Nejčastější chyba při žádosti o vrácení DPH z Německa není nesprávný nebo neúplný doklad, ale žádost, na kterou zůstane otázka německého finančního úřadu bez odpovědi. Země vrácení DPH může během projednávání požádat o vysvětlení nebo doplňující dokumenty, a kdo na ně nereaguje včas, vidí svou žádost — nebo její část — zamítnutou, přestože příslušná DPH byla skutečně vymáhatelná.
Vedle této první chyby se vyskytují další tři vzorce: žádosti podané příliš fragmentárně, a proto zůstávají pod prahovou částkou za období, procento obchodního použití, které neodpovídá skutečným cestám, a oprava, která je zachycena příliš pozdě, protože zamítnutí je si všimnuto až po čase. Ani jedna z těchto chyb s podvodem nesouvisí; jsou to postupně otázky načasování a administrativní přesnosti. přehled toho, jak funguje podávání podle zemí ukazuje, z čeho se tento proces skládá.
Žádná odpověď na otázku německého finančního úřadu
Jakmile je žádost podána, neznamená to, že je věc uzavřena. Bundeszentralamt für Steuern může během posouzení položit doplňující otázky, například ohledně charakteru položky nákladů nebo chybějícího detailu na faktuře. Tyto otázky přijdou stejným portálem, prostřednictvím kterého byla podána, a je stanovená lhůta pro odpověď.
Podnikatelé, kteří portál kontrolují jen jednou za čtvrtletí, tuto otázku často prostě zmeškal, protože nevědí, že tam je. Důsledkem je zamítnutí, které nic neříká o oprávněnosti vrácení DPH, ale vše o tom, kdy na něj bylo reagováno. Kdo to podává sám, měl by portál pravidelně kontrolovat, místo aby se na něj díval jen při samotném podání.
Žádosti podávat příliš fragmentárně
Každá země vrácení DPH uplatňuje prahovou částku za období, pod kterou se žádost neprojednává. Kdo podá samostatnou žádost za jednotlivou obchodní cestu nebo za měsíc, riskuje, že DPH na tyto náklady zůstane pokaždé těsně pod tímto prahem, přestože by stejná částka v delším období výrazně přesáhla mez.
Problém pak není v samotných nákladech, ale v tom, jak jsou rozděleny. Slučováním dokladů za období do jedné žádosti místo samostatných podání zůstane pod prahem méně peněz. v pár otázkách zjistit, co je ještě otevřené poskytuje první představu o tom, co je možné slučovat za rok.
Procento obchodního použití odhadnout chybně
Při smíšeném použití — automobil používaný jak ke komerčním, tak soukromým účelům, nebo pobyt, který je zčásti komerční a zčásti soukromý — musí být určen podíl obchodního použití. Je-li toto procento nadhodnoceno, často dojde k opravné otázce nebo částečnému zamítnutí. Je-li podhodnoceno, zbytečně se peníze ztratí.
Země vrácení DPH ověřuje toto procento s ohledem na to, co je rozumné pro druh nákladů, a pravidla se liší podle druhu nákladů a zemí. V případě pochybností o tom, jaké procento je v konkrétní situaci rozumné, je vhodné poradit se s odborníkem na DPH; to jde nad rámec běžné činnosti podání a sledování.
Opravit, když je už pozdě
Nejtvrdší forma této chyby je, že je si ji všimnout až poté, co je zamítnutí již přijato. V tom okamžiku je otázka země vrácení DPH dávno zodpovězena — nebo právě zůstala nezodpovězena — a často již není prostor opravit věc v rámci stejného podání. Nová žádost za stejné období pak není vždy již možná.
To je přesně důvod, proč sledování není jednorázová akce, ale něco, co trvá, dokud je žádost projednávána. Kdo to dělá sám, musí portál sledovat po celý rok; automatizace sledování zabraňuje tomu, aby otázka země vrácení DPH zůstala bez povšimnutí.
Tyto čtyři chyby mají jednu věc společnou: nevznikají proto, že by se DPH nemohla uplatnit jako náklad na výdaje, ale proto, že proces kolem ní nefunguje správně. odpověď na praktické otázky týkající se procesu jde hlouběji do toho, co se přesně kontroluje, a jak my kontrolujeme doklady předtím, než je podáme ukazuje, na co se ta kontrola v praxi zaměřuje. Kdo chce vidět, jaká výše DPH z Německa je pro vlastní podnikání dostupná, může si to zdarma a bez závazku ověřit.