Sie können Mehrwertsteuer aus Italien zurückfordern, wenn Sie in den Niederlanden ansässig sind, mehrwertsteuerpflichtig für Ihren Umsatz sind und in Italien Betriebsausgaben getätigt haben, auf die italienische Mehrwertsteuer berechnet wurde — denken Sie an Treibstoff, eine Hotelübernachtung, einen Messestand oder Beförderung. Dies gilt nicht, wenn Sie auf Ihren Umsatz keine Mehrwertsteuer abziehen, wenn Sie in Italien bereits für die Mehrwertsteuer registriert sind, oder wenn Sie als Privatperson reisen.
Der Kern der Regelung ist einfach, auch wenn sich die Verwaltungsarbeit anders anfühlt: Sie dürfen die Mehrwertsteuer, die Sie in Italien gezahlt haben, zurückfordern, weil Sie diese dort nicht wie in den Niederlanden verrechnen können. Die Richtlinie 2008/9 regelt, dass Sie dies über ein digitales Portal der niederländischen Steuerbehörde tun können, die Ihren Antrag an die italienische Steuerbehörde weiterleitet. Ob dies für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, hängt von einigen konkreten Punkten ab.
Für wen dies zutrifft
Die Regelung ist nicht an einen Sektor oder die Größe Ihres Unternehmens gebunden. Ein Einzelunternehmer, das einmal im Jahr zu einer Messe nach Mailand fährt, fällt genauso darunter wie eine GmbH mit einem Fuhrpark, der wöchentlich durch Norditalien fährt. Entscheidend ist, ob Sie in den Niederlanden ansässig sind, ob Sie für den Umsatz, den Sie in den Niederlanden anmelden, mehrwertsteuerpflichtig sind, und ob die italienische Mehrwertsteuer auf Ihrem Beleg oder Ihrer Rechnung deutlich angegeben ist.
Häufig vorkommende Beispiele: ein Installateur, der vor Ort arbeitet und dort tankt und übernachtet, ein Handelsunternehmen, das auf einer italienischen Fachmesse vertreten ist, ein Transportunternehmen, das Maut und Treibstoff zahlt, oder ein Dienstleister, der für einen Kunden nach Rom reist. In all diesen Fällen ist die italienische Mehrwertsteuer grundsätzlich eine Kostenposition, die Sie zurückfordern können, sofern die Ausgabe betrieblich ist und in die Kostenarten fällt, die Italien für diese Regelung zulässt.
Wann dies nicht für Ihr Unternehmen gilt
Es gibt einige Situationen, in denen die Regelung nicht anwendbar ist, und diese werden in der Praxis häufig übersehen. Erstens: Wenn Ihr Unternehmen von der Mehrwertsteuer befreit ist — beispielsweise einige Gesundheits-, Bildungs- oder Finanzdienstleister — und Sie aus diesem Grund auch in den Niederlanden keine Mehrwertsteuer abziehen können, dann gilt das gleiche Prinzip für ausländische Mehrwertsteuer. Das Rückforderungsrecht ist an das Abzugsrecht gekoppelt, nicht nur an die Tatsache, dass Sie Mehrwertsteuer gezahlt haben.
Zweitens: Ist Ihr Unternehmen in Italien bereits für die Mehrwertsteuer registriert, beispielsweise weil Sie dort Waren lagern oder direkt liefern, erfolgt die Verrechnung über Ihre italienische Mehrwertsteuererklärung und nicht über diesen Verfahrensweg. Die beiden Wege können für die gleichen Kosten nicht kombiniert werden.
Drittens gilt die Regelung nur für Unternehmer, die in den Niederlanden ansässig sind. Sind Sie in einem anderen EU-Land ansässig, wird Ihr Antrag über das Portal dieses Landes bearbeitet, nicht über die niederländische Steuerbehörde. Wer derzeit nicht von den Niederlanden aus tätig ist, kann sich auf die Warteliste setzen lassen.
Schließlich spielt auch der Umfang eine Rolle: Es gilt ein Mindestbetrag pro Antrag, und einzelne Belege von wenigen Euro erreichen diesen Betrag oft nicht. Erst wenn die Kosten über einen Zeitraum addiert werden, wird deutlich, ob eine Einreichung die Mühe wert ist.
Wenn Sie unsicher sind
Ob Ihre spezifische Situation unter die Regelung fällt, hängt davon ab, wie Ihr Unternehmen mehrwertsteuerlich strukturiert ist und was genau auf Ihren italienischen Rechnungen steht. Das ist etwas anderes als die allgemeine Frage, ob die Regelung existiert — für diese niedrigschwellige Prüfung ist oft eine Schätzung ausreichend. in ein paar Fragen sehen, ob sich dies für Sie lohnt bietet einen ersten Überblick, ohne dass Sie etwas einreichen müssen.
Wer sich sicher ist, dass die Kosten geschäftlich sind, aber unsicher über die steuerliche Einstufung des eigenen Unternehmens ist — etwa bei teilweiser Steuerbefreiung — sollte sich an einen Umsatzsteuer-Fachmann wenden, nicht an einen Dienstleister. Vatea.eu kümmert sich um die Einreichung und überwacht den Prozess, erteilt aber keine steuerliche Beratung zum Status Ihres Unternehmens.
Falls Ihr Unternehmen der normalen Umsatzsteuerpflicht unterliegt und sich die italienischen Kosten summieren, ist der nächste Schritt nicht kompliziert: pro Land klären, was Sie benötigen zeigt, welche Dokumente und Informationen für Italien gelten, und wie der Prozess von der Rechnung bis zur Auszahlung abläuft gibt ein vollständiges Bild, bevor Sie sich auf etwas festlegen.
Sind Sie noch unsicher, ob sich das Ganze für Ihr Unternehmen lohnt, machen Sie zunächst einen kostenlosen Quick-Check oder blättern Sie in der Wissensdatenbank auf vatea.eu — beide können ohne Konto genutzt werden und geben in wenigen Minuten eine konkrete Antwort.