L'errore più comune nel richiedere il rimborso dell'IVA dalla Germania non è una ricevuta errata o incompleta, ma una richiesta a cui una domanda dell'amministrazione fiscale tedesca rimane senza risposta. L'amministrazione che concede il rimborso può chiedere durante il trattamento un chiarimento o un documento supplementare, e chi non risponde entro i termini previsti vedrà la richiesta — o parte di essa — respinta anche se l'IVA sottostante era effettivamente detraibile.
Oltre a questo primo errore, emergono costantemente altri tre schemi: richieste presentate in modo troppo frammentario e che quindi rimangono al di sotto della soglia minima per periodo, una percentuale di uso commerciale che non corrisponde ai viaggi effettivi, e una correzione affrontata troppo tardi perché il rigetto viene notato solo dopo un certo tempo. Nessuno di questi errori ha a che fare con la frode; sono tutti questioni di tempistica e precisione amministrativa. una panoramica di come funziona la presentazione per paese mostra di cosa consiste quel processo.
Nessuna risposta a una domanda dell'amministrazione fiscale tedesca
Una volta presentata una richiesta, ciò non significa che la questione sia conclusa. Il Bundeszentralamt für Steuern può porre domande supplementari durante la valutazione, ad esempio sulla natura di una voce di costo o un dettaglio mancante su una fattura. Queste domande arrivano attraverso lo stesso portale utilizzato per la presentazione e c'è una scadenza per rispondere.
Gli imprenditori che controllano il portale solo una volta per trimestre spesso perdono semplicemente quella domanda perché non sanno che c'è. Il risultato è un rigetto che non dice nulla sulla legittimità del rimborso, ma tutto sul momento in cui vi è stato risposto. Chi presenta in autonomia farebbe bene a controllare strutturalmente il portale anziché solo al momento della presentazione.
Presentare richieste troppo frammentarie
Ogni amministrazione che concede il rimborso ha una soglia minima per periodo al di sotto della quale una richiesta non viene presa in considerazione. Chi presenta una richiesta separata per ogni singolo viaggio di lavoro o per ogni mese corre il rischio che l'IVA su quei costi rimanga costantemente al di sotto di quella soglia, mentre lo stesso importo considerato su un periodo più lungo supererebbe ampiamente il limite.
Il problema non sta nei costi stessi, ma nel modo in cui sono stati classificati. Raggruppando le ricevute in un periodo in un'unica richiesta anziché presentazioni separate, meno denaro rimane strutturalmente al di sotto della soglia. in poche domande vedere cosa è ancora in sospeso fornisce una prima indicazione di cosa c'è da raggruppare per anno.
Stimare erroneamente la percentuale di uso commerciale
In caso di uso misto — un'auto utilizzata sia per ragioni commerciali che private, o un soggiorno che è in parte commerciale e in parte privato — deve essere determinata la quota commerciale. Se quella percentuale viene stimata troppo alta, spesso ne segue una domanda di correzione o un rigetto parziale. Se stimata troppo bassa, rimane inutilmente denaro non recuperato.
L'amministrazione che concede il rimborso valuta questa percentuale in base a ciò che è ragionevole per la natura dei costi, e le regole variano per tipo di costo e per paese. In caso di dubbio su quale sia una percentuale ragionevole in una situazione specifica, è consigliabile consultare uno specialista IVA; questo va oltre il lavoro esecutivo di presentazione e monitoraggio.
Correggere quando è troppo tardi
La forma più persistente di questo errore è che viene notata solo dopo l'arrivo del rigetto. A quel punto la domanda dell'amministrazione che concede il rimborso è già stata affrontata — o rimasta senza risposta — e spesso non c'è più spazio per mettere a posto la questione nella stessa presentazione. Una nuova richiesta per lo stesso periodo spesso non è più possibile.
È proprio per questo che il monitoraggio non è un'azione una tantum, ma qualcosa che continua finché una richiesta è in corso di trattamento. Chi lo fa autonomamente deve tenere d'occhio il portale tutto l'anno; l'automazione di quel monitoraggio impedisce che una domanda dell'amministrazione che concede il rimborso rimanga inosservata.
Questi quattro errori hanno una cosa in comune: non nascono dal fatto che l'IVA non fosse recuperabile, ma perché il processo circostante va male. risposta a domande pratiche sul processo approfondisce cosa viene esattamente controllato, e come verifichiamo gli scontrini prima di presentarli mostra dove quella verifica nella pratica si concentra. Chi vuole vedere quale IVA dalla Germania è disponibile per la propria azienda, può verificarlo gratuitamente e senza impegno.