Quels documents vous sont nécessaires pour demander un remboursement de TVA en Italie ?
Pour une demande de remboursement en Italie, vous avez besoin de trois types de documents : les factures originales du fournisseur italien, la justification que la dépense est professionnelle, et les données de l'entreprise ainsi que la procuration permettant de soumettre la demande au nom de votre entreprise. La facture est à cet égard le document le plus important, et cela vaut pour tout montant — un reçu de carburant de vingt euros compte autant qu'une facture d'hôtel de trois cents euros.
Beaucoup d'entrepreneurs pensent que les petits montants ne valent pas la peine d'être conservés, ou qu'un simple reçu de caisse suffit. C'est une idée fausse qui est expliquée plus loin dans cet article, car elle affecte directement les chances que votre demande soit acceptée plus tard.
L'essentiel : la facture originale
Une facture qui peut être remboursée doit indiquer au minimum le nom et l'adresse du fournisseur italien, son numéro de TVA italien (le numéro de partita IVA), une date et un numéro de facture, une description du service ou du produit livré, le montant hors TVA, le taux de TVA appliqué et le montant de TVA lui-même. Si l'un de ces éléments manque, l'Italie peut rejeter la demande sur ce point, quelle que soit la qualité du reste de la demande.
C'est précisément pourquoi un reçu d'une station-service ou d'un péage souvent ne suffit pas : il n'indique généralement pas le nom de l'acheteur et parfois pas le montant de TVA séparé. Pour ce type de dépenses, il est judicieux de demander une facture complète ou de vérifier si le fournisseur peut la fournir rétroactivement.
Pourquoi le montant n'a pas d'importance
La réglementation européenne en matière de remboursement fixe un seuil au-delà duquel un pays membre doit exiger une copie numérisée de la facture comme pièce jointe à la demande numérique. En dessous de ce seuil, cette copie n'a souvent pas besoin d'être automatiquement envoyée. Cela ne signifie cependant pas que la facture elle-même devient inutile : l'Italie peut néanmoins demander l'original ou une copie lors de l'examen, pour chaque montant de la demande. Si vous ne pouvez rien fournir à ce moment-là, vous risquez que ce poste soit supprimé.
Le seuil exact et la manière dont l'Italie le demande figurent dans les exigences publiées par l'Administration fiscale pour chaque pays. Parce que ces détails peuvent différer et changer, il est conseillé de consulter le statut actuel plutôt que de vous fier à un montant fixe. l'explication par situation résumée montre comment cela est structuré par pays.
Justification et procuration : ce qui d'autre est nécessaire
Outre les factures elles-mêmes, la demande de remboursement vous demande de fournir des données sur votre entreprise : numéro d'immatriculation au registre du commerce, numéro de TVA néerlandais, IBAN pour le remboursement, et une brève description de l'activité commerciale pour laquelle les frais ont été engagés. Lorsqu'un tiers introduit la demande en votre nom, une procuration doit l'accompagner pour établir ce droit. Sans cette procuration, une demande ne peut pas être introduite au nom de l'entreprise, même si toutes les factures sont en ordre.
Il est judicieux de ne pas recueillir ces documents qu'au moment de la soumission, mais de les conserver tout au long de l'année. Une facture demandée trois trimestres plus tard auprès d'un hôtel ou d'une station-service italienne n'est pas toujours encore disponible.
Que faire si un reçu ne s'avère pas être une facture véritable
En pratique, il est courant qu'un collaborateur emporte un reçu de caisse au lieu d'une facture, par exemple sur un stand de salon, un parking ou un repas rapide en route. De tels reçus ne sont pas automatiquement sans valeur, mais ils ne répondent généralement pas aux exigences que l'Italie impose à une demande de remboursement. Dans la mesure du possible, il est judicieux de demander sur place une facture au nom de l'entreprise, portant le numéro de TVA italien du vendeur.
Qu'une dépense spécifique soit admissible et quel document est exactement nécessaire dépend de la catégorie de frais et de la situation. les questions les plus fréquemment posées sur la transmission de documents examine plus en détail les cas litigieux tels que l'utilisation mixte professionnelle-privée et les factures établies au nom d'un salarié au lieu de l'entreprise.
D'abord une estimation, ensuite les documents
Avant de consacrer du temps à la collecte de factures, il est souvent utile de savoir d'abord si cela en vaut la peine. obtenir une estimation en quelques questions donne une première indication du montant qui pourrait être admissible, en fonction de la fréquence et du lieu des déplacements professionnels. Le mode de traitement ultérieur des données et leur vérification par rapport à ce que l'Italie autorise est expliqué sur la page qui montre comment l'information est élaborée.
Si vous doutez qu'une certaine facture soit suffisante, vous n'avez pas besoin de le vérifier vous-même. La base de connaissances gratuite sur vatea.eu décrit pour chaque catégorie de frais ce qui est courant, et l'analyse rapide vous montre de manière non-contraignante où vous en êtes approximativement pour l'Italie.