Ja, du kan begära moms tillbaka från Tyskland själv. Direktiv 2008/9 ger varje företagare etablerad i Sverige rätten att digitalt begära tillbaka utländsk moms, och det går genom en portal: den svenska skattemyndighetens, som vidarebefordrar begäran till den tyska skattemyndigheten. Du behöver ingen mellanman för att utöva rätten.
Huruvida det är klokt att göra det själv är en annan fråga än om det är tillåtet. Det beror på hur många kvitton som kommer in per år, hur väl strukturerad din bokföring redan är, och om du vill lägga tid på något som bara återkommer en eller två gånger per år. Den här artikeln går igenom den praktiska sidan: vad det konkret innebär att göra det själv, och var gränsen går för att lägga ut det på entreprenad.
Vad det innebär att göra det själv i praktiken
Att göra det själv innebär att du loggar in på skattemyndighetens portal, per kostnadsslag och period sammanställer en begäran, och bifogar de underliggande fakturaorna. För varje utgift måste du bedöma under vilket av de tio EU-kostnadsslagen det faller, och om Tyskland faktiskt återbetalar det kostnadsslagget — inte alla länder behandlar till exempel representationskostnader eller personbilar på samma sätt. Den bedömningen sker inte automatiskt; du slår upp det själv i de krav som gäller per återbetalningsland.
Därefter följer sammanställningen till en begäran som når tröskelbeloppet, själva inlämningen och övervakning av svarstiden. Tyskland kan ställa tilläggsfrågorna eller begära handlingar, och dessa måste besvaras inom angiven tid — annars fastnar begäran ändå. Den som vill veta mer om detta innan han börjar, hittar processens hela uppbyggnad på sidan där det förklaras hur informationen sammanställs.
Vilka färdigheter och tid det kräver
Portalen och de underliggande tyska formulären är inte alltid tillgängliga på svenska, och korrespondensen vid en tilläggsfrågning går vanligtvis på tyska. Det är inte i sig ett oöverstigligt hinder, men det kräver att någon i organisationen gör detta vid sidan av det ordinarie arbetet, vanligtvis kontorschefen eller bokhållaren.
Den största tidsinvesteringen ligger inte i själva ifyllandet, utan i att hålla kvittoströmmen organiserad under hela året. Den som börjar leta efter kvitton från tio månader tillbaka först vid tidsfristen förlorar ofta mer tid än vad återbetalningsbeloppet är värt. En indikation på vad som kan hämtas för din situation ger räknaren som ger en uppskattning på några frågor, och det är en bra utgångspunkt för att bestämma om det lönar sig att göra det själv.
När det fungerar bra att göra det själv
Med ett litet och förutsägbart antal utländska utgifter — till exempel ett par tankningar och ett årligt mässa — är det enkelt att överskåda att göra inlämningen själv. Beloppen är hanteringsbara, kostnadsslagen varierar inte ofta, och det tar några timmar per år i stället för en löpande insats.
Det fungerar sämre när flera länder är inblandade, kvittoströmmen kommer in via olika medarbetare, eller bokföringen inte har upprätthållits konsekvent. Då blir klassificering och bedömning per land en uppgift som löpande kräver tid, med risken att en begäran lämnas in för sent eller ofullständig och återbetalningen förfaller slutgiltigt den 1 oktober året efter.
Vad det innebär att lägga ut på entreprenad
En plattform som vatea.eu tar över portaalarbetet: kvitton läses och klassificeras, bedöms mot vad Tyskland tillåter, sammanställs till en begäran och lämnas in, med övervakning av svarstiden. Du förblir ägare av återbetalningsrätten; vi handlar för din räkning baserat på en fullmakt. Det vi inte gör är att ge skatterådgivning om komplicerade situationer — därför hänvisar vi vidare till en momsspecialist — och vi registrerar inga momsnummer eller lämnar in några deklarationer i andra länder.
Skillnaden ligger inte i vad som är tillåtet, utan i vad det kostar på tid jämfört med vad det kräver av uppmärksamhet för att genomföra det själv, period efter period. En översikt över alla situationer där återbäring spelar en roll finns samlad på sidan som förklarar återbäring av mervärdesskatt per situation, och hur framgångsavgiften fungerar i detta sammanhang finns på sidan med priserna.
Vill ni först se om det lönar sig för er verksamhet att lägga tid på detta, eller föredrar ni att lämna det till oss? Gör den kostnadsfria snabbkontrollen eller bläddra genom andra ämnen i kunskapsbanken — utan att ni behöver ett konto för det.