Der häufigste Fehler bei der Rückforderung von Umsatzsteuer aus Deutschland ist nicht ein fehlerhafter oder unvollständiger Beleg, sondern ein Antrag, auf den eine Frage des Bundeszentralamts für Steuern unbeantwortet bleibt. Das Rückforderungsland kann während der Bearbeitung um eine Erläuterung oder zusätzliche Unterlagen bitten, und wer nicht rechtzeitig darauf reagiert, sieht den Antrag — oder einen Teil davon — abgelehnt, während die zugrunde liegende Umsatzsteuer tatsächlich rückforderbar war.
Neben diesem ersten Fehler gibt es drei weitere Muster, die immer wieder vorkommen: Anträge, die zu zersplittert eingereicht werden und dadurch unter der Bagatellgrenze pro Periode bleiben, ein betrieblicher Nutzungsanteil, der nicht mit den tatsächlichen Reisen übereinstimmt, und eine Berichtigung, die zu spät aufgegriffen wird, weil die Ablehnung erst später bemerkt wird. Keiner dieser Fehler hat mit Betrug zu tun; es sind durchweg Fragen von Timing und administrativer Genauigkeit. eine Übersicht darüber, wie die Einreichung pro Land funktioniert zeigt, woraus dieser Prozess besteht.
Keine Reaktion auf eine Frage des Bundeszentralamts für Steuern
Sobald ein Antrag eingereicht ist, bedeutet das nicht, dass die Angelegenheit damit abgeschlossen ist. Das Bundeszentralamt für Steuern kann während der Prüfung zusätzliche Fragen stellen, zum Beispiel zur Art einer Kostenposition oder zu einem fehlenden Detail auf einer Rechnung. Diese Fragen kommen über das gleiche Portal herein, über das eingereicht wurde, und es gibt eine Frist für die Antwort.
Unternehmer, die das Portal nur einmal pro Quartal überprüfen, übersehen diese Frage oft einfach, weil sie nicht wissen, dass sie da ist. Die Folge ist eine Ablehnung, die nichts über die Berechtigung der Rückforderung aussagt, aber alles über den Zeitpunkt der Antwort. Wer dies selbst einreicht, sollte das Portal regelmäßig überprüfen, anstatt nur bei der Einreichung selbst.
Anträge zu zersplittert einreichen
Jedes Rückforderungsland hat eine Bagatellgrenze pro Periode, unter der ein Antrag nicht bearbeitet wird. Wer für jede einzelne Geschäftsreise oder pro Monat einen separaten Antrag einreicht, läuft Gefahr, dass die Umsatzsteuer auf diese Kosten jedes Mal knapp unter dieser Grenze bleibt, während derselbe Betrag über einen längeren Zeitraum betrachtet deutlich über der Grenze liegen würde.
Das Problem liegt dann nicht in den Kosten selbst, sondern in der Art und Weise, wie sie eingeteilt sind. Durch die Bündelung von Belegen über einen Zeitraum in einen einzigen Antrag anstelle von separaten Einreichungen bleibt weniger Geld strukturell unter der Grenze. in ein paar Fragen sehen, was noch offen ist gibt eine erste Vorstellung davon, was pro Jahr zu bündeln ist.
Den betrieblichen Nutzungsanteil falsch einschätzen
Bei gemischter Nutzung — ein Auto, das sowohl geschäftlich als auch privat genutzt wird, oder ein Aufenthalt, der teilweise geschäftlich und teilweise privat ist — muss der geschäftliche Anteil bestimmt werden. Wird dieser Prozentsatz zu hoch eingeschätzt, folgt oft eine Korrektur oder eine teilweise Ablehnung. Wird er zu niedrig eingeschätzt, bleibt unnötig Geld liegen.
Das Rückforderungsland überprüft diesen Prozentsatz anhand dessen, was für die Art der Kosten angemessen ist, und die Regeln unterscheiden sich je nach Kostenart und Land. Im Zweifelsfall darüber, welcher Prozentsatz in einer bestimmten Situation angemessen ist, empfiehlt es sich, einen Umsatzsteuer-Spezialisten zu konsultieren; das geht über die Ausführung von Einreichung und Überwachung hinaus.
Korrigieren, wenn es zu spät ist
Die hartnäckigste Form dieses Fehlers ist, dass er erst bemerkt wird, nachdem die Ablehnung bereits eingegangen ist. Zu diesem Zeitpunkt ist die Frage des Rückforderungslandes längst beantwortet — oder eben nicht beantwortet — und es gibt oft keinen Spielraum mehr, um die Sache innerhalb derselben Einreichung zu korrigieren. Ein neuer Antrag für denselben Zeitraum ist dann oft nicht mehr möglich.
Genau deshalb ist Überwachung keine einmalige Aktion, sondern etwas, das läuft, solange ein Antrag in Bearbeitung ist. Wer das selbst tut, muss das Portal das ganze Jahr über im Auge behalten; eine Automatisierung dieser Überwachung verhindert, dass eine Frage des Rückforderungslandes ungesehen liegen bleibt.
Diese vier Fehler haben eines gemeinsam: Sie entstehen nicht dadurch, dass die Vorsteuer nicht abzugsfähig war, sondern dadurch, dass der Prozess drumherum schiefgeht. Antwort auf praktische Fragen zum Prozess geht tiefer auf das ein, was genau kontrolliert wird, und wie wir Belege vor der Einreichung überprüfen zeigt, worauf diese Überprüfung in der Praxis achtet. Wer sehen möchte, welche Vorsteuer aus Deutschland für das eigene Unternehmen zur Verfügung steht, kann das kostenlos und unverbindlich überprüfen.