Wie lange dauert die Rückforderung der Mehrwertsteuer aus Frankreich?
Die französische Steuerbehörde hat nach Richtlinie 2008/9 grundsätzlich vier Monate Zeit, um einen Antrag zu beurteilen, gerechnet ab dem Zeitpunkt, in dem der vollständige Antrag bei ihr eingeht. Bei einer Genehmigung erfolgt die Auszahlung in der Regel bald danach. In der Praxis liegt die durchschnittliche Bearbeitungsdauer jedoch oft zwischen vier und acht Monaten oder sogar länger — nicht weil Frankreich langsamer ist als andere Länder, sondern weil fast immer ein Moment kommt, in dem zusätzliche Informationen angefordert werden.
Diese vier Monate sind also ein gesetzlicher Ausgangspunkt, keine Garantie. Sobald die Behörde des Rückerstattungslandes Fragen zu einem Antrag stellt, läuft die Uhr neu: es kommt eine neue Frist hinzu, und diese kann noch einmal verlängert werden, wenn die Antwort wieder Fragen aufwirft. Für wen, der einmal im Jahr einreicht, kann das bedeuten, dass das Geld erst weit nach dem Sommer auf dem Konto landet, obwohl der Antrag bereits im Winter eingereicht wurde.
Was innerhalb dieser vier Monate geschieht
Nach der Einreichung bestätigt das Rückerstattungsland zunächst den Empfang. Danach wird geprüft, ob der Antrag vollständig ist: stimmt die Kostenart mit dem überein, was auf der Rechnung steht, ist der Betrag belegt, fällt die Ausgabe unter das, was Frankreich für ausländische Unternehmer zulässt. Bei einem Antrag ohne Besonderheiten läuft dieser Prozess bis zu einer Entscheidung — Gewährung, teilweise Gewährung oder Ablehnung — und diese Entscheidung fällt in den meisten Fällen innerhalb der gesetzlichen Frist.
Im Falle von Zweifeln an einem Posten, einer unklar formulierten Beschreibung auf einem Beleg oder einer Kostenart, die nicht offensichtlich der Art des Unternehmens entspricht, stellt die französische Steuerbehörde eine Zusatzfrage. Ab diesem Zeitpunkt läuft die Frist erneut ab der Antwort, nicht von der ursprünglichen Einreichung an. Das ist der wichtigste Grund, warum die Bearbeitungsdauern in der Praxis unterschiedlich ausfallen: zwei Anträge, die im selben Monat eingereicht wurden, können Monate auseinanderliegend bearbeitet werden.
Wo die Bearbeitungsdauer in der Praxis ins Stocken gerät
Die meiste Verzögerung entsteht nicht bei Frankreich selbst, sondern bei dem, was vor der Einreichung passiert ist.
Eine häufige Ursache ist eine Kostenart, die nicht mit dem übereinstimmt, was auf dem Beleg angegeben ist. Ein gemischter Restaurantbeleg mit einem Teil Bewirtung und einem Teil Mahlzeiten unterwegs provoziert schneller eine Frage als ein Beleg, der eindeutig in eine Kategorie fällt. Eine zweite Ursache ist der Einreichungszeitpunkt: wer bis kurz vor die jährliche Verfallsfrist wartet und dann alle Belege eines ganzen Jahres auf einmal einreicht, läuft Gefahr, dass Fragen der Steuerbehörde erst spät im Verfahren auftauchen, mit weniger Platz um noch zu reagieren. Eine dritte Ursache ist unvollständige Dokumentation: ein Beleg ohne klares Umsatzsteuerbetrag oder eine Rechnung auf den Namen der falschen Entität führt so gut wie immer zu einer Zusatzfrage.
Wer vierteljährlich einreicht statt nur einmal im Jahr, gibt dem Rückerstattungsland kleinere, übersichtlichere Anträge zu beurteilen. Das verkürzt zwar nicht die gesetzliche Frist, verringert aber die Möglichkeit, dass ein unklarer Posten einen ganzen Jahresantrag verzögert.
Was Sie selbst beeinflussen können
Die Frist selbst ist in der Richtlinie festgelegt und lässt sich nicht beschleunigen. Was aber Einfluss auf die Bearbeitungsdauer hat, ist die Qualität des Antrags zum Zeitpunkt der Einreichung: eine klare Zuordnung zwischen Beleg und Kostenart, eine vollständige Dokumentation pro Posten und Einreichung, sobald ausreichend Belege vorhanden sind, statt erst am Ende des Jahres. Unter der Erläuterung pro Situation sehen Sie, wie dieser Prozess pro Kostenart abläuft und welche Dokumentation dabei erforderlich ist.
Ob eine Rückerstattung für Ihr Unternehmen wesentlich genug ist, um diesen Prozess lohnenswert zu machen, hängt davon ab, wie viel im Ausland ausgegeben wird. Das lässt sich in ein paar Fragen sehen mit dem Kalkulator, der direkt einen Anhaltspunkt bietet. Wie die Antragstellung anschließend abläuft und woher die Daten stammen, wird erläutert auf der Seite, die den gesamten Prozess beschreibt.
Haben Sie Fragen zu einem laufenden Antrag oder zu realistischen Erwartungen für Ihre Situation, schauen Sie unter den Antworten auf die häufigsten Fragen nach. Um eine Schätzung zu erhalten, was konkret für Ihr Unternehmen verloren geht, ist die kostenlose Schnellanalyse der schnellste Einstiegspunkt.
Ein konkreter Betrag ist erst sicher, sobald Frankreich den Antrag tatsächlich gewährt — alles davor ist ein Anhaltspunkt, basierend auf dem, was eingereicht wurde.