Το πιο συνηθισμένο λάθος κατά την αίτηση επιστροφής ΦΠΑ από τη Γερμανία δεν είναι ένα λανθασμένο ή ελλιπές απόδειξη, αλλά ένα αίτημα στο οποίο ένα ερώτημα των γερμανικών φορολογικών αρχών παραμένει αναπάντητο. Η χώρα επιστροφής μπορεί κατά την εξέταση να ζητήσει διευκρίνιση ή συμπληρωματικό έγγραφο, και όποιος δεν ανταποκριθεί έγκαιρα, βλέπει το αίτημα — ή ένα μέρος του — να απορρίπτεται παρά το ότι ο ΦΠΑ που σχετίζεται ήταν πραγματικά επιστρέψιμος.
Εκτός από αυτό το πρώτο λάθος, εμφανίζονται τρία άλλα σχέδια συνεχώς: αιτήματα που υποβάλλονται υπερβολικά κατακερματισμένα και παραμένουν έτσι κάτω από το ελάχιστο όριο ανά περίοδο, ένα επιχειρηματικό ποσοστό χρήσης που δεν ταιριάζει με τα πραγματικά ταξίδια, και μια διόρθωση που χειρίζεται πολύ αργά επειδή η απόρριψη παρατηρείται μόνο μετά από κάποιο χρόνο. Κανένα από αυτά τα λάθη δεν σχετίζεται με απάτη· είναι όλα θέματα χρονισμού και διοικητικής ακρίβειας. ένα επεξηγηματικό σχεδιάγραμμα του τρόπου λειτουργίας της υποβολής ανά χώρα δείχνει από τι αποτελείται αυτή η διαδικασία.
Καμία απάντηση σε ερώτημα των γερμανικών φορολογικών αρχών
Από τη στιγμή που υποβληθεί ένα αίτημα, αυτό δεν σημαίνει ότι το θέμα είναι κλειστό. Το Bundeszentralamt für Steuern μπορεί κατά την αξιολόγηση να θέσει πρόσθετα ερωτήματα, για παράδειγμα σχετικά με τη φύση ενός κονδυλίου δαπανών ή ένα λείπον στοιχείο σε ένα τιμολόγιο. Αυτά τα ερωτήματα φτάνουν μέσω της ίδιας πύλης με την οποία έγινε η υποβολή, και υπάρχει προθεσμία για απάντηση.
Οι επιχειρηματίες που ελέγχουν την πύλη μόνο μία φορά ανά τρίμηνο, συχνά χάνουν αυτό το ερώτημα απλώς επειδή δεν γνωρίζουν ότι υπάρχει. Το αποτέλεσμα είναι μια απόρριψη που δεν λέει τίποτα για τη νομιμότητα της επιστροφής, αλλά όλα για το χρόνο στον οποίο ανταποκρίθησαν. Όποιος υποβάλλει αυτό μόνος του, θα κάνει καλά να ελέγχει την πύλη δομημένα αντί να το κάνει μόνο κατά την υποβολή.
Υποβολή αιτημάτων υπερβολικά κατακερματισμένα
Κάθε χώρα επιστροφής καθορίζει ένα ελάχιστο όριο ανά περίοδο κάτω από το οποίο ένα αίτημα δεν υποβάλλεται σε επεξεργασία. Όποιος υποβάλλει ξεχωριστό αίτημα ανά ξεχωριστό ταξίδι ή ανά μήνα, τρέχει τον κίνδυνο ο ΦΠΑ σε αυτές τις δαπάνες να παραμένει κάθε φορά ακριβώς κάτω από αυτό το όριο, ενώ το ίδιο ποσό σε μεγαλύτερη περίοδο θα ήταν σαφώς πάνω από το όριο.
Το πρόβλημα τότε δεν είναι στις ίδιες τις δαπάνες, αλλά στον τρόπο με τον οποίο έχουν κατηγοριοποιηθεί. Συγκεντρώνοντας αποδείξεις σε μια περίοδο σε ένα μόνο αίτημα αντι για ξεχωριστές υποβολές, παραμένει λιγότερο χρήμα διαρκώς κάτω από το όριο. σε μερικές ερωτήσεις δείτε τι παραμένει ακόμη ανοιχτό δίνει μια πρώτη ένδειξη του τι υπάρχει να συγκεντρωθεί ανά έτος.
Εσφαλμένη εκτίμηση του ποσοστού επιχειρηματικής χρήσης
Σε μικτή χρήση — ένα αυτοκίνητο που χρησιμοποιείται τόσο για επιχειρηματικούς όσο και για ιδιωτικούς σκοπούς, ή ένα κατάλυμα που είναι εν μέρει επιχειρηματικό και εν μέρει ιδιωτικό — το επιχειρηματικό μερίδιο πρέπει να προσδιοριστεί. Εάν αυτό το ποσοστό υπερεκτιμηθεί, συχνά ακολουθεί ένα ερώτημα διόρθωσης ή μια μερική απόρριψη. Εάν υποεκτιμηθεί, παραμένει περιττό χρήμα.
Η χώρα επιστροφής ελέγχει αυτό το ποσοστό σε σχέση με το τι είναι εύλογο για τη φύση των δαπανών, και οι κανόνες διαφέρουν ανά κατηγορία δαπανών και ανά χώρα. Σε περίπτωση αμφιβολίας σχετικά με το ποιο είναι ένα εύλογο ποσοστό σε μια συγκεκριμένη κατάσταση, είναι σκόπιμο να συμβουλευθείτε έναν ειδικό ΦΠΑ· αυτό υπερβαίνει το εκτελεστικό έργο της υποβολής και παρακολούθησης.
Διόρθωση όταν είναι πολύ αργά
Η πιο επίμονη μορφή αυτού του λάθους είναι ότι παρατηρείται μόνο αφού η απόρριψη έχει ήδη φτάσει. Σε αυτό το σημείο, το ερώτημα της χώρας επιστροφής έχει ήδη απαντηθεί — ή ακριβώς παραμείνει αναπάντητο — και συχνά δεν υπάρχει χώρος για να διορθωθεί το θέμα εντός της ίδιας υποβολής. Ένα νέο αίτημα για την ίδια περίοδο δεν είναι πάντα πλέον δυνατό.
Αυτός είναι ακριβώς ο λόγος που η παρακολούθηση δεν είναι μια μοναδική ενέργεια, αλλά κάτι που συνεχίζεται όσο ένα αίτημα υπό εξέταση. Όποιος το κάνει αυτό μόνος του, πρέπει να παρακολουθεί την πύλη το σύνολο του χρόνου· η αυτοματοποίηση αυτής της παρακολούθησης εμποδίζει ένα ερώτημα της χώρας επιστροφής να παραμείνει αγνώριστο.
Αυτά τα τέσσερα λάθη έχουν κάτι κοινό: δεν προκύπτουν επειδή ο ΦΠΑ δεν ήταν επιστρεπτέος, αλλά επειδή η διαδικασία γύρω του αποτυγχάνει. απάντηση σε πρακτικές ερωτήσεις σχετικά με τη διαδικασία εξετάζει σε βάθος τι ακριβώς ελέγχεται, και πώς ελέγχουμε τα παραστατικά πριν υποβληθούν δείχνει πού εστιάζει ο έλεγχος στην πράξη. Όποιος θέλει να δει τι ΦΠΑ από τη Γερμανία είναι διαθέσιμος για τη δική του επιχείρηση, μπορεί να το ελέγξει δωρεάν και ανεπιφύλακτα.