für dieses Land gebündelt. Für einen Unternehmer, der nur gelegentlich in Italien tätig ist, ist dies überschaubar; für jemanden, der regelmäßig in mehreren EU-Ländern reist, summiert sich der Unterschied pro Land zu einem beträchtlichen Recherchework pro Quartal.
Das ist auch gleich der Grund, warum viele kleine Unternehmer das bleiben lassen: Es geht nicht darum, dass das Rückerstattungsrecht fehlt, sondern darum, dass es von Land zu Land unterschiedlich geregelt werden muss. in ein paar Fragen sehen, was Sie dieses Jahr liegen lassen gibt dort einen ersten Hinweis, ohne dass Sie sich gleich in die Einzelheiten jedes Landes vertiefen müssen.
Auf die Seite, auf der jedes Land pro Situation aufgeschlüsselt ist ist pro Erstattungsland aufgeführt, welche Kostenarten akzeptiert werden und an welche Voraussetzungen die Belege erfüllen müssen, einschließlich des Datums, an dem diese Informationen zuletzt bei der Quelle überprüft wurden. Wer wissen möchte, woher diese Daten genau stammen, findet das auf die Seite, die erklärt, wie die Daten zustande kommen.
Im Zweifelsfall über eine bestimmte Situation — etwa ob ein bestimmter Kostenposten in Italien angerechnet wird oder nicht — ist es ratsam, dies einem Mehrwertsteuer-Spezialisten vorzulegen; die Plattform führt Anträge aus und erschließt die Regeln, gibt aber keine Steuerberatung zu Einzelfällen.
Möchten Sie wissen, wie sich das für Ihr eigenes Unternehmen auswirkt, ohne dass Sie alle landesspezifischen Regeln selbst durchgehen müssen? Machen Sie den kostenlosen Quick-Scan oder lesen Sie die anderen Themen in der Wissensdatenbank — die häufigsten Fragen sind übersichtlich zusammengefasst.