Quali documenti sono necessari per richiedere il rimborso dell'IVA dall'Italia?
Per una richiesta di rimborso all'Italia sono necessari in sostanza tre tipi di documenti: le fatture originali del fornitore italiano, una comprovazione che la spesa sia di natura commerciale, e i dati aziendali più la procura con cui la richiesta viene presentata in nome della vostra impresa. La fattura è il documento più importante e ciò vale per qualsiasi importo — uno scontrino di carburante di venti euro conta esattamente come una fattura alberghiera di trecento euro.
Molti imprenditori ritengono che gli importi ridotti non valga la pena conservare, o che una semplice ricevuta sia sufficiente. Questo è un equivoco che viene chiarito più avanti in questo articolo, poiché incide direttamente sulla probabilità che una richiesta venga respinta in seguito.
Il fondamento: la fattura originale
Una fattura idonea al rimborso contiene in ogni caso il nome e l'indirizzo del fornitore italiano, il numero di partita IVA italiana, una data e un numero di fattura, una descrizione del servizio o del prodotto fornito, l'importo netto, l'aliquota IVA applicata e l'importo dell'IVA stesso. Se manca uno di questi dati, l'Italia può respingere la richiesta su questo punto, indipendentemente da quanto convincente sia il resto della domanda.
Per questo motivo una ricevuta di una stazione di servizio o di un'autostrada spesso non è sufficiente: in genere non riporta il nome dell'acquirente e talvolta non indica separatamente l'importo dell'IVA. Per questo tipo di spese è utile richiedere una fattura completa o verificare se il fornitore può emetterla successivamente.
Perché l'importo non ha importanza
La normativa europea sui rimborsi prevede una soglia oltre la quale il paese che rimborsa richiede una copia scansionata della fattura come allegato alla richiesta digitale. Al di sotto di tale soglia, di solito non è necessario allegare automaticamente tale copia. Ciò non significa tuttavia che la fattura stessa diventi superflua: l'Italia può comunque richiedere l'originale o una copia durante la valutazione, per qualsiasi importo nella richiesta. Chi in quel momento non riesce a presentarla corre il rischio che proprio quel credito venga cancellato.
La soglia esatta e il modo in cui l'Italia la applica sono indicati nei requisiti che l'Agenzia delle Entrate pubblica per ogni paese di rimborso. Poiché questi dettagli possono variare e cambiare, è consigliabile consultare lo stato aggiornato piuttosto che fare affidamento su un importo fisso. la spiegazione divisa per situazione mostra come è strutturato per ogni paese.
Comprovazione e procura: cosa serve ancora
Oltre alle fatture stesse, la richiesta di rimborso richiede informazioni sulla vostra impresa: numero di iscrizione al Registro delle Imprese, numero di partita IVA olandese, IBAN per l'accredito e una breve descrizione dell'attività commerciale per cui i costi sono stati sostenuti. Quando una terza parte presenta la richiesta per vostro conto, deve essere accompagnata da una procura che formalizzi questo diritto. Senza tale procura una richiesta non può essere presentata in nome dell'impresa, neppure se tutte le fatture sono in ordine.
È consigliabile non raccogliere questi documenti solo al momento della presentazione, ma conservarli durante l'anno. Una fattura richiesta tre trimestri dopo presso un albergo o una stazione di servizio italiana non sempre è ancora reperibile.
Cosa succede se una ricevuta non risulta essere una vera fattura
In pratica accade spesso che un dipendente porti con sé una ricevuta anziché una fattura, ad esempio presso uno stand fieristico, un parcheggio o un pasto veloce durante il viaggio. Tali ricevute non sono automaticamente inutili, ma di solito non soddisfano i requisiti che l'Italia pone a una richiesta di rimborso. Dove possibile, è utile richiedere sul posto una fattura intestata all'impresa, con il numero di partita IVA italiana del venditore.
Se una spesa specifica si qualifica e quale documento esattamente è necessario per essa dipende dalla categoria di costo e dalla situazione. le domande più frequenti sulla presentazione di documenti approfondisce i casi dubbi come l'uso misto commerciale-privato e le fatture intestate a un dipendente invece che all'azienda.
Prima un'indicazione, poi i documenti
Prima di dedicare tempo alla raccolta di fatture, è spesso utile sapere prima se vale la pena. ottenere un'indicazione in poche domande fornisce una prima stima dell'importo che potrebbe essere ammissibile, in base a quanto e dove si viaggia per affari. La modalità di successiva elaborazione e verifica in conformità a quanto consentito dall'Italia è illustrata su la pagina che mostra come vengono generati i dati.
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