Ja, du kan få momsrefusion fra Tyskland selv. Direktiv 2008/9 giver hver virksomhed etableret i Holland ret til at anmode om refusion af udenlandsk moms digitalt, og det sker via ét portal: det danske SKAT's portal, som videresender anmodningen til de tyske skattemyndigheder. Du behøver ikke en mellemmand for at udøve denne ret.
Om det er klogt at gøre det selv, er et andet spørgsmål end om det er tilladt. Det afhænger af, hvor mange kvitteringer du får årligt, hvor struktureret din regnskabsføring allerede er, og om du gerne vil bruge tid på noget, der kun kommer tilbage en eller to gange om året. Denne artikel gennemgår det praktiske aspekt: hvad det betyder konkret at gøre det selv, og hvor grænserne ligger for outsourcing.
Hvad det betyder at gøre det selv i praksis
At indsende selv betyder, at du logger ind på SKAT's portal, sammensætter en anmodning pr. udgiftskategori og pr. periode, og vedhæfter de underliggende fakturaer. For hver udgift skal du afgøre, hvilken af de ti EU-udgiftskategorier den falder under, og om Tyskland også faktisk refunderer denne udgiftskategori — ikke alle lande behandler f.eks. repræsentationsudgifter eller personbiler på samme måde. Denne vurdering foretages ikke automatisk; du søger selv efter de krav, der gælder for hvert refunderende land.
Derefter følger bundling til en anmodning, der når tærskelbeløbet, selve indsendelsen og overvågning af reaktionstiden. Tyskland kan stille supplerende spørgsmål eller anmode om dokumenter, og disse skal besvares inden for den fastsatte frist — ellers går anmodningen i stå. Hvis du vil vide mere herom, før du starter, kan du finde hele procesforløbet på siden, hvor det forklares, hvordan informationen er tilkommet.
Hvilke færdigheder og tid det kræver
Portalen og de underliggende tyske formularer er ikke altid tilgængelige på dansk, og korrespondancen ved en supplerende anmodning foregår typisk på tysk. Det er i sig selv ikke en uoverkommelig hindring, men det kræver, at nogen i organisationen tager sig af dette som en tillæggsopgave, normalt kontorleder eller bogholder, ved siden af det ordinære arbejde.
Det største tidsforbrug ligger ikke i selve udfyldningen, men i at holde kvitteringerne organiseret hele året igennem. Hvis du først begynder at lede efter kvitteringer fra ti måneder tilbage ved deadline, mister du ofte mere tid, end refusionsbeløbet er værd. En indikation af, hvad du kan opnå i din situation, gives af kalkulatoren, som giver et estimat på grundlag af et par spørgsmål, og det er et godt udgangspunkt for at afgøre, om det er værd at gøre det selv.
Hvornår det fungerer godt at gøre det selv
Med et lille og forudsigeligt antal udenlandske udgifter — f.eks. en håndfuld tanke og én årlig messe — er det overskueligt at indsende selv. Beløbene er gennemskuelige, udgiftskategorierne varierer ikke ofte, og det tager et par timer om året i stedet for en løbende indsats.
Det fungerer mindre godt, så snart flere lande kommer til, kvitteringerne kommer ind via forskellige medarbejdere, eller regnskabsføringen ikke er konsekvent. Så bliver klassificering og vurdering pr. land til en opgave, der strukturelt kræver tid, med risikoen for, at en anmodning bliver indsendt for sent eller ufuldstændig, og refusionen automatisk bortfalder den 1. oktober det påfølgende år.
Hvad outsourcing ændrer
En platform som vatea.eu overtager portalarbejdet: kvitteringer læses og klassificeres, vurderes i forhold til hvad Tyskland tillader, bundlet til en anmodning og indsendt, med overvågning af reaktionstiden. Du forbliver ejer af refusionsretten; vi handler på dine vegne på grundlag af en fuldmagt. Det, vi ikke gør, er at give skattemæssig rådgivning om komplicerede situationer — for det henviser vi videre til en momsspecialist — og vi registrerer ikke momskonti eller indsender ikke aangifter i andre lande.
Forskellen ligger ikke i, hvad der er tilladt, men i hvad det koster i tid over for, hvad det kræver af opmærksomhed at fastholde det selv, periode efter periode. Et overblik over alle situationer, hvor tilbagebetaling spiller en rolle, findes samlet på siden der udarbejder tilbagebetaling af merværdiafgift efter situation, og hvordan succesfee'en fungerer i den sammenhæng, findes på siden med takster.
Ønsker De først at se, om det er det værd for Jeres virksomhed at bruge tid på dette, eller skal De overlade det til os? Lav den gratis hurtigscan, eller gennemse de andre emner i videnbanken — uden at De har brug for en konto til det.