Welche Unterlagen benötigen Sie zur Rückforderung von italienischer Umsatzsteuer?
Für einen Rückforderungsantrag an Italien benötigen Sie im Wesentlichen drei Arten von Unterlagen: die Originalrechnungen des italienischen Lieferanten, einen Nachweis, dass die Ausgabe geschäftlich bedingt ist, sowie die Unternehmensdaten und die Vollmacht, mit der der Antrag im Namen Ihres Unternehmens eingereicht wird. Die Rechnung ist dabei das wichtigste Dokument, und das gilt für jeden Betrag — ein Tankbeleg über zwanzig Euro zählt genauso wie eine Hotelrechnung über dreihundert Euro.
Viele Unternehmer denken, dass kleine Beträge nicht aufbewahrt zu werden brauchen, oder dass ein einfacher Kassenbon ausreicht. Das ist ein Missverständnis, das weiter unten in diesem Artikel erläutert wird, denn es wirkt sich direkt auf die Wahrscheinlichkeit aus, dass ein Antrag später abgelehnt wird.
Der Kern: die Originalrechnung
Eine Rechnung, die zur Rückforderung berechtigt, zeigt in jedem Fall den Namen und die Adresse des italienischen Lieferanten, die italienische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (partita IVA), ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer, eine Beschreibung der erbrachten Dienstleistung oder des Produkts, den Nettobetrag, den angewendeten Umsatzsteuersatz und den Umsatzbetrag selbst. Fehlt eine dieser Angaben, kann Italien den Antrag an diesem Punkt ablehnen, unabhängig davon, wie überzeugend der Rest des Antrags ist.
Genau deshalb reicht ein Kassenbon einer Tankstelle oder einer Mautstraße oft nicht aus: dieser zeigt normalerweise nicht den Namen des Käufers und manchmal keinen separaten Umsatzbetrag. Bei dieser Art von Ausgaben lohnt es sich, eine vollständige Rechnung zu beantragen oder zu überprüfen, ob der Lieferant diese später ausstellen kann.
Warum der Betrag keine Rolle spielt
Die europäische Rückforderungsregelung kennt eine Schwelle, über der ein Rückforderungsland eine gescannte Kopie der Rechnung als Anlage zum digitalen Antrag verpflichtend macht. Unterhalb dieser Schwelle muss diese Kopie oft nicht standardmäßig eingereicht werden. Das bedeutet jedoch nicht, dass die Rechnung selbst überflüssig wird: Italien kann bei der Bearbeitung immer noch das Original oder eine Kopie anfordern, für jeden Betrag im Antrag. Wer zu diesem Zeitpunkt nichts vorlegen kann, läuft Gefahr, dass genau dieser Posten gestrichen wird.
Die genaue Schwelle und die Art und Weise, wie Italien danach fragt, finden Sie in den Anforderungen, die die Steuerbehörde pro Rückforderungsland veröffentlicht. Da solche Details unterschiedlich sein können und sich ändern können, ist es ratsam, den aktuellen Stand nachzuschlagen, anstatt sich auf einen festen Betrag zu verlassen. die Erläuterung pro Situation übersichtlich zeigt, wie das pro Land aufgebaut ist.
Nachweise und Vollmacht: was sonst noch erforderlich ist
Neben den Rechnungen selbst verlangt der Rückforderungsantrag Angaben zu Ihrem Unternehmen: Handelskammernummer, niederländische Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, IBAN für die Auszahlung und eine kurze Beschreibung der geschäftlichen Tätigkeit, für die die Kosten anfallen. Wenn ein Dritter den Antrag in Ihrem Namen einreicht, muss diesem eine Vollmacht beigefügt sein, die dieses Recht regelt. Ohne diese Vollmacht kann ein Antrag nicht im Namen des Unternehmens eingereicht werden, auch wenn alle Rechnungen in Ordnung sind.
Es ist ratsam, diese Unterlagen nicht erst zum Zeitpunkt der Einreichung zu sammeln, sondern sie während des Jahres zu archivieren. Eine Rechnung, die drei Vierteljahre später bei einem italienischen Hotel oder einer Tankstelle angefordert wird, ist nicht immer noch zu finden.
Was ist, wenn ein Bon keine echte Rechnung ist
In der Praxis kommt es häufig vor, dass ein Mitarbeiter einen Kassenbon mitbringt, anstatt eine Rechnung zu verlangen, zum Beispiel an einem Messestand, einer Parkgarage oder bei einer schnellen Mahlzeit unterwegs. Solche Bonns sind nicht automatisch wertlos, aber sie erfüllen normalerweise nicht die Anforderungen, die Italien an einen Rückforderungsantrag stellt. Wenn möglich, ist es sinnvoll, vor Ort eine Rechnung auf den Namen des Unternehmens mit der italienischen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Verkäufers anzufordern.
Ob eine bestimmte Ausgabe berechtigt ist und welches Dokument dafür genau erforderlich ist, hängt von der Kostenart und der Situation ab. die häufigsten Fragen zum Einreichen von Belegen geht näher auf Zweifelsfälle ein, wie beispielsweise gemischte geschäftliche und private Nutzung sowie Rechnungen auf den Namen eines Arbeitnehmers statt des Unternehmens.
Vorher eine Schätzung, nachher die Dokumente
Bevor Sie Zeit für das Sammeln von Rechnungen aufwenden, ist es oft hilfreich, zunächst zu wissen, ob sich der Aufwand lohnt. in wenigen Fragen eine Schätzung erhalten zeigt ein erstes Bild des Betrags, der möglicherweise in Frage kommt, basierend darauf, wie häufig und wo geschäftlich gereist wird. Wie die Daten anschließend verarbeitet und anhand dessen überprüft werden, was Italien zulässt, wird erläutert auf die Seite, die zeigt, wie die Informationen zustande kommen.
Wer unsicher ist, ob eine bestimmte Rechnung ausreichend ist, muss das nicht selbst herausfinden. Die kostenlose Wissensdatenbank auf vatea.eu beschreibt für jede Kostenart, was üblich ist, und die Schnellprüfung zeigt unverbindlich, wie Sie für Italien ungefähr stehen.