A Diretiva 2008/9 obriga cada país da UE a reembolsar IVA estrangeiro aos sujeitos passivos de outro Estado-membro, mas a diretiva deixa espaço para que o próprio país decida em vários pontos. Itália aproveita isso: os montantes mínimos, os tipos de despesas permitidas e os comprovativos pedidos diferem em alguns aspetos do que a Alemanha, França ou Bélgica aplicam. Quem está habituado às regras de um país pode ficar surpreendido com as de Itália.
A diferença mais importante não está no próprio direito de reembolso — que está consagrado na diretiva — mas na sua aplicação. Cada país de reembolso publica a sua própria lista do que aceita e o que não aceita, e Itália inclui nela várias limitações específicas que não aparecem em todos os outros países.
O que a diretiva regula em comum
O próprio procedimento de pedido é o mesmo em toda a UE: apresenta-se através do portal da Administração Fiscal, que encaminha o pedido ao país de reembolso, e esse país decide e paga. O prazo de quatro meses em que o país de reembolso deve responder também é válido em todas as partes, tal como a data limite de apresentação de 1 de outubro do ano seguinte. Estas são as partes fixas do sistema, independentemente de qual seja o país de reembolso.
O que a diretiva não especifica é se um país reembolsa integral, parcial ou não reembolsa o IVA sobre despesas de representação, combustível para automóveis pessoais ou refeições de negócios. Essa escolha cabe ao país de reembolso, e é precisamente aí que surgem as diferenças.
Em que Itália diverge de outros países de reembolso
Itália adota uma linha mais rigorosa do que, por exemplo, a Alemanha em vários dos dez tipos de despesas da UE. Os custos de representação e entretenimento são tratados de forma diferente na lista de requisitos italiano do que os custos de refeições regulares, e nem todo comprovante subjacente é elegível para reembolso total. Os requisitos para a própria fatura também são mais precisos: enquanto alguns países aceitam um recibo claro, Itália exige que, para montantes superiores, haja uma fatura que cumpra dados específicos, incluindo o número de IVA italiano do fornecedor.
Além disso, o montante limiar acima do qual um pedido pode ser apresentado difere, assim como o período em que pode agrupar. Um pedido que funciona bem como pedido trimestral num país de reembolso pode estar sujeito a um limite diferente em Itália. Não se trata de planeamento fiscal, mas de seguir exatamente o que a lista de requisitos italiano prescreve, lista essa que é publicada pela Administração Fiscal e atualizada de tempos em tempos.
Quanto ao idioma e esclarecimentos, Itália também tem exigências próprias: enquanto outro país aceita uma descrição em inglês da despesa, Itália por vezes pede uma fundamentação adicional que se alinhe com a sua própria classificação. Para um sujeito passivo que simultaneamente reclama IVA em vários países, isto significa que o mesmo tipo de comprovante — por exemplo, uma fatura de hotel — é aceito sem questões num país e noutro requer um complemento.
O que isto significa para o seu pedido
A consequência prática é que um pedido não é elaborado uma única vez e depois simplesmente enviado para cada país. Cada linha de despesa é primeiro testada contra o que o país de reembolso específico permite, e só depois é agrupada num pedido para esse país. Para um sujeito passivo que ocasionalmente faz negócios em Itália, isto é gerível; para quem viaja regularmente em vários países da UE, a diferença por país acumula-se até representar um trabalho considerável por trimestre.
Aí está também o motivo pelo qual muitos pequenos empresários deixam isso de lado: não é que o direito à restituição falte, é que tem de ser organizado de forma diferente em cada país. em algumas perguntas ver o que deixa de lado este ano fornece uma primeira indicação disso, sem que tenha de se aprofundar imediatamente nos detalhes de cada país.
Em a página onde cada país foi analisado por situação está indicado por país de reembolso quais as categorias de despesas são aceites e a que condições os documentos de prova devem cumprir, incluindo a data em que essa informação foi verificada pela última vez na fonte. Quem quiser saber de onde viêm exatamente esses dados, encontra-o em a página que explica como os dados foram gerados.
Em caso de dúvida sobre uma situação específica — por exemplo, se uma determinada despesa conta ou não em Itália — é aconselhável apresentá-la a um especialista em IVA; a plataforma executa pedidos e divulga as regras, mas não fornece aconselhamento fiscal sobre casos individuais.
Quer saber como isto se reflete no seu próprio negócio, sem ter de analisar todas as regras específicas de cada país? Faça a análise rápida gratuita ou leia os outros tópicos na base de conhecimento — as perguntas mais frequentes estão organizadas de forma clara.