Dyrektywa 2008/9 zobowiązuje każde państwo członkowskie UE do zwrotu zagranicznego VAT przedsiębiorcom z innego państwa członkowskiego, ale dyrektywa pozostawia krajom swobodę w kilku kwestiach. Włochy z tej swobody korzystają: kwoty minimalne, dopuszczone kategorie kosztów i żądane dokumenty potwierdzające różnią się w niektórych aspektach od tych stosowanych w Niemczech, Francji czy Belgii. Kto przyzwyczaił się do zasad jednego kraju, może być zaskoczony regulacjami we Włoszech.
Najważniejsza różnica nie dotyczy samego prawa do zwrotu — jest ono ustalone w dyrektywie — ale jego zastosowania. Każdy kraj zwrotu publikuje własną listę tego, co akceptuje i co nie, a Włochy zawierają na tej liście szereg szczególnych ograniczeń, które nie pojawiają się w każdym innym kraju.
Co dyrektywa reguluje wspólnie
Sama procedura wniosku jest taka sama w całej UE: składacie wniosek za pośrednictwem portalu Urzędu Skarbowego, który przekazuje go krajowi zwrotu, a ten kraj podejmuje decyzję i dokonuje wypłaty. Czteromiesięczny termin, w którym kraj zwrotu musi udzielić odpowiedzi, obowiązuje wszędzie, podobnie jak ostateczny termin złożenia wniosku — 1 października roku następnego. To są stałe elementy systemu, niezależnie od tego, który kraj jest krajem zwrotu.
Dyrektywa nie reguluje natomiast tego, czy dany kraj zwraca VAT na przykład na koszty reprezentacji, paliwo do samochodów osobowych czy posiłki służbowe w całości, w części czy wcale. Ten wybór należy do kraju zwrotu, i to właśnie tutaj powstają różnice.
W jakich aspektach Włochy odbiegają od innych krajów zwrotu
Włochy stosują bardziej rygorystyczne podejście niż na przykład Niemcy w przypadku kilku z dziesięciu kategorii kosztów UE. Koszty reprezentacji i rozrywki są traktowane na włoskiej Liście wymogów inaczej niż zwykłe posiłki biznesowe, a nie każdy rachunek źródłowy kwalifikuje się do pełnego zwrotu. Wymogi dotyczące samej faktury są również bardziej precyzyjne: podczas gdy niektóre kraje zadowalają się wyraźnym paragonem, Włochy wymagają faktury spełniającej określone dane, w tym włoski numer VAT dostawcy, gdy chodzi o wyższe kwoty.
Ponadto różni się próg minimalny, powyżej którego można złożyć wniosek, oraz okres, za który można łączyć koszty. Wniosek, który w jednym kraju zwrotu sprawdza się doskonale jako żądanie kwartalne, może w Italii napotkać inny limit dolny. To nie jest kwestia planowania podatkowego, ale precyzyjnego postępowania zgodnie z wymogami zawartymi na włoskiej Liście wymogów, którą publikuje Urząd Skarbowy i okresowo aktualizuje.
Włochy stawiają również własne wymogi jeśli chodzi o język i wyjaśnienia: tam gdzie inny kraj akceptuje opis anglojęzyczny pozycji kosztów, Włochy czasami żądają dodatkowego uzasadnienia zgodnego z ich własną klasyfikacją. Dla przedsiębiorcy, który jednocześnie zwraca VAT w kilku krajach, oznacza to, że ten sam typ rachunku — na przykład faktura hotelowa — jest akceptowany bez sprzeciwu w jednym kraju, a w innym wymaga uzupełnienia.
Co to oznacza dla Państwa wniosku
Praktyczną konsekwencją jest to, że wniosek nie jest sporządzany jeden raz, a następnie po prostu przesyłany każdemu krajowi. Każda pozycja kosztowa jest najpierw weryfikowana pod kątem tego, co dopuszcza konkretny kraj zwrotu, i dopiero wtedy łączona w wniosek dla tego kraju. Dla przedsiębiorcy, który od czasu do czasu prowadzi działalność we Włoszech, jest to jasne; dla kogoś, kto regularnie podróżuje po kilka krajach UE, różnica w poszczególnych krajach kumuluje się w solidną ilość pracy badawczej co kwartał.
Problem tkwi w tym, że wielu małych przedsiębiorców to pomija: nie chodzi o to, że brakuje prawa do zwrotu, lecz o to, że musi być ono realizowane inaczej w każdym kraju. w kilku pytaniach zobaczyć, ile tego roku traci Pan/Pani daje tu pierwsze orientacyjne wskazanie, bez konieczności natychmiastowego zagłębiania się w szczegóły każdego kraju.
Na strona, na której każdy kraj został przeanalizowany w zależności od sytuacji dla każdego kraju, z którego można zwracać podatek, wyszczególnione są kategorie wydatków, które są akceptowane, oraz warunki, które muszą spełniać dokumenty potwierdzające, łącznie z datą ostatniej weryfikacji informacji u źródła. Kto chce wiedzieć, skąd pochodzą dokładnie te dane, znajdzie to na strona wyjaśniająca, jak powstają dane.
W przypadku wątpliwości dotyczących konkretnej sytuacji — na przykład czy określona pozycja kosztów w Италии jest uczytywana — wskazane jest skonsultowanie się ze specjalistą od podatku VAT; platforma wykonuje wnioski i udostępnia przepisy, ale nie udziela porad podatkowych dotyczących poszczególnych przypadków.
Chce Pan/Pani wiedzieć, jak to wygląda dla swojej własnej firmy, bez konieczności samodzielnego zapoznawania się ze wszystkimi przepisami dotyczącymi poszczególnych krajów? Wykonaj bezpłatną szybką ocenę lub przeczytaj inne tematy w bazie wiedzy — najczęściej zadawane pytania zebrane w przejrzysty sposób.