O erro mais comum ao solicitar reembolso de IVA da Alemanha não é um recibo incorreto ou incompleto, mas um pedido ao qual uma pergunta da Autoridade Tributária Alemã fica sem resposta. A autoridade de reembolso pode, durante o processamento, solicitar um esclarecimento ou documentação adicional, e quem não responde a tempo verá seu pedido — ou parte dele — rejeitado, mesmo que o IVA subjacente seja, de fato, recuperável.
Além desse primeiro erro, surgem três outros padrões recorrentes: pedidos submetidos de forma fragmentada, permanecendo abaixo do valor limite por período; uma percentagem de uso comercial que não corresponde às viagens reais; e uma correção que é tratada demasiado tarde porque a rejeição só é percebida após algum tempo. Nenhum desses erros tem a ver com fraude; são, todos eles, questões de timing e precisão administrativa. um panorama de como funciona a apresentação por país mostra de que consiste esse processo.
Nenhuma resposta a uma pergunta da Autoridade Tributária Alemã
Uma vez que um pedido é submetido, isso não significa que o assunto está encerrado. A Bundeszentralamt für Steuern pode fazer perguntas adicionais durante a avaliação, por exemplo, sobre a natureza de um item de custo ou um detalhe em falta numa fatura. Essas perguntas chegam pelo mesmo portal através do qual foi feita a apresentação, e há um prazo para responder.
Empresários que verificam o portal apenas uma vez por trimestre frequentemente perdem essa pergunta simplesmente porque não sabem que está lá. O resultado é uma rejeição que nada diz sobre a legitimidade do reembolso, mas tudo sobre o momento em que foi respondida. Quem faz isso manualmente faz bem em verificar o portal regularmente em vez de apenas no momento da apresentação.
Apresentar pedidos de forma fragmentada
Cada autoridade de reembolso estabelece um valor limite por período abaixo do qual um pedido não é processado. Quem apresenta um pedido separado por cada viagem de negócios ou por cada mês corre o risco de o IVA sobre esses custos ficar repetidamente logo abaixo desse limite, enquanto o mesmo valor considerado durante um período mais longo estaria bem acima do limite.
O problema não está nos custos em si, mas na forma como são classificados. Agrupando recibos durante um período em um único pedido em vez de apresentações separadas, menos dinheiro fica estruturalmente abaixo do limite. em poucas perguntas, vir o que ainda está pendente fornece uma primeira indicação do que há para consolidar por ano.
Estimar incorretamente a percentagem de uso comercial
Em caso de uso misto — um carro utilizado tanto para negócios como para fins privados, ou uma estadia que é parcialmente comercial e parcialmente privada — a proporção comercial deve ser determinada. Se essa percentagem for estimada demasiado elevada, segue-se frequentemente uma pergunta de correção ou uma rejeição parcial. Se for estimada demasiado baixa, dinheiro desnecessário fica retido.
A autoridade de reembolso verifica essa percentagem com base no que é razoável para a natureza dos custos, e as regras diferem consoante o tipo de custo e o país. Em caso de dúvida sobre qual seria uma percentagem razoável numa situação específica, é aconselhável consultar um especialista em IVA; isso vai além do trabalho executivo de apresentação e monitorização.
Corrigir quando já é tarde demais
A forma mais persistente desse erro é ser descoberta apenas depois que a rejeição já chegou. Nesse ponto, a pergunta da autoridade de reembolso já foi respondida — ou permaneceu sem resposta — e muitas vezes não há mais espaço para corrigir o assunto dentro da mesma apresentação. Um novo pedido para o mesmo período frequentemente não é mais possível.
É exatamente por isso que o monitoramento não é uma ação única, mas algo que continua enquanto um pedido está em processamento. Quem faz isso manualmente deve manter o portal sob vigilância o ano todo; a automatização dessa monitorização evita que uma pergunta da autoridade de reembolso fique despercebida.
Estes quatro erros têm uma coisa em comum: não surgem porque o IVA não era dedutível, mas porque o processo envolvido falha. resposta a perguntas práticas sobre o processo aprofunda o que é exatamente verificado, e como verificamos recibos antes de serem apresentados mostra onde essa verificação se concentra na prática. Quem quiser verificar gratuitamente e sem compromisso qual é o IVA disponível da Alemanha para sua própria empresa pode fazê-lo.