Que documentos precisa para reclamar IVA de Itália?
Para um pedido de reembolso à Itália, precisa fundamentalmente de três tipos de documentos: as faturas originais do fornecedor italiano, comprovação de que a despesa é comercial, e os dados da empresa mais a procuração com a qual o pedido é apresentado em nome da sua empresa. A fatura é o documento mais importante, e isso aplica-se a qualquer valor — um recibo de combustível de vinte euros conta tanto quanto uma fatura de hotel de trezentos euros.
Muitos empresários pensam que valores pequenos não valem a pena guardar, ou que um simples recibo é suficiente. Isto é um equívoco que é explicado mais adiante neste artigo, pois afeta diretamente a probabilidade de um pedido ser rejeitado mais tarde.
A essência: a fatura original
Uma fatura elegível para reembolso mostra em todo o caso o nome e o endereço do fornecedor italiano, o número de identificação fiscal italiano (a partita IVA), uma data e número de fatura, uma descrição do serviço ou produto fornecido, o montante líquido, a taxa de IVA aplicada e o montante do IVA em si. Se faltar algum desses dados, a Itália pode rejeitar o pedido nesse ponto, independentemente de como o resto do pedido seja convincente.
É exatamente por isso que um recibo de um posto de gasolina ou de uma portagem muitas vezes não é suficiente: normalmente não mostra o nome do comprador e às vezes não mostra um montante de IVA separado. Para este tipo de despesas, vale a pena pedir uma fatura completa ou verificar se o fornecedor pode emitir uma posteriormente.
Por que o valor não importa
A regulamentação europeia de reembolso estabelece um limite acima do qual um país de reembolso exige uma cópia digitalizada da fatura como anexo do pedido digital. Abaixo desse limite, essa cópia muitas vezes não precisa ser enviada automaticamente. No entanto, isso não significa que a fatura em si se torne desnecessária: a Itália pode, durante a avaliação, ainda pedir o original ou uma cópia, para qualquer montante do pedido. Quem não puder apresentar nada nesse momento corre o risco de esse item específico ser removido.
O limite exato e a forma como a Itália o solicita constam dos requisitos que a Autoridade Tributária publica por país de reembolso. Como este tipo de detalhe pode variar e mudar, é aconselhável consultar o estado atual em vez de confiar num valor fixo. a explicação por situação de forma organizada. mostra como está estruturado por país.
Comprovação e procuração: o que mais é necessário
Além das próprias faturas, o pedido de reembolso exige dados sobre a sua empresa: número de inscrição no registo comercial, número de identificação fiscal holandês, IBAN para reembolso, e uma breve descrição da atividade comercial para a qual as despesas foram efetuadas. Quando um terceiro apresenta o pedido em seu nome, isso deve ser acompanhado por uma procuração que estabeleça esse direito. Sem essa procuração, um pedido não pode ser apresentado em nome da empresa, mesmo que todas as faturas estejam em ordem.
É prudente não recolher esses documentos apenas no momento da apresentação, mas mantê-los durante o ano. Uma fatura que é solicitada três trimestres depois a um hotel ou bomba de gasolina italiana nem sempre pode ser recuperada.
E se um recibo não for uma fatura real
Na prática, é frequente um colaborador trazer um recibo em vez de uma fatura, por exemplo numa feira, num parque de estacionamento ou numa refeição rápida na estrada. Esses recibos não são automaticamente inúteis, mas geralmente não cumprem os requisitos que a Itália estabelece para um pedido de reembolso. Quando possível, é útil pedir uma fatura no local em nome da empresa, com o número de identificação fiscal italiano do vendedor.
Se uma despesa específica é elegível e que documento é necessário para isso depende do tipo de custo e da situação. as perguntas mais frequentes sobre apresentação de documentos aprofunda-se em casos duvidosos, como uso misto comercial-privado e faturas em nome de um funcionário em vez da empresa.
Primeiro uma indicação, depois os documentos
Antes de despender tempo na recolha de faturas, é frequentemente útil saber primeiro se vale a pena. obter uma indicação em poucas perguntas apresenta um primeiro retrato do montante que poderá ser elegível, com base na frequência e local das deslocações comerciais. A forma como os dados são posteriormente processados e verificados em relação ao que a Itália permite está explicada em a página que mostra como a informação é obtida.
Quem duvida se uma determinada fatura é suficiente não precisa de o descobrir por si próprio. A base de conhecimento gratuita em vatea.eu descreve por tipo de custo o que é comum, e a análise rápida mostra livremente em que situação se encontra aproximadamente para a Itália.