La Direttiva 2008/9 obbliga ogni stato membro dell'UE a rimborsare l'IVA estera agli operatori economici di un altro stato membro, ma la direttiva lascia spazio a ciascun paese su una serie di punti. L'Italia ne fa uso: gli importi minimi, le categorie di spese consentite e i documenti richiesti si discostano in parte da quelli applicati dalla Germania, dalla Francia o dal Belgio. Chi è abituato alle regole di un paese può quindi trovare sorprese in Italia.
La differenza principale non risiede nel diritto al rimborso stesso — che è fisso nella direttiva — ma nella sua attuazione. Ogni paese di rimborso pubblica un proprio elenco di ciò che accetta e ciò che non accetta, e l'Italia include una serie di limitazioni specifiche che non si riscontrano in ogni altro paese.
Cosa la direttiva regola effettivamente in comune
La procedura di richiesta stessa è la stessa in tutta l'UE: presentate una richiesta tramite il portale dell'Agenzia delle Entrate, che la invia al paese di rimborso, e quel paese decide e paga. Il termine di quattro mesi entro il quale il paese di rimborso deve rispondere si applica ovunque, così come la data limite di presentazione del 1° ottobre dell'anno successivo. Questi sono gli elementi fissi del sistema, indipendentemente da quale sia il paese di rimborso.
Ciò che la direttiva non stabilisce è se un paese, ad esempio, rimborsa completamente, parzialmente o per nulla l'IVA su costi di rappresentanza, carburante per autovetture o pasti di lavoro. Questa scelta spetta al paese di rimborso, ed è proprio da qui che nascono le differenze.
Come l'Italia si differenzia da altri paesi di rimborso
L'Italia applica una linea più ristretta rispetto, ad esempio, alla Germania su un certo numero delle dieci categorie di spese dell'UE. I costi di rappresentanza e intrattenimento sono trattati diversamente dall'elenco italiano dei requisiti rispetto ai costi ordinari dei pasti, e non ogni ricevuta sottostante è idonea per il rimborso completo. Anche i requisiti per la fattura stessa sono fissati più precisamente: mentre alcuni paesi si accontentano di una ricevuta di cassa chiara, l'Italia richiede per importi più elevati una fattura che soddisfi dati specifici, incluso il numero di partita IVA italiano del fornitore.
Inoltre, differisce l'importo minimo al di sopra del quale può essere presentata una richiesta, nonché il periodo su cui è possibile aggregare le spese. Una richiesta che in un paese di rimborso funziona perfettamente come domanda trimestrale, può in Italia scontrarsi con una soglia diversa. Non si tratta di pianificazione fiscale ma di seguire esattamente ciò che l'elenco italiano dei requisiti prescrive, e tale elenco è pubblicato dall'Agenzia delle Entrate e aggiornato di tanto in tanto.
Anche per quanto riguarda la lingua e la spiegazione, l'Italia pone propri requisiti: dove un altro paese accetta una descrizione in inglese della categoria di spesa, l'Italia a volte chiede una giustificazione supplementare che sia coerente con la propria classificazione. Per un operatore economico che chiede il rimborso dell'IVA in più paesi contemporaneamente, questo significa che lo stesso tipo di ricevuta — ad esempio una fattura alberghiera — viene accettato senza discussioni in un paese e richiede un supplemento in un altro.
Cosa significa questo per la vostra richiesta
La conseguenza pratica è che una richiesta non viene redatta una volta sola e poi semplicemente inviata a ogni paese. Ogni voce di spesa viene prima verificata rispetto a ciò che il paese di rimborso specifico consente, e solo allora aggregata in una richiesta per quel paese. Per un operatore economico che occasionalmente svolge attività in Italia, questo è gestibile; per chi si sposta abitualmente in più paesi dell'UE, la differenza per paese si accumula fino a diventare un bel po' di lavoro da svolgere ogni trimestre.
Ecco anche il motivo per cui molti piccoli imprenditori non lo fanno: non è che il diritto alla detrazione sia assente, è che deve essere gestito diversamente da paese a paese. in poche domande scoprire quanto lasciate inutilizzato quest'anno fornisce una prima indicazione al riguardo, senza che dobbiate immediatamente addentrarvi nei dettagli di ogni paese.
Su la pagina dove ogni paese è stato analizzato in base alla situazione è indicato per ogni paese estero quali tipi di costi sono accettati e a quali condizioni la documentazione deve conformarsi, compresa la data dell'ultimo controllo presso la fonte. Chi desidera sapere da dove provengono esattamente questi dati, li troverà su la pagina che spiega come i dati sono stati elaborati.
In caso di dubbi su una situazione specifica — ad esempio se una determinata voce di costo in Italia sia o meno conteggiata — è consigliabile sottoporla a uno specialista di IVA; la piattaforma esegue le richieste e fornisce accesso alle norme, ma non fornisce consulenza fiscale su casi individuali.
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