Yleisin virhe arvonlisäveron takaisinvaatimuksessa Saksasta ei ole väärä tai puutteellinen kuitti, vaan pyyntö, johon Saksan veroviranomaiselta saapuneeseen kysymykseen ei ole vastattu. Takaisinvaatimismaalla voi olla oikeus pyytää selvitystä tai lisäasiakirjoja käsittelyn aikana, ja jos niihin ei vastata ajoissa, pyyntö — tai sen osa — voidaan hylätä, vaikka taustalla oleva arvonlisävero olisi todella palautettavissa.
Ensimmäisen virheen lisäksi nousee esiin kolme muuta toistuvaa kaavaa: pyyntöjä, jotka jätetään liian hajautetusti ja jäävät näin alle kausittaisen vähimmäisrajan, liiketoimintakäytön prosenttia, joka ei vastaa todellisia matkoja, ja korjausta, joka käsitellään liian myöhään koska hylkäys huomataan vasta ajan kuluttua. Mikään näistä virheistä ei liity petokseen; ne ovat kaikki ajoitukseen ja hallinnolliseen tarkkuuteen liittyviä asioita. katsaus maakohtaisen jättämisen toimintaperiaatteisiin esittää mistä prosessi koostuu.
Vastaus puuttuu Saksan veroviranomaiselta saapuneeseen kysymykseen
Kun pyyntö on jätetty, se ei tarkoita, että asia olisi päätökseen saatettava. Bundeszentralamt für Steuern voi esittää lisäkysymyksiä arvioinnin aikana, esimerkiksi kustannuserän luonteesta tai laskun puuttuvasta tiedosta. Nämä kysymykset saapuvat samasta portaalista, josta pyyntö jätettiin, ja niihin on vastausaika.
Yrittäjät, jotka tarkistavat portaalia vain kerran neljänneksessä, usein yksinkertaisesti väistävät kysymyksen koska eivät tiedä sen olevan olemassa. Seurauksena on hylkäys, joka ei kerro mitään takaisinvaatimisen oikeudenmukaisuudesta, vaan kaikesta aikapisteestä jolloin siihen vastattiin. Niille, jotka jättävät pyynnön itse, on suositeltavaa tarkistaa portaali säännöllisesti sen sijaan että tarkistaisi vain jättöhetkellä.
Pyyntöjen jättäminen liian hajautetusti
Jokaisella takaisinvaatimismaalla on vähimmäisraja jaksoa kohti, jonka alapuolella pyyntöä ei käsitellä. Jokaisen erilisen matkan tai kuukauden osalta jätetyn erillisen pyynnön riski on, että kunkin kuluston arvonlisävero jää aina juuri alle rajan, kun taas sama summa pidemmällä aikavälillä tarkasteltuna ylittäisi rajan selvästi.
Ongelma ei siten ole kuluissa itsessään vaan tavassa jolla ne on luokiteltu. Kuittien niputtaminen jakson yli yhdeksi pyyntömuodoksi erillisten jättöjen sijaan jättää väemmän rahaa jäädyttäväksi rajan alle säännöllisesti. muutamalla kysymyksellä nähdä mitä on vielä ratkaisematta antaa ensimmäisen indikaation siitä mitä vuodessa voidaan niputtaa.
Liiketoimintakäytön prosentti laskettu väärin
Sekatutkinnossa — auto jota käytetään sekä liiketoimintaan että yksityisesti, tai majoitus jota käytetään osittain liiketoimintaan ja osittain yksityisesti — liiketoimintaosuus on määritettävä. Jos prosentti arvioitu liian korkeaksi, seurauksena on usein korjauskysymys tai osittainen hylkäys. Jos arvioitu liian alhaiseksi, tarpeeton raha jää makaamaan.
Takaisinvaatimismaa tarkistaa tämän prosenttiosuuden kulutyypille sopivaksi katsomukseen, ja säännöt vaihtelevat kulutyypeittäin ja maittain. Jos epäselvyydet mitä kohtuullinen prosentti on tietyssä tilanteessa, on järkevää kuulla arvonlisäveroasiantuntijaa; se ulottuu pidemmälle kuin jättämisen ja valvonnan käytännöllinen työ.
Korjaus kun on jo liian myöhään
Tämän virheen pysyvin muoto on se että se huomataan vasta hylkäyksen saavuttua. Tuolloin takaisinvaatimismaan kysymys on jo vastaus — tai jätetty vastaamatta — ja tilaa oikoa asiaa samassa jätetyssä pyynnössä ei usein enää ole. Uutta pyyntöä samaa jaksoa varten ei ehkä enää ole mahdollista jättää.
Tämä on juuri miksi valvonta ei ole kertakertainen toimenpide vaan jotakin joka jatkuu niin kauan kun pyyntö on käsittelyssa. Ne jotka tekevät sen itse, täytyy seurata portaalia koko vuoden ajan; valvonnan automatisointi estää sitä että takaisinvaatimismaan kysymys jää huomaamatta makaamaan.
Nämä neljä virhettä ovat yhteydessä toisiinsa siinä, että ne eivät johdu arvonlisäverotuksen palautuksesta, vaan prosessin ympärillä tapahtuvista virheistä. vastaus käytännön kysymyksiin prosessista syventyy siihen, mitä tarkasti ottaen tarkistetaan, ja kuinka tarkistamme kuitit ennen niiden lähettämistä osoittaa, mihin tarkistus käytännössä kiinnittää huomiota. Jokainen, joka haluaa vapaasti ja sitoutumattomasti tarkistaa, kuinka paljon arvonlisäveroa omasta yrityksestään on saatavilla takaisin Saksasta, voi tehdä sen.