De meestgemaakte fout bij btw terugvragen uit Duitsland is niet een verkeerd of onvolledig bonnetje, maar een verzoek waarop een vraag van de Duitse Belastingdienst onbeantwoord blijft. Het teruggaafland kan tijdens de behandeling om een toelichting of aanvullend stuk vragen, en wie daar niet op tijd op reageert, ziet het verzoek — of een deel ervan — afgewezen worden terwijl de onderliggende btw wel degelijk terugvorderbaar was.
Naast die eerste fout komen drie andere patronen steeds terug: verzoeken die te versnipperd worden ingediend en daardoor onder het drempelbedrag per periode blijven, een zakelijk gebruikspercentage dat niet aansluit bij de werkelijke reizen, en een correctie die te laat wordt opgepakt omdat de afwijzing pas na verloop van tijd wordt opgemerkt. Geen van deze fouten heeft met fraude te maken; het zijn stuk voor stuk kwesties van timing en administratieve precisie. een overzicht van hoe indienen per land werkt laat zien waar dat proces uit bestaat.
Geen reactie op een vraag van de Duitse Belastingdienst
Als een verzoek eenmaal is ingediend, betekent dat niet dat de zaak daarmee is afgerond. Het Bundeszentralamt für Steuern kan tijdens de beoordeling aanvullende vragen stellen, bijvoorbeeld over de aard van een kostenpost of een ontbrekend detail op een factuur. Die vragen komen binnen via hetzelfde portaal waarmee is ingediend, en er staat een termijn op om te reageren.
Ondernemers die het portaal maar één keer per kwartaal checken, missen die vraag vaak simpelweg omdat ze niet weten dat hij er is. Het gevolg is een afwijzing die niets zegt over de rechtmatigheid van de teruggaaf, maar alles over het moment waarop erop is gereageerd. Wie dit zelf indient, doet er goed aan het portaal structureel te controleren in plaats van alleen bij het indienen zelf.
Verzoeken te versnipperd indienen
Elk teruggaafland hanteert een drempelbedrag per periode waaronder een verzoek niet in behandeling wordt genomen. Wie per losse zakenreis of per maand een apart verzoekje indient, loopt het risico dat de btw op die kosten telkens net onder die drempel blijft, terwijl hetzelfde bedrag over een langere periode bekeken ruim boven de grens zou uitkomen.
Het probleem zit dan niet in de kosten zelf, maar in de manier waarop ze zijn ingedeeld. Door bonnen over een periode te bundelen tot één verzoek in plaats van losse indieningen, blijft er minder geld structureel onder de grens liggen. in een paar vragen zien wat er nog openstaat geeft een eerste indicatie van wat er per jaar te bundelen valt.
Het zakelijk gebruikspercentage verkeerd inschatten
Bij gemengd gebruik — een auto die zowel zakelijk als privé wordt gereden, of een verblijf dat deels zakelijk en deels privé is — moet het zakelijke aandeel worden bepaald. Wordt dat percentage te hoog ingeschat, dan volgt vaak een correctievraag of een gedeeltelijke afwijzing. Wordt het te laag ingeschat, dan blijft er onnodig geld liggen.
Het teruggaafland toetst dit percentage aan wat aannemelijk is voor de aard van de kosten, en de regels verschillen per kostensoort en per land. Bij twijfel over wat in een specifieke situatie een redelijk percentage is, is het verstandig een btw-specialist te raadplegen; dat gaat verder dan het uitvoerende werk van indienen en bewaken.
Corrigeren als het te laat is
De meest hardnekkige vorm van deze fout is dat hij pas wordt opgemerkt nadat de afwijzing al binnen is. Op dat moment is de vraag van het teruggaafland allang beantwoord — of juist onbeantwoord gebleven — en is er vaak geen ruimte meer om de zaak binnen dezelfde indiening recht te zetten. Een nieuw verzoek voor dezelfde periode is dan niet altijd meer mogelijk.
Dat is precies waarom bewaking geen eenmalige actie is, maar iets dat doorloopt zolang een verzoek in behandeling is. Wie dat zelf doet, moet het portaal het hele jaar door in de gaten houden; automatisering van die bewaking voorkomt dat een vraag van het teruggaafland ongezien blijft liggen.
Deze vier fouten hebben één ding gemeen: ze ontstaan niet doordat de btw niet terugvorderbaar was, maar doordat het proces eromheen misgaat. antwoord op praktische vragen over het proces gaat dieper in op wat er precies wordt gecontroleerd, en hoe wij bonnen controleren voordat ze worden ingediend laat zien waar die controle in de praktijk op let. Wie wil zien wat er voor de eigen onderneming aan btw uit Duitsland openstaat, kan dat gratis en vrijblijvend nagaan.