Kyllä, voitte vaatia arvonlisäveron palautusta Saksasta itse. Direktiivi 2008/9 antaa jokaiselle Alankomaissa toimivalle yrittäjälle oikeuden vaatia ulkomaista arvonlisäveroa digitaalisesti takaisin, ja se tapahtuu yhden portaalin kautta: Alankomaiden verottajan portaalin kautta, joka välittää pyynnön saksalaiselle veroviranomaiselle. Oikeuden käyttämiseen ei tarvita välittäjää.
Kysymys siitä, onko se järkevää tehdä itse, on eri kuin kysymys siitä, onko se sallittua. Se riippuu siitä, kuinka monta kuittia vuodessa tulee sisään, kuinka hyvin hallinnollinen järjestelmänne on jo organisoitu, ja haluatteko käyttää aikaa asiaan, joka tulee vastaan vain kerran tai kaksi vuodessa. Tämä artikkeli käy läpi käytännön puolen: mitä itse tekeminen konkreettisesti tarkoittaa ja missä kohtaa on järkevää siirtää se ulkopuoliselle.
Mitä itse tekeminen käytännössä tarkoittaa
Itse toimittaminen tarkoittaa, että kirjaudut verottajan portaaliin, laadot jokaiselle kulutyypin perusteella ja kullekin ajanjaksolle hakemuksen ja liität siihen pohjalla olevat laskut. Jokaisen menoerän osalta sinun on määritettävä, mihin kymmenestä EU-kulutyyppistä se kuuluu, ja palauttaako Saksa kyseistä kulutyyppiä myös todella — ei jokainen maa käsittele esimerkiksi edustajakuluja tai henkilöautoja samalla tavalla. Tämä tarkistus ei tapahdu automaattisesti; etsit sen itse takaisinmaksumaakohtaisista vaatimuksista.
Sitten seuraa hakemuksen yhdistäminen niin, että se saavuttaa rajasumman, itse toimittaminen ja reaktioajan valvonta. Saksa voi esittää täydentäviä kysymyksiä tai pyytää asiakirjoja, ja niihin on vastattava asetetun määräajan kuluessa — muuten hakemus jää silti jumiin. Jokainen, joka haluaa tietää tästä enemmän ennen aloittamista, löytää koko prosessin rakenteen takaisin sivulta, jossa selitetään, miten tieto syntyy.
Mitä taitoja ja aikaa se vaatii
Portaali ja sen alla olevat saksalaiset lomakkeet eivät ole aina saatavilla hollannin kielellä, ja vastakirjeenvaihto täydentävässä kysymyksessä tapahtuu yleensä saksaksi. Se ei sinänsä ole ylittämätön este, mutta se vaatii, että organisaatiossanne joku tekee tämän rinnalla, tavallisesti toimistovastaava tai kirjanpitäjä, säännöllisen työn lisäksi.
Suurin aikainvestointi ei ole itse täyttämisessä, vaan kuittivirtaa ylläpitämisessä koko vuoden ajan. Jokainen, joka alkaa etsiä kuitteja kymmenen kuukautta taaksepäin vasta määräaikaa lähestyessä, menettää usein enemmän aikaa kuin takaisinmaksun summa on arvoinen. Osoitteen antaa laskin, joka antaa muutamalla kysymyksellä arvion, ja se on hyvä lähtökohta sen määrittämiseen, kannattaako itse tekeminen.
Milloin itse tekeminen toimii hyvin
Pienellä ja ennakoitavalla määrällä ulkomaisia menoja — esimerkiksi muutaman polttoaineen tankkauksen ja yhden vuosittaisen messujen — itse toimittaminen on helppo hallita. Summat ovat selkeitä, kulutyypit eivät vaihtele usein, ja se vaatii muutaman tunnin vuodessa jatkuvan työn sijaan.
Se toimii huonommin, kun siihen tulee useita maita, kuittivirtaa tulee usean työntekijän kautta, tai hallinto ei ole ollut johdonmukaista. Silloin kunkin maan luokittelu ja tarkistus muuttuu tehtäväksi, joka vaatii jatkuvasti aikaa, ja on riski, että hakemus toimitetaan liian myöhään tai puutteellisesti ja takaisinmaksu vanhentuu lopullisesti 1. lokakuuta seuraavana vuonna.
Mitä ulkoistaminen muuttaa
Alusta, kuten vatea.eu, ottaa portaalin työn vastuulleen: kuitit luetaan ja luokitellaan, tarkistetaan sen perusteella, mitä Saksa sallii, yhdistetään hakemukseksi ja toimitetaan reaktioajan valvonnalla. Pysytte oikeuden omistajina takaisinmaksussa; toimimme puolestanne valtuutuksen perusteella. Mitä emme tee, on antaa verotuksellista neuvontaa monimutkaisissa tilanteissa — siihen viitaamme arvonlisäveron asiantuntijalle — ja emme rekisteröi arvonlisäveronumeroita eikä toimita ilmoituksia muissa maissa.
Ero ei ole siinä, mitä saa tehdä, vaan siinä, kuinka paljon aikaa se vaatii verrattuna siihen, kuinka paljon huomiota sen jaksamiseen tarvitaan kausi kaudelta. Yhteenveto kaikista tilanteista, joissa palautus on relevantti, on koottu sivulle, joka käsittelee arvonlisäveron palautusta tilanneittain, ja miten onnistumispalkkio siihen liittyy, on esitetty hintasivulla.
Haluaisitko ensin nähdä, kannattaako yrityksellesi käyttää aikaa tähän vai antaa sen meille? Tee ilmainen pikaanalyysi tai selaa muita aiheita tietokannastamme – sinun ei tarvitse luoda tiliä.