Ja, Sie können Umsatzsteuer aus Deutschland selbst zurückfordern. Die Richtlinie 2008/9 gibt jedem in den Niederlanden ansässigen Unternehmer das Recht, ausländische Umsatzsteuer digital zurückzufordern, und das läuft über ein einziges Portal: das der niederländischen Steuerbehörde, die den Antrag an die deutsche Steuerbehörde weiterleitet. Sie benötigen keinen Vermittler, um dieses Recht auszuüben.
Ob es sinnvoll ist, es selbst zu tun, ist eine andere Frage als die, ob es erlaubt ist. Das hängt davon ab, wie viele Belege pro Jahr eingehen, wie strukturiert Ihre Verwaltung bereits ist, und ob Sie die Zeit investieren möchten in etwas, das nur ein- oder zweimal pro Jahr anfällt. Dieser Artikel führt die praktische Seite auf: was Selbstabwicklung konkret bedeutet und wo die Grenze zur Fremdvergabe liegt.
Was Selbstabwicklung in der Praxis bedeutet
Selbst einreichen bedeutet, dass Sie sich im Portal der Steuerbehörde anmelden, pro Ausgabenkategorie und pro Zeitraum einen Antrag zusammenstellen und die zugrunde liegenden Rechnungen als Anlage beifügen. Für jede Ausgabe müssen Sie entscheiden, unter welche der zehn EU-Ausgabenkategorien sie fällt und ob Deutschland diese Kategorie tatsächlich zurückerstattet — nicht jedes Land behandelt beispielsweise Repräsentationskosten oder Personenkraftwagen gleich. Diese Prüfung erfolgt nicht automatisch; Sie recherchieren das selbst in den für jedes Rückerstattungsland geltenden Anforderungen.
Danach folgt das Bündeln zu einem Antrag, der die Schwelle erfüllt, die Einreichung selbst und die Überwachung der Reaktionsfrist. Deutschland kann zusätzliche Fragen stellen oder Dokumente anfordern, und diese müssen innerhalb der gesetzten Frist beantwortet werden — andernfalls bleibt der Antrag stecken. Wer mehr darüber erfahren möchte, bevor er beginnt, findet den Aufbau des gesamten Prozesses auf der Seite, auf der erläutert wird, wie die Informationen zusammengestellt werden.
Welche Fähigkeiten und Zeit es braucht
Das Portal und die zugrunde liegenden deutschen Formulare sind nicht immer in niederländischer Sprache verfügbar, und die Korrespondenz bei einer Zusatzfrage läuft in der Regel auf Deutsch ab. Das ist an sich keine unüberwindbare Hürde, erfordert aber, dass jemand in der Organisation dies neben der regelmäßigen Arbeit übernimmt, meist der Büromanager oder der Buchhalter.
Die größte Zeitinvestition liegt nicht im Ausfüllen selbst, sondern im Organisieren des Belegflusses das ganze Jahr über. Wer erst bei der Deadline anfängt, nach Belegen von vor zehn Monaten zu suchen, verliert oft mehr Zeit, als die Rückerstattung wert ist. Eine Schätzung dessen, was in Ihrer Situation zu erreichen ist, gibt der Rechner, der in ein paar Fragen eine Schätzung liefert, und das ist ein guter Ausgangspunkt, um zu entscheiden, ob Selbstabwicklung sich lohnt.
Wann Selbstabwicklung gut funktioniert
Bei einer kleinen und vorhersehbaren Anzahl ausländischer Ausgaben — beispielsweise eine Handvoll Tankstellen und eine jährliche Messe — ist die Selbsteinreichung gut zu überblicken. Die Beträge sind überschaubar, die Ausgabenkategorien ändern sich nicht oft, und es kostet ein paar Stunden pro Jahr statt einer laufenden Anstrengung.
Es funktioniert weniger gut, sobald mehrere Länder hinzukommen, der Belegfluss über verschiedene Mitarbeiter hereinkommt oder die Verwaltung nicht konsequent geführt wird. Dann wird die Klassifizierung und Prüfung pro Land zu einer Aufgabe, die strukturell Zeit erfordert, mit dem Risiko, dass ein Antrag zu spät oder unvollständig eingereicht wird und die Rückerstattung am 1. Oktober des darauffolgenden Jahres endgültig verfällt.
Was Fremdvergabe ändert
Eine Plattform wie vatea.eu übernimmt die Portalarbeit: Belege werden gelesen und klassifiziert, gegen das geprüft, was Deutschland erstattet, zu einem Antrag gebündelt und eingereicht, mit Überwachung der Reaktionsfrist. Sie bleiben Eigentümer des Rückerstattungsanspruchs; wir handeln in Ihrem Namen auf Basis einer Vollmacht. Was wir nicht tun, ist fischalische Beratung in komplexen Situationen geben — dafür verweisen wir an einen Umsatzsteuer-Spezialisten — und wir registrieren keine Steuernummern und reichen keine Erklärungen in anderen Ländern ein.
Der Unterschied liegt nicht darin, was erlaubt ist, sondern darin, welche Zeit es kostet und welche Aufmerksamkeit erforderlich ist, um es selbst beizubehalten, Periode für Periode. Eine Übersicht aller Situationen, in denen Umsatzsteuererstattung eine Rolle spielt, finden Sie auf der Seite, die Umsatzsteuererstattung pro Situation erläutert, und wie die Erfolgsprovision dabei funktioniert, steht auf der Seite mit den Gebühren.
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