La richiesta di rimborso dell'IVA dall'Italia si applica alla vostra attività se siete stabiliti nei Paesi Bassi, siete soggetti passivi IVA per il vostro fatturato e avete sostenuto costi commerciali in Italia su cui è stata addebitata l'IVA italiana — ad esempio carburante, un pernottamento in albergo, uno stand fieristico o trasporto. Non si applica se non detraete l'IVA per il vostro fatturato, se la vostra attività è già registrata ai fini IVA in Italia, o se state viaggiando come privato.
Il principio della disciplina è semplice, anche se il lavoro sul portale può sembrare diverso: potete richiedere il rimborso dell'IVA che avete pagato in Italia perché non potete compensarla lì come fareste nei Paesi Bassi. La direttiva 2008/9 prevede che possiate farlo tramite un unico portale digitale dell'Agenzia delle Entrate olandese, che inoltrerà la vostra richiesta all'amministrazione fiscale italiana. Il fatto che sia conveniente per la vostra attività dipende da alcuni punti concreti.
Per chi si applica
La disciplina non è vincolata a un settore o alle dimensioni della vostra impresa. Una ditta individuale che si reca una volta all'anno a una fiera a Milano è soggetta alla disciplina tanto quanto una società di capitali con una flotta di veicoli che percorre settimanalmente l'Italia settentrionale. Ciò che conta è se siete stabiliti nei Paesi Bassi, se siete soggetti passivi IVA per il fatturato dichiarato nei Paesi Bassi e se l'IVA italiana sulla vostra ricevuta o fattura è chiaramente specificata.
Gli esempi che ricorrono frequentemente includono: un installatore che lavora in loco e vi fa rifornimento e pernotta, un'azienda commerciale che ha uno stand a una fiera italiana, un'azienda di trasporti che paga pedaggi e carburante, o un fornitore di servizi che si reca a Roma per un cliente. In tutti questi casi, l'IVA italiana è in linea di massima una voce di costo che potete richiedere in rimborso, a condizione che la spesa sia commerciale e rientri nelle categorie di costi che l'Italia ammette per questa disciplina.
Quando non si applica alla vostra attività
Esistono alcune situazioni in cui la disciplina non si applica e che in pratica vengono spesso trascurate. In primo luogo: se la vostra attività è esente da IVA — ad esempio alcuni fornitori di servizi sanitari, educativi o finanziari — e per questo motivo non potete neppure detrarre l'IVA nei Paesi Bassi, lo stesso principio si applica all'IVA estera. Il diritto al rimborso è collegato al diritto alla detrazione, non al semplice fatto di aver pagato l'IVA.
In secondo luogo: se la vostra attività è già registrata ai fini IVA in Italia, ad esempio perché vi immagazzinate merci o le consegnate direttamente, la compensazione avviene attraverso la vostra dichiarazione IVA italiana e non attraverso questa procedura. I due percorsi non possono essere combinati per gli stessi costi.
In terzo luogo, la disciplina si applica solo agli imprenditori stabiliti nei Paesi Bassi. Se siete stabiliti altrove nell'UE, la vostra richiesta passa attraverso il portale di quel paese, non attraverso l'Agenzia delle Entrate olandese. Chi al momento non lavora dall'Olanda può iscriversi alla lista d'attesa.
Infine, anche l'importo conta: esiste un importo minimo per ogni richiesta e le singole ricevute di pochi euro spesso non raggiungono tale importo. Solo quando i costi vengono sommati in un periodo diventa chiaro se la presentazione della richiesta è conveniente.
Se avete dubbi
Il fatto che la vostra situazione specifica rientri nella disciplina dipende da come la vostra attività è strutturata ai fini IVA e da ciò che è esattamente riportato sulle vostre fatture italiane. Si tratta di una questione diversa dalla domanda generale se la disciplina esiste — per questa valutazione a bassa soglia, un'indicazione è spesso sufficiente. verificare in poche domande se conviene per voi fornisce un primo quadro, senza che dobbiate fornire nulla.
Per chi è sicuro che i costi siano aziendali ma nutre dubbi sulla qualificazione fiscale della propria impresa — ad esempio in caso di esenzione parziale — questa è una questione per uno specialista di IVA, non per un gestore operativo. Vatea.eu gestisce la presentazione e monitora il processo, ma non fornisce consulenza fiscale sulla posizione della vostra impresa.
Se la vostra azienda è effettivamente soggetta all'IVA ordinaria e i costi italiani si accumulano, il passo successivo non è complicato: analizzato per paese ciò di cui avete bisogno mostra quali documenti e dati valgono per l'Italia, e come funziona il processo dalla ricevuta al rimborso fornisce un quadro completo prima che registriate qualsiasi cosa.
Se ancora dubitare se vale la pena per la vostra azienda, eseguite prima la scansione rapida gratuita o sfogliate la base di conoscenze su vatea.eu — entrambe sono consultabili senza account e forniscono una risposta concreta in pochi minuti.