¿Qué documentos necesita para solicitar la devolución de IVA de Italia?
Para una solicitud de devolución de impuestos a Italia, en esencia necesita tres tipos de documentos: las facturas originales del proveedor italiano, justificación de que el gasto es de carácter empresarial, y los datos de su empresa más la autorización con la que se presenta la solicitud en nombre de su empresa. La factura es el documento más importante en este contexto, y eso se aplica a cualquier importe: un recibo de gasolina de veinte euros cuenta igual que una factura de hotel de trescientos euros.
Muchos empresarios piensan que los importes pequeños no merecen la pena guardarlos, o que un simple recibo de caja es suficiente. Esta es una idea errónea que se explica más adelante en este artículo, porque afecta directamente a la probabilidad de que una solicitud sea rechazada posteriormente.
Lo esencial: la factura original
Una factura que pueda optar a devolución debe mostrar en cualquier caso el nombre y dirección del proveedor italiano, el número de IVA italiano (partita IVA), una fecha y número de factura, una descripción del servicio o producto suministrado, el importe neto, el tipo de IVA aplicado y el importe del IVA en sí. Si falta alguno de estos datos, Italia puede rechazar la solicitud en ese punto, sin importar lo convincente que sea el resto de la solicitud.
Es por esta razón que un recibo de una gasolinera o de un peaje a menudo no es suficiente: generalmente no muestra el nombre del comprador y a veces no muestra el importe del IVA por separado. Para este tipo de gastos, vale la pena solicitar una factura completa o comprobar si el proveedor puede emitirla posteriormente.
Por qué el importe no importa
La normativa europea de devolución de impuestos establece un límite por encima del cual un país que concede devoluciones requiere una copia escaneada de la factura como anexo a la solicitud digital. Por debajo de ese límite, a menudo no es necesario enviar esa copia como estándar. Sin embargo, esto no significa que la factura en sí se vuelva innecesaria: Italia puede seguir solicitando el original o una copia durante la evaluación, para cualquier importe en la solicitud. Si en ese momento no puede proporcionar nada, corre el riesgo de que precisamente esa partida sea eliminada.
El límite exacto y la forma en que Italia lo solicita constan en los requisitos que la Administración Tributaria publica por país que concede devoluciones. Debido a que estos detalles pueden variar y cambiar, es recomendable consultar el estado actual en lugar de confiar en un importe fijo. la explicación por situación en resumen muestra cómo está estructurado por país.
Justificación y autorización: qué más es necesario
Además de las facturas en sí, la solicitud de devolución de impuestos requiere datos sobre su empresa: número de registro mercantil, número de IVA holandés, IBAN para el pago, y una breve descripción de la actividad empresarial para la que se han realizado los gastos. Cuando un tercero presenta la solicitud en su nombre, debe ir acompañado de una autorización que establezca ese derecho. Sin esa autorización, una solicitud no puede presentarse en nombre de la empresa, aunque todas las facturas estén en orden.
Es prudente no recopilar estos documentos solo en el momento de la presentación, sino mantenerlos durante todo el año. Una factura que se solicita tres trimestres después a un hotel italiano o a una gasolinera no siempre se puede recuperar.
¿Qué pasa si un recibo no resulta ser una factura real?
En la práctica, es habitual que un empleado lleve un recibo de caja en lugar de una factura, por ejemplo en una feria, un aparcamiento o una comida rápida durante un viaje. Estos recibos no son automáticamente inútiles, pero generalmente no cumplen con los requisitos que Italia establece para una solicitud de devolución. Cuando sea posible, es útil solicitar una factura en el acto a nombre de la empresa, con el número de IVA italiano del vendedor.
Si un gasto específico es elegible y qué documento exactamente se necesita para ello, depende del tipo de costo y la situación. las preguntas más frecuentes sobre la presentación de documentos profundiza en casos dudosos como el uso mixto comercial-privado y facturas a nombre de un empleado en lugar de la empresa.
Primero una indicación, después los documentos
Antes de dedicar tiempo a recopilar facturas, a menudo es útil saber primero si merece la pena. obtener una indicación en un par de preguntas proporciona una primera estimación del importe que posiblemente sea eligible, basada en la frecuencia y el lugar donde se viaja por motivos comerciales. La forma en que se procesan posteriormente los datos y se verifican según lo que permite Italia se explica en la página que muestra cómo se genera la información.
Si duda de que una determinada factura sea suficiente, no tiene que averiguarlo por sí mismo. La base de conocimiento gratuita en vatea.eu describe por tipo de gasto qué es habitual, y el análisis rápido muestra sin compromiso dónde se encuentra aproximadamente para Italia.