La Directiva 2008/9 obliga a cada país de la UE a devolver el IVA extranjero a los empresarios de otro Estado miembro, pero la directiva deja margen a cada país en varios aspectos. Italia hace uso de ello: los importes mínimos, las categorías de gastos permitidas y los documentos solicitados se desvían en partes de lo que Alemania, Francia o Bélgica aplican. Quien está acostumbrado a las normas de un país, puede llevarse una sorpresa en Italia.
La diferencia más importante no está en el derecho a devolución en sí —eso está establecido en la directiva— sino en su ejecución. Cada país de devolución publica su propia lista de lo que acepta y lo que no, e Italia incluye una serie de limitaciones específicas que no aparecen en todos los demás países.
Lo que la directiva sí regula de forma común
El procedimiento de solicitud en sí es el mismo en toda la UE: presenta su solicitud a través del portal de la Administración Tributaria, que la remite al país de devolución, y ese país decide y paga. El plazo de cuatro meses dentro del cual el país de devolución debe responder también se aplica en todas partes, al igual que la fecha tope de presentación del 1 de octubre del año siguiente. Estos son los componentes fijos del sistema, sin importar cuál sea el país de devolución.
Lo que la directiva no establece es si un país, por ejemplo, devuelve completamente, parcialmente o nada en absoluto el IVA sobre gastos de representación, combustible para vehículos particulares o comidas de negocios. Esa opción corresponde al país de devolución, y ahí es exactamente donde surgen las diferencias.
En qué se desvía Italia de otros países de devolución
Italia aplica una línea más estricta que, por ejemplo, Alemania, en varias de las diez categorías de gastos de la UE. Los gastos de representación y entretenimiento se tratan de manera diferente en la lista de Requisitos italiana que los gastos de comidas regulares, y no todos los recibos subyacentes califican para devolución completa. Además, los requisitos para la propia factura están más claramente definidos: mientras que algunos países se conforman con un recibo de caja claro, Italia requiere, para montos más altos, una factura que cumpla con datos específicos, incluido el número de IVA italiano del proveedor.
Además, el importe mínimo por encima del cual se puede presentar una solicitud y el período durante el cual puede agrupar son diferentes. Una solicitud que en un país de devolución funciona perfectamente como una solicitud trimestral, puede enfrentarse a un límite inferior diferente en Italia. No es cuestión de planificación fiscal, sino de seguir exactamente lo que prescribe la lista de Requisitos italiana, y esa lista es publicada por la Administración Tributaria y se actualiza de vez en cuando.
En cuanto a idioma y aclaración, Italia también establece sus propios requisitos: donde otro país acepta una descripción en inglés de la partida de gasto, Italia a veces solicita una justificación adicional que se ajuste a su propia clasificación. Para un empresario que solicita devolución de IVA en varios países simultáneamente, esto significa que el mismo tipo de recibo —por ejemplo, una factura de hotel— se acepta sin discusión en un país y solicita una adición en otro.
Qué significa esto para su solicitud
La consecuencia práctica es que una solicitud no se redacta una sola vez y luego simplemente se envía a cada país. Cada partida de gasto se verifica primero con lo que permite el país de devolución específico, y solo entonces se agrupa en una solicitud para ese país. Para un empresario que solo ocasionalmente hace negocios en Italia, esto es manejable; para quien viaja regularmente en varios países de la UE, la diferencia por país se acumula en un trabajo considerable de análisis por trimestre.
Ahí está también la razón inmediata por la que muchos pequeños empresarios lo dejan pasar: no es que falte el derecho a la devolución, es que debe organizarse de manera diferente en cada país. en un par de preguntas ver qué deja sin reclamar este año proporciona una primera indicación al respecto, sin que tenga que meterse inmediatamente en los detalles de cada país.
En la página donde se ha analizado cada país según la situación se indica por país de devolución qué categorías de gastos se aceptan y a qué requisitos deben cumplir los justificantes, incluida la fecha en la que esa información se comprobó por última vez en la fuente. Quien quiera saber de dónde proceden exactamente esos datos, los encontrará en la página que explica cómo se generan los datos.
En caso de duda sobre una situación específica —por ejemplo, si un gasto determinado cuenta o no en Italia—, es recomendable consultar con un especialista en impuesto sobre el valor añadido; la plataforma ejecuta solicitudes y pone a disposición las normas, pero no ofrece asesoramiento fiscal sobre casos individuales.
¿Quiere saber cómo le afecta esto a su propio negocio, sin tener que revisar usted mismo todas las normas específicas de cada país? Realice el análisis rápido gratuito o lea otros temas en la base de conocimientos — las preguntas más frecuentes están agrupadas de manera clara.