Det vanligaste misstaget när man återkräver mervärdesskatt från Tyskland är inte en felaktig eller ofullständig kvittohandling, utan en ansökan där en förfrågan från Bundeszentralamt für Steuern förblir obesvarad. Återkravslandets myndigheter kan under behandlingen begära en redogörelse eller ytterligare underlag, och den som inte svarar i tid ser ansökan — eller delar av den — avslås trots att den underliggande mervärdesskatteten faktiskt var återvinningsbar.
Förutom detta första misstag återkommer tre andra mönster regelbundet: ansökningar som lämnas in för fragmentariskt och därför hamnar under tröskelbeloppet per period, en näringsandel som inte motsvarar de faktiska resorna, och en rättelse som tas upp för sent eftersom avslaget först upptäcks senare. Inget av dessa misstag har något med bedrägeri att göra; det är genomgående frågor om tidpunkt och administrativ noggrannhet. en översikt över hur inlämning per land fungerar visar vad processen består av.
Inget svar på en förfrågan från Bundeszentralamt für Steuern
När en ansökan väl är inlämnad betyder det inte att ärendet är avslutat. Bundeszentralamt für Steuern kan under granskningen ställa följdfrågor, till exempel om karaktären på en kostnad eller en saknad detalj på en faktura. Dessa frågor kommer via samma portal som användes för inlämningen, och det finns en tidsfrist för att svara.
Företagare som bara kontrollerar portalen en gång per kvartal missar ofta denna förfrågan helt enkelt för att de inte vet att den finns. Resultatet är ett avslag som säger inget om återkrävningens laglighet, men allt om när svaret lämnades. Den som hanterar detta själv gör klokt i att regelbundet kontrollera portalen snarare än bara vid själva inlämningen.
Ansökningar inlämnade för fragmentariskt
Varje återkravsland tillämpar ett tröskelbelopp per period under vilket en ansökan inte tas upp till behandling. Den som lämnar in en separat ansökan för varje affärsresa eller varje månad löper risken att mervärdesskatteten på dessa kostnader ständigt stannar under tröskeln, medan samma belopp över en längre period sett skulle vara långt över gränsen.
Problemet ligger då inte i kostnaderna själva, utan i hur de har kategoriserats. Genom att samla kvitton över en period till en ansökan i stället för separata inlämningar behövas mindre pengar strukturellt stanna under gränsen. i några få frågor se vad som fortfarande är öppet ger en första indikation på vad som finns att samla per år.
Näringsandelen felaktigt uppskattat
Vid blandat bruk — en bil som används både för verksamhet och privat, eller ett boende som är delvis för verksamhet och delvis privat — måste näringsandelen fastställas. Om denna andel uppskattas för högt följer ofta en korrektionsfråga eller ett partiellt avslag. Om den uppskattas för lågt förblir pengar onödigt sparade.
Återkravslandets myndigheter granskar denna andel mot vad som är rimligt för kostnadspostens karaktär, och reglerna varierar per kostnadstyp och per land. Vid osäkerhet om vad som är en rimlig andel i en särskild situation är det lämpligt att rådgöra med en mervärdesskattespecialist; det går längre än det utförande arbetet med inlämning och övervakning.
Korrigering när det är för sent
Den mest envis formen av detta misstag är att det först upptäcks efter avslagets mottagande. Vid denna tidpunkt har återkravslandets förfrågan redan besvarats — eller just lämnats obesvarad — och det finns ofta ingen möjlighet att rätta saken inom samma inlämning. En ny ansökan för samma period är då ofta inte längre möjlig.
Det är precis därför övervakning inte är en engångsåtgärd, utan något som fortsätter så länge en ansökan är under behandling. Den som hanterar detta själv måste övervaka portalen hela året; automatisering av denna övervakning förhindrar att en förfrågan från återkravslandets myndigheter förblir obemärkt.
Dessa fyra fel har en gemensam nämnare: de uppstår inte för att momsen inte var avdragsgill, utan för att processen omkring den fungerar dåligt. svar på praktiska frågor om processen går djupare in på vad som faktiskt kontrolleras, och hur vi kontrollerar kvitton innan de lämnas in visar var denna kontroll i praktiken fokuserar. Den som vill se vilken moms från Tyskland som står till buds för den egna verksamheten kan kontrollera detta kostnadsfritt och utan bindande effekt.