L'erreur la plus courante lors de demandes de remboursement de TVA en Allemagne n'est pas une facture incorrecte ou incomplète, mais une demande à laquelle une question de l'administration fiscale allemande reste sans réponse. Le pays de remboursement peut demander une clarification ou un document supplémentaire au cours du traitement, et celui qui ne répond pas à temps voit sa demande — ou une partie de celle-ci — rejetée alors que la TVA sous-jacente était tout à fait récupérable.
Outre cette première erreur, trois autres schémas reviennent régulièrement : des demandes soumises de manière trop fragmentée et qui restent ainsi en dessous du seuil minimum par période, un pourcentage d'utilisation professionnelle qui ne correspond pas aux déplacements réels, et une correction prise en charge trop tard parce que le rejet n'est remarqué qu'après un certain temps. Aucune de ces erreurs n'a trait à la fraude ; ce sont toutes des questions de calendrier et de précision administrative. un aperçu de la manière dont fonctionne la soumission par pays montre de quoi se compose ce processus.
Absence de réponse à une question de l'administration fiscale allemande
Une fois une demande soumise, cela ne signifie pas que l'affaire est close. Le Bundeszentralamt für Steuern peut poser des questions supplémentaires au cours de l'examen, par exemple sur la nature d'un poste ou un détail manquant sur une facture. Ces questions arrivent via le même portail qu'on a utilisé pour soumettre, et un délai s'applique pour répondre.
Les entrepreneurs qui ne consultent le portail qu'une fois par trimestre ratent souvent simplement cette question parce qu'ils ne savaient pas qu'elle était là. Le résultat est un rejet qui ne dit rien sur le bien-fondé du remboursement, mais tout sur le moment auquel on a répondu. Celui qui soumet cela lui-même ferait bien de vérifier régulièrement le portail au lieu de seulement le faire lors de la soumission elle-même.
Soumettre les demandes de manière trop fragmentée
Chaque pays de remboursement applique un montant seuil minimum par période au-dessous duquel une demande n'est pas traitée. Celui qui soumet une demande distincte pour chaque voyage d'affaires séparé ou pour chaque mois court le risque que la TVA sur ces frais reste à chaque fois juste en dessous de ce seuil, alors que le même montant examiné sur une période plus longue dépasserait largement la limite.
Le problème ne réside pas dans les frais eux-mêmes, mais dans la manière dont ils ont été classés. En regroupant les factures sur une période en une seule demande au lieu de soumissions distinctes, moins d'argent reste structurellement en dessous du seuil. en quelques questions voir ce qui est encore en attente donne une première indication de ce qu'il y a à regrouper par an.
Estimer incorrectement le pourcentage d'utilisation professionnelle
En cas d'utilisation mixte — une voiture utilisée à la fois professionnellement et privément, ou un séjour partiellement professionnel et partiellement privé — la part professionnelle doit être déterminée. Si ce pourcentage est estimé trop haut, une question de correction ou un rejet partiel en découle souvent. S'il est estimé trop bas, de l'argent reste inutilement non réclamé.
Le pays de remboursement vérifie ce pourcentage par rapport à ce qui est raisonnable pour la nature des frais, et les règles varient selon le type de coût et le pays. En cas de doute sur ce qui constitue un pourcentage raisonnable dans une situation spécifique, il est judicieux de consulter un spécialiste en TVA ; cela va au-delà du travail d'exécution de soumission et de surveillance.
Corriger quand c'est trop tard
La forme la plus persistante de cette erreur est qu'elle n'est remarquée qu'après l'arrivée du rejet. À ce moment, la question du pays de remboursement a longtemps été répondue — ou est restée sans réponse — et il n'y a souvent plus de possibilité de redresser les choses au sein de la même soumission. Une nouvelle demande pour la même période n'est alors pas toujours plus possible.
C'est précisément pourquoi la surveillance n'est pas une action unique, mais quelque chose qui se poursuit aussi longtemps qu'une demande est en traitement. Celui qui le fait lui-même doit surveiller le portail toute l'année ; l'automatisation de cette surveillance empêche qu'une question du pays de remboursement reste inaperçue.
Ces quatre erreurs ont un point commun : elles ne surviennent pas parce que la taxe sur la valeur ajoutée n'était pas déductible, mais parce que le processus qui l'entoure s'est mal déroulé. réponse aux questions pratiques sur le processus approfondit ce qui est exactement contrôlé, et comment nous vérifions les justificatifs avant leur soumission montre où ce contrôle porte attention dans la pratique. Celui qui souhaite vérifier gratuitement et sans engagement quelle taxe sur la valeur ajoutée provenant d'Allemagne est disponible pour sa propre entreprise peut le faire.