Btw terugvragen uit Italië geldt voor uw bedrijf als u in Nederland bent gevestigd, btw-plichtig bent voor uw omzet, en in Italië zakelijke kosten heeft gemaakt waarop Italiaanse btw in rekening is gebracht — denk aan brandstof, een hotelovernachting, een beursstand of vervoer. Het geldt niet als u voor uw omzet geen btw aftrekt, als u in Italië al voor de btw geregistreerd staat, of als u als particulier reist.
De kern van de regeling is simpel, ook al voelt het portaalwerk anders aan: u mag de btw die u in Italië heeft betaald terugvragen omdat u die daar niet kunt verrekenen zoals u dat in Nederland wel doet. Richtlijn 2008/9 regelt dat u dit via één digitaal portaal van de Nederlandse Belastingdienst kunt doen, die uw verzoek doorstuurt naar de Italiaanse belastingdienst. Of dat voor uw bedrijf zinvol is, hangt af van een paar concrete punten.
Voor wie dit wél geldt
De regeling is niet gebonden aan een sector of aan de grootte van uw onderneming. Een eenmanszaak die één keer per jaar naar een beurs in Milaan rijdt, valt er net zo goed onder als een bv met een wagenpark dat wekelijks door Noord-Italië rijdt. Bepalend is of u in Nederland bent gevestigd, of u btw-plichtig bent voor de omzet die u in Nederland aangeeft, en of de Italiaanse btw op uw bon of factuur duidelijk is gespecificeerd.
Voorbeelden die vaak terugkomen: een installateur die op locatie werkt en daar tankt en overnacht, een handelsonderneming die op een Italiaanse vakbeurs staat, een transportbedrijf dat tol en brandstof betaalt, of een dienstverlener die voor een klant naar Rome reist. In al deze gevallen is de Italiaanse btw in beginsel een kostenpost die u kunt terugvragen, mits de uitgave zakelijk is en binnen de kostensoorten valt die Italië voor deze regeling toestaat.
Wanneer het niet voor uw bedrijf geldt
Er zijn een paar situaties waarin de regeling niet van toepassing is, en die worden in de praktijk nogal eens over het hoofd gezien. Ten eerste: als uw onderneming vrijgesteld is van btw — sommige zorg-, onderwijs- of financiële dienstverleners bijvoorbeeld — en u om die reden ook in Nederland geen btw kunt aftrekken, dan geldt datzelfde principe voor buitenlandse btw. Het recht op teruggaaf is gekoppeld aan het recht op aftrek, niet aan het enkele feit dat u btw heeft betaald.
Ten tweede: staat uw bedrijf al voor de btw geregistreerd in Italië, bijvoorbeeld omdat u daar goederen opslaat of rechtstreeks levert, dan verloopt de verrekening via uw Italiaanse btw-aangifte en niet via deze procedure. De twee routes zijn niet met elkaar te combineren voor dezelfde kosten.
Ten derde geldt de regeling alleen voor ondernemers die in Nederland zijn gevestigd. Bent u elders in de EU gevestigd, dan loopt uw verzoek via het portaal van dat land, niet via de Nederlandse Belastingdienst. Wie op dit moment niet vanuit Nederland werkt, kan zich daarvoor op de wachtlijst zetten.
Ten slotte telt ook de omvang mee: er geldt een minimumbedrag per verzoek, en losse bonnetjes van een paar euro halen dat bedrag vaak niet. Pas als de kosten over een periode worden opgeteld, wordt duidelijk of indienen de moeite waard is.
Wat als u twijfelt
Of uw specifieke situatie onder de regeling valt, hangt af van hoe uw onderneming voor de btw is ingericht en van wat er precies op uw Italiaanse facturen staat. Dat is iets anders dan de algemene vraag of de regeling bestaat — voor die laagdrempelige toets is een indicatie vaak voldoende. in een paar vragen zien of het voor u loont geeft daar een eerste beeld van, zonder dat u iets hoeft aan te leveren.
Voor wie zeker weet dat de kosten zakelijk zijn maar twijfelt over de fiscale kwalificatie van de eigen onderneming — bijvoorbeeld bij gedeeltelijke vrijstelling — is dat een vraag voor een btw-specialist, niet voor een uitvoerder. Vatea.eu verzorgt de indiening en bewaakt het proces, maar geeft geen fiscaal advies over de status van uw onderneming.
Als uw bedrijf wel gewoon btw-plichtig is en de Italiaanse kosten zich opstapelen, is de vervolgstap niet ingewikkeld: per land uitgezocht wat u nodig heeft laat zien welke stukken en gegevens voor Italië gelden, en hoe het proces van bon tot uitbetaling verloopt geeft een compleet beeld voordat u iets vastlegt.
Twijfelt u nog of het voor uw bedrijf de moeite waard is, doe dan eerst de gratis quick-scan of blader door de kennisbank op vatea.eu — beide zijn zonder account te raadplegen en geven binnen een paar minuten een concreet antwoord.